簡述如何做好高等學(xué)校檔案管理工作

文/吉林化工學(xué)院 鄒晏秋

教育事業(yè)的飛速發(fā)展，作為記錄和承載學(xué)校歷史沿革的檔案，在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案管理工作是整個學(xué)校發(fā)展過程中的重要組成部分。

高校檔案有著自身的特點(diǎn)和屬性，也有著不可替代的價值和意義，做好高校檔案的管理工作直接關(guān)系到學(xué)校的教育和教學(xué)管理等各項工作，只有了解高校檔案管理工作的性質(zhì)，提高校檔案管理者的素質(zhì)，加強(qiáng)高校檔案管理的意識，順應(yīng)時代進(jìn)步，才能為高校發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

一、了解高校檔案管理工作的性質(zhì)

（一）高校檔案工作具有綜合性。高校的檔案管理工作包括文書類、教學(xué)類、財務(wù)類、基建類、出版類等等，高校檔案不僅在教學(xué)作中發(fā)揮著應(yīng)有的作用，在學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)、國際學(xué)術(shù)交流、外事活動，學(xué)生就業(yè)、考研、讀博等諸多方面，都需要檔案工作的配合，從而體現(xiàn)檔案工作的全面性和綜合性。

（二）高校檔案工作具有系統(tǒng)性。高校檔案的資料形成于高校的各個行政管理部門，分支多、類型多、載體多樣，如紙質(zhì)、實(shí)物類和現(xiàn)代的電子、音像類，檔案的系統(tǒng)性體現(xiàn)在對這些類型的統(tǒng)一分類，逐一整理，有序排列，形成體系，使高校的檔案管理工作遵章有序、協(xié)調(diào)一致。

（三）高校檔案工作具有應(yīng)用性。高等學(xué)校培養(yǎng)人才、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究等等都離不開社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，高校檔案管理工作也不能脫離社會，檔案管理工作要利用各種渠道向社會提供資源，幫助和協(xié)同社會發(fā)展，使高校檔案管理工作擴(kuò)大服務(wù)范圍，提升利用價值，增加應(yīng)用功能。

二、加強(qiáng)高校檔案工作的意識

（一）安全意識。高校檔案是具有歷史意義的，是有保存價值的文獻(xiàn)和資料，屬于國家和集體所有的信息資源。因此檔案的安全是檔案管理工作的重中之重。從檔案館藏的大環(huán)境到檔案收集整理的每個環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格保證每一件檔案的安全與完整，以較高質(zhì)量，達(dá)到長時間保存利用的目的。

（二）保密意識?！吨腥A人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》都適用于高校檔案管理工作。根據(jù)國家規(guī)定的檔案密級制定完善全面的保密制度，在執(zhí)行制度的過程中設(shè)立有效的監(jiān)督機(jī)制，做到公正無私、奉公廉潔，忠于檔案事業(yè)，時刻提高警惕，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，確保高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）開放意識。長期以來，檔案作為高校的歷史基奠，在學(xué)校的教學(xué)、科研和學(xué)科發(fā)展等諸多方面，發(fā)揮著重要的作用。隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，需要打破檔案所屬的局限性。在合理合法的范圍內(nèi)，通過先進(jìn)的技術(shù)手段，對社會公開部分檔案資源，以提升檔案利用效率，使檔案價值實(shí)現(xiàn)最大化。

（四）發(fā)展意識。要有高校檔案發(fā)展的責(zé)任感，傳統(tǒng)的檔案管理方式方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時代的步伐，電腦和網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，給檔案作提供了先進(jìn)的科學(xué)平臺，電子信息數(shù)據(jù)庫的建立和檔案信息網(wǎng)站的開通，實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理工作的飛躍，進(jìn)入了真正的科學(xué)現(xiàn)代化管理行列。

三、提高高校檔案管理者的素質(zhì)

提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，是提高檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的先決條件。只有檔案員整體素質(zhì)提高了，人人精通業(yè)務(wù)，個個獨(dú)擋一面，才能提高檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量。

高校的檔案管理工作是一項黨性和政治性很強(qiáng)的工作，檔案工作者要時刻保持清醒的頭腦，自覺學(xué)習(xí)黨的路線方針政策，堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅持與黨的路線保持一致。堅守為人民全心全意服務(wù)的工作理念，從小事做起，從本職工作做起，承擔(dān)高校檔案工作的責(zé)任，做到懂法、懂理論、懂業(yè)務(wù)、堅決保守秘密，做一名合格的檔案管理工作者。

高校檔案管理工作需要專業(yè)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練、知識面廣的管理者。積極主動學(xué)習(xí)高校檔案業(yè)務(wù)知識，深入了解國家關(guān)于檔案制定的政策，下發(fā)的條例規(guī)定等等，有目的、有方向地參加檔案知識培訓(xùn)，聽取關(guān)于高校檔案的高端講座，參與社會各界檔案交流會，借以開闊眼界，學(xué)習(xí)和積累先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)高校檔案工作的進(jìn)步和發(fā)展。

高校檔案管理工作者要認(rèn)真系統(tǒng)地學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，把它熟記于心，嚴(yán)格遵守其中的規(guī)定，按照方法進(jìn)行檔案分類，把分散的各類繁雜文件進(jìn)行分類，做到有理有序，立體交叉，歸一整合，從索引到查詢步步清晰，繁而不亂，立卷有序，建檔整齊，歸檔統(tǒng)一。

高校檔案管理工作者的服務(wù)性，高校檔案管理工作最終的目的是服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)于教師，同時服務(wù)于社會。本著“全心全意為人民服務(wù)”的宗旨，對來訪者實(shí)行全方位的服務(wù)，熱情禮貌的態(tài)度，快速有效的查找，耐心細(xì)致的解答，以滿足來訪者的利用需求。

高校檔案管理工作需要思路清晰、日積月累、逐步完善，以極大的耐心和熱情去完成每一個環(huán)節(jié)的工作，努力解決工作中遇到的困難，保障高校檔案管理工作有序順利地進(jìn)行，服務(wù)于學(xué)校，貢獻(xiàn)于社會。