城林綠化檔案工作有效管理探討

文/河北省秦皇島市海港區(qū)園林局 孔祥卉

在城市建設(shè)檔案中，園林綠化檔案是非常重要的一部分，個(gè)人或單位在園林綠化工作開展中形成的科學(xué)且有利用價(jià)值的記錄都能夠反映在園林綠化檔案中，這為城市建設(shè)和發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)。雖然城市園林綠化檔案的重要性非常的強(qiáng)，但是人們在這方面的工作并不理想，園林綠化檔案存在諸多的問題。本文從我國當(dāng)前園林綠化檔案存在的一些問題進(jìn)行分析，并有針對性、科學(xué)地提出了幾點(diǎn)增強(qiáng)園林綠化檔案工作有效管理的措施，以求真正提升我國園林綠化檔案管理水平，為我國的城市建設(shè)保存好這些珍貴的資料。

一、當(dāng)前園林綠化檔案管理工作中存在的問題

（一）園林綠化檔案管理意識比較薄弱。城市建設(shè)的速度在加快，人們對于城市園林綠化工程的質(zhì)量要求更高。但是，現(xiàn)在我國的城市建設(shè)中對于園林綠化工程開展過程中的園林綠化檔案管理意識非常薄弱。園林綠化管理部門對于園林綠化檔案的環(huán)境效益、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的認(rèn)識程度不高，這對園林綠化檔案管理工作的開展產(chǎn)生了很大的阻礙。另外，園林綠化相關(guān)主管部門責(zé)任劃分不清楚，園林綠化檔案管理分散、交接不及時(shí)、保存不完整，有的甚者沒有進(jìn)行園林綠化檔案工作的開展，這就給園林綠化工程管理的后期評價(jià)、管理、借鑒和改造等工作帶來很多的危害。

（二）園林綠化檔案管理體制缺失。在園林綠化工程建設(shè)中，它的建設(shè)、投資、管理等方面涉及到的部門、人員都非常多，給園林綠化檔案管理帶來了很大的不便。沒有統(tǒng)一的園林綠化檔案體制，各個(gè)部門、人員對園林綠化檔案管理工作的開展無法統(tǒng)一進(jìn)行。園林綠化檔案是一個(gè)系統(tǒng)的管理工作，分散性的工作開展無法保障園林綠化檔案的完整性。

（三）園林綠化檔案管理經(jīng)費(fèi)不足。園林綠化相關(guān)的主管部門、企業(yè)或個(gè)人對于園林綠化檔案管理工作的認(rèn)識不足，這使得園林綠化檔案管理支持系統(tǒng)沒有跟上，主要的問題是園林綠化檔案管理經(jīng)費(fèi)不足。園林綠化檔案管理經(jīng)費(fèi)不足，就使得支撐綠化檔案管理相關(guān)設(shè)備系統(tǒng)沒有及時(shí)更新，園林綠化檔案管理模式仍然使用傳統(tǒng)的方式方法。另外，經(jīng)費(fèi)的不足也使得園林綠化檔案管理專業(yè)人才缺失，直接導(dǎo)致了園林綠化檔案工作跟不上時(shí)代的需要。

二、加強(qiáng)園林綠化檔案工作有效管理的策略

（一）健全園林綠化檔案管理制度。為了加強(qiáng)園林綠化檔案管理工作開展的有效性，首先應(yīng)當(dāng)做到的就是健全園林綠化檔案管理的相關(guān)制度。在實(shí)際操作過程中，以當(dāng)前的園林綠化檔案管理為基礎(chǔ)，在園林綠化檔案管理制度上積極進(jìn)行創(chuàng)新，對園林綠化檔案的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，例如：《園林綠化檔案收集制度》《園林綠化檔案借閱制度》《園林綠化檔案開發(fā)管理制度》《園林綠化檔案管理工作細(xì)則》和《園林綠化檔案員工工作責(zé)任》等等。這樣把園林綠化檔案管理中的各個(gè)工作環(huán)節(jié)都建立健全的制度，并進(jìn)一步采取相關(guān)的監(jiān)督、考核措施，才能真正保障園林綠化檔案工作順利開展和落實(shí)。

（二）確定園林綠化檔案收集渠道和收集內(nèi)容。園林綠化檔案管理工作的開展必須得到園林綠化工程有關(guān)部門的支持和配合，可以聯(lián)合組成園林綠化檔案材料的保管部門，負(fù)責(zé)進(jìn)行園林綠化檔案的編目。園林綠化檔案內(nèi)容依照施工的過程可以劃分為這樣幾個(gè)環(huán)節(jié)：首先，在園林綠化工程施工前，要在園林綠化檔案中記錄相關(guān)的勘探信息，并對工程的設(shè)計(jì)規(guī)劃文書、施工許可證件、施工報(bào)告等進(jìn)行記錄。其次，在園林綠化工程施工的過程中，要在園林綠化檔案中把標(biāo)高復(fù)核記錄、土方登記單、苗木出圃單等情況詳細(xì)記錄。把施工技術(shù)交底、施工圖分布、施工組織設(shè)計(jì)和操作記錄等都要實(shí)時(shí)進(jìn)行信息收集和記錄，并納入檔案中去。最后，在園林綠化工程竣工之后，需要把工程決算、竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的音像資料、會議記錄、文件或文件變更的記錄都詳細(xì)記錄在園林綠化檔案中。園林綠化檔案保管部門還要對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、排列和編檔案號，并根據(jù)園林綠化檔案的利用價(jià)值劃分保護(hù)等級，實(shí)現(xiàn)園林綠化檔案的妥善保存。

（三）對園林綠化檔案要規(guī)范整理、充分開發(fā)利用。園林綠化工程有一定的隨意性和多樣性，這就使得園林綠化檔案在收集過程中非常零散，對園林綠化檔案工作人員提出了“規(guī)范整理”的要求。尤其是對原始資料的整理更要細(xì)致，保證資料的完整性和系統(tǒng)性。例如：對原始文件材料進(jìn)行編排、分類、排序和價(jià)值鑒定等。園林綠化檔案高效管理的目的是為了能夠充分利用，為了保證園林綠化檔案在以后能夠發(fā)揮其效用，園林綠化檔案管理人員要將檔案資料的開發(fā)工作重視起來，并在園林綠化檔案資料開發(fā)上積極開拓思路、探索方法。

三、結(jié)語

園林綠化檔案對于城市的建設(shè)具有重要的參考價(jià)值，園林綠化相關(guān)部門和單位一定要重視園林綠化檔案的管理。只有園林綠化檔案工作、管理水平進(jìn)一步的提升，才能夠進(jìn)一步促進(jìn)我國城市建設(shè)順利、健康推進(jìn)。