面向數(shù)字化環(huán)境的醫(yī)院綜合檔案管理分析

文/煙臺(tái)市萊陽(yáng)中心醫(yī)院 董明慧

進(jìn)入到21世紀(jì)之后，各行各業(yè)都開(kāi)始朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)也是如此?，F(xiàn)如今，醫(yī)院檔案管理工作面臨新要求，為了滿足數(shù)字化發(fā)展要求，越來(lái)越多的新設(shè)備、新技術(shù)得到普及，并且與醫(yī)院業(yè)務(wù)軟件共同構(gòu)成了綜合信息管理系統(tǒng)，以此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案高效管理。但是目前醫(yī)院綜合檔案資源數(shù)字化管理存在不足，檔案管理、醫(yī)院其他業(yè)務(wù)流程并沒(méi)有有機(jī)結(jié)合，這是今后醫(yī)院管理人員關(guān)注的重點(diǎn)。

一、綜合檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)

（一）信息共享。檔案管理以電子信息的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，以此實(shí)現(xiàn)管理，為檔案信息賦予了共享性的特點(diǎn)，醫(yī)院內(nèi)部工作人員可以隨時(shí)登陸系統(tǒng)查閱需要的檔案信息。檔案是醫(yī)院極為重要的文件，其本身就帶有共享這一特點(diǎn)，然而傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案借閱比較繁瑣，受到時(shí)間、空間的影響，期間如果管理不當(dāng)還會(huì)使檔案破損。為此，數(shù)字化檔案管理因?yàn)橛行畔⒓夹g(shù)的支持，可以更加便捷地傳遞與共享。

（二）信息實(shí)效性更高。醫(yī)院內(nèi)部的綜合檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)查閱相關(guān)信息，提高信息檢索的效率，期間也支持遠(yuǎn)程檢索。查閱過(guò)程中只需要登錄系統(tǒng)、輸入關(guān)鍵詞便可以搜索需要的信息，真正體現(xiàn)了實(shí)效性這一優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院管理工作提供方便。

二、綜合檔案數(shù)字化管理問(wèn)題

（一）綜合檔案數(shù)字化管理沒(méi)有得到普及。個(gè)別醫(yī)院對(duì)于綜合檔案管理，雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理存在弊端，但是還是沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。通過(guò)分析可以確定原因，即軟硬件缺失，數(shù)字化管理只是停留在檢索這一環(huán)節(jié)，對(duì)于實(shí)時(shí)監(jiān)督、共享等還需要繼續(xù)完善。

（二）數(shù)字化管控力度不足。目前，醫(yī)院開(kāi)展綜合檔案管理過(guò)程中，因?yàn)槿狈ψ銐虻闹匾?，?dǎo)致監(jiān)督、控制工作存在問(wèn)題，主要體現(xiàn)在專業(yè)人才數(shù)量不足、檔案信息安全性等方面。正是因?yàn)闆](méi)有強(qiáng)有力的監(jiān)督，導(dǎo)致檔案資源部分遺失，嚴(yán)重影響了相關(guān)工作的進(jìn)行。

（三）綜合檔案數(shù)字化編研范圍受限。當(dāng)前醫(yī)院針對(duì)綜合檔案數(shù)字化管理開(kāi)展的編研工作，所覆蓋的范圍比較小，大數(shù)據(jù)分析、定量分析等還需要深入研究。

三、數(shù)字化環(huán)境的醫(yī)院綜合檔案管理建議

（一）為綜合檔案數(shù)字化管理提供強(qiáng)有力的保障。醫(yī)院檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理的重視，將其與醫(yī)療研究、教科研等視為同樣重要的工作。其一，為綜合檔案數(shù)字化管理提供可行的軟、硬件，在檔案管理室放置攝像機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，從設(shè)備方面提供保障。其二，在醫(yī)院內(nèi)設(shè)置數(shù)字化管理檔案室，方便綜合檔案管理。其三，應(yīng)用與醫(yī)院綜合檔案管理相關(guān)的操作軟件，加大資金方面的投入。其四，對(duì)于綜合檔案管理人才的培訓(xùn)，也要有足夠的費(fèi)用支持。積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，展開(kāi)信息技術(shù)培訓(xùn)，在醫(yī)院內(nèi)設(shè)立專項(xiàng)資金，為綜合檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行提供強(qiáng)有力的保障。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化管理控制力度。綜合檔案的數(shù)字化管理，需要從多個(gè)方面展開(kāi)，例如范圍判斷、前端控制以及質(zhì)量管理等，這些都是檔案管理的要點(diǎn)。其一，范圍判斷。管理人員遵循價(jià)值性與實(shí)用性基本原則選擇綜合檔案范圍，從而充分發(fā)揮出檔案效益。其二，前端控制。檔案管理人員需要充分了解歸檔文件，組織歸檔文件編制、印發(fā)與歸檔等一系列工作，以此來(lái)提高歸檔文件全過(guò)程控制質(zhì)量。其三，質(zhì)量管理。針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，需要做好掃描和頁(yè)碼編號(hào)等工作，以免出現(xiàn)文件漏頁(yè)或者圖像模糊等問(wèn)題。數(shù)字檔案格式要統(tǒng)一，為后期文件檢索提供便利。另外，所有檔案都要做好備份，以免突然數(shù)據(jù)丟失帶來(lái)影響。

（三）綜合檔案數(shù)字化編制與研究。醫(yī)院內(nèi)部綜合檔案管理向數(shù)字化不斷發(fā)展，其主要作用在于編研工作，管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化編研的重視，將綜合檔案資源涵蓋的價(jià)值充分發(fā)掘出來(lái)，使原本價(jià)值不高的檔案轉(zhuǎn)變成為有利于醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的文件資源。特別是新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院對(duì)于綜合檔案管理這一工作提出了嚴(yán)格的要求，重點(diǎn)體現(xiàn)在醫(yī)療、信息技術(shù)和科研動(dòng)態(tài)等方面。需要通過(guò)醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，展開(kāi)大數(shù)據(jù)分析，利用醫(yī)院現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行定量分析，將定性分析所得結(jié)果進(jìn)行完善。管理人員必須要樹(shù)立數(shù)字化與電子化管理的觀念，建立檔案管理數(shù)字庫(kù)，建立綜合檔案信息共享系統(tǒng)，為醫(yī)院內(nèi)部工作人員提供更為便捷的檔案檢索與導(dǎo)出功能，充分發(fā)揮數(shù)字檔案價(jià)值，提高管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化管理，一方面能夠提高醫(yī)院管理水平，使管理工作與信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合，另一方面可以踐行新醫(yī)改要求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案資源共享，為我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展提供支持。