知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案工作淺析

文/大慶油田第五采油廠信息中心 王彩蓮

進入新時代后，知識給企業(yè)健康發(fā)展帶來了巨大影響。在這種情況下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經無法滿足當前社會發(fā)展實際需求。因此，必須了解企業(yè)檔案工作開展知識管理的重要性與目標，并通過相關措施的實施，提高管理的質量與水平，從而將更好信息服務提供給企業(yè)未來發(fā)展。

一、開展知識管理的重要性與目標

（一）重要性。當前，社會經濟格局發(fā)生了較大變化，已經轉變成了信息化建設，這也就意味著企業(yè)必須合理利用各種信息資源，并促進自身經濟建設更好發(fā)展。檔案知識管理是對企業(yè)文化建設進行衡量的一項重要標準，在系統(tǒng)化管理作用下，其能夠成為企業(yè)實際生產潛在資源。檔案知識管理工作的開展可以有效整合企業(yè)內部的信息資源，并通過對其中潛在價值的挖掘，促進企業(yè)建設創(chuàng)新性的提升。由此看來，實現(xiàn)科學化檔案知識管理對企業(yè)競爭力提升具有重要意義。

（二）目標。目前，檔案信息化管理已經成為企業(yè)發(fā)展經濟的重要工作。在知識管理環(huán)境下，企業(yè)在對檔案管理模式進行建設時，要先明確建設目標。若說傳統(tǒng)的檔案管理工作是企業(yè)的生產建設歷史，那么新型檔案管理則是促進企業(yè)全部信息資源科學化管理的實現(xiàn)，并以文檔方式對企業(yè)的信息資源進行有效管理，從而為企業(yè)經營管理人員的查詢與使用提供便利。

二、基于知識管理的企業(yè)檔案管理策略

（一）設立專門主管機構。作為一種重要資產，知識需要企業(yè)成立專門部門對其進行有效管理。知識管理機構屬于一種基層的檔案管理機構，其工作就是統(tǒng)一管理企業(yè)的顯性與隱性知識。這種機構是與知識經濟發(fā)展相適應的，統(tǒng)一利用、挖掘并管理企業(yè)的全部知識資源是其突出特點。在實際管理過程中，把企業(yè)內部的檔案管理部門改成知識管理中心是更好展開檔案知識管理的有效方法。知識管理中心應該具備專業(yè)人員、管理部門以及主管領導等。其中，主管領導應該是企業(yè)內部的高層領導。企業(yè)領導以資金與政策等方面的支持代表著管理層同意開展檔案知識化管理，同時，領導人員還應該做好整體知識資源規(guī)劃工作，即其要在了解企業(yè)知識與信息使用需求的基礎上，整體規(guī)劃企業(yè)內部的知識資源管理。管理部門應該由專門的知識管理人員來負責，其主要工作就是實現(xiàn)知識積累、創(chuàng)新、學習、共享以及應用，并以知識資源庫為基礎，通過對相應服務系統(tǒng)的利用，提供知識服務與增值服務。而專業(yè)人員則是指知識管理的專業(yè)人員與各個部門的專業(yè)人員，其需要完成企業(yè)內外各種信息與知識的收集、整理以及加工等工作。

（二）建立高水平人才團隊。企業(yè)內部的檔案工作人員應該促進自身知識管理能力與綜合素質的提升，只有這樣，才能保證檔案知識管理工作順利開展。檔案知識管理的重點是開發(fā)并利用企業(yè)現(xiàn)有檔案中蘊含的知識，并促進知識資源共享的實現(xiàn)。這也就意味著相關工作人員必須滿足以下要求：具備終身學習能力、掌握先進信息技術、具有較高職業(yè)道德素質及檔案管理能力。企業(yè)可以通過加強教育培訓、引進專業(yè)管理結構以及聘請高素質管理人員等措施，促進高素質、高水平知識管理人才團隊的建立。同時，檔案管理人員還應該從以下三方面入手，提高檔案管理的質量與水平。首先，正確認識檔案知識管理。知識管理不但是技術，其更屬于觀念、認識，對當前信息技術而言，知識管理問題的解決還無法獲得理想效果，因此，必須提高企業(yè)內部各階層人員對知識管理的認識。其次，促進工作人員知識管理水平的提升。檔案管理人員也是知識管理人員，其不但要具備檔案管理的專業(yè)知識，還應該掌握與知識管理相關的內容。同時，檔案管理人員還要了解企業(yè)業(yè)務流程，為后續(xù)檔案知識管理工作的順利開展奠定良好基礎。最后，對檔案知識管理內容進行明確。企業(yè)不同，其業(yè)務系統(tǒng)也存在一定差異，而其需要完成的任務也是不同的，這也就意味著任務完成中涉及到的知識是存在差異的。因此，必須綜合考慮業(yè)務體系知識特點與任務特點，并在這一基礎上，制定出科學、合理的知識管理方法。

（三）創(chuàng)新檔案管理技術。目前，隨著信息技術的發(fā)展與應用，企業(yè)產品設計、生產以及銷售服務等的智能化與自動化程度逐漸提升，例如，在運用各種現(xiàn)代IT技術后，企業(yè)會產生眾多數(shù)字化檔案與文件，這給企業(yè)檔案管理提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案工作就是以手工的方式對紙質檔案進行管理，并不重視檔案內容，更不用說深入挖掘其中的信息資源，這也就使得其無法與當前知識管理要求相適應。而信息技術的運用，則為企業(yè)檔案知識管理的開展提供了契機，因此，企業(yè)的檔案管理人員應該對檔案管理技術進行創(chuàng)新，并通過對先進信息技術的合理運用，創(chuàng)建知識資源管理平臺，加強對資源知識庫、服務系統(tǒng)以及整合系統(tǒng)等的建設，重視檔案信息資源的開發(fā)，從而對其中蘊含的豐富知識價值進行深入挖掘。

三、結論

綜上所述，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識管理已經成為了一項重要工作。因此，必須了解知識管理的重要性與檔案管理目的，并通過設立專門主管機構、建立高水平人才團隊以及創(chuàng)新檔案管理技術等措施，提高管理的質量與水平，充分發(fā)揮檔案作用，從而促進企業(yè)更好發(fā)展。