淺析石油科技檔案管理工作的創(chuàng)新

文/大港油田勘探開發(fā)研究院 張旭

石油事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，產(chǎn)生了多種信息資源，可以為石油事業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供有力的參考，石油科技檔案管理工作就是為各類信息資源的合理應(yīng)用提供保障的重要工作內(nèi)容。然而受到多種因素的影響，使得各類科技資料的作用不能得到充分應(yīng)用，這必定會(huì)給石油事業(yè)的健康發(fā)展帶來(lái)一定制約。怎樣提升石油科技檔案的應(yīng)用作用，成為當(dāng)前開展石油科技檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

一、檔案管理創(chuàng)新是發(fā)展石油事業(yè)的必然要求

我國(guó)在進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代之后，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展均受到了一定的影響，為了提升企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，紛紛加大了對(duì)創(chuàng)新工作的重視。在開展各類創(chuàng)新活動(dòng)時(shí)，要以知識(shí)作為基礎(chǔ)，從根本上提升企業(yè)的軟實(shí)力，從而保證企業(yè)的健康發(fā)展。石油事業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)各類科技信息的應(yīng)用可以避免多種風(fēng)險(xiǎn)問題，同時(shí)對(duì)其決策工作提供多種資料參考，保證發(fā)展方向的合理確定。在新的發(fā)展時(shí)期，對(duì)石油科技檔案管理提出了以下幾種創(chuàng)新要求：

（一）更新檔案管理的服務(wù)觀念。進(jìn)行石油科技檔案管理時(shí)，要注重對(duì)科技資料的準(zhǔn)確收集，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)水平，努力做到哪里有油田產(chǎn)業(yè)哪里就可以提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。以便于幫助相應(yīng)的技術(shù)人員解決在石油生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問題，并且借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)增強(qiáng)資料信息的查閱效率。對(duì)每次的石油生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，并將其歸類到石油科技檔案管理內(nèi)容中，為后期石油開采工作提供經(jīng)驗(yàn)支持。

（二）創(chuàng)新檔案管理的工作思路。根據(jù)油田檔案管理過(guò)程中遇到的難點(diǎn)問題，總結(jié)出一系列需要調(diào)整的工作事項(xiàng)，并且結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際情況，找出創(chuàng)新檔案管理工作的有效思路，從而保障檔案管理工作的整體服務(wù)水平。

（三）創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)方式。在以往的石油科技檔案管理工作中，開展檔案服務(wù)時(shí)，往往是采取被動(dòng)服務(wù)的方式，在對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集之后，為相關(guān)人員提供一定的檔案查閱條件，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的應(yīng)用。而這種方式，在服務(wù)水平和服務(wù)范圍上存在一定的弊端。這要求在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新時(shí)，要轉(zhuǎn)變?cè)蟹?wù)理念，提供更多的檔案服務(wù)形式，為石油科研工作的開展提供充足的資料支持。

（四）創(chuàng)新檔案管理手段。我國(guó)在進(jìn)入新的發(fā)展階段之后，原有的檔案管理手段已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的發(fā)展需求。這要求相關(guān)人員加大對(duì)創(chuàng)新工作的重視，借助多種先進(jìn)技術(shù)來(lái)完善檔案管理工作。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以進(jìn)一步提升檔案信息的安全性與可靠性。

二、石油科技檔案管理工作的創(chuàng)新內(nèi)容

針對(duì)石油科技檔案管理工作的創(chuàng)新，實(shí)際上指的是由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，無(wú)論是從資料存儲(chǔ)還是在資料提取方面均發(fā)生了很大的改變，這也推動(dòng)了檔案管理方式的變革。以往進(jìn)行檔案管理的主要內(nèi)容包括對(duì)相關(guān)資料的收集與整合，并且編制成目錄的形式，為資料的調(diào)取與利用提供便利，同時(shí)，還可以根據(jù)用戶的描述進(jìn)行人工推薦，在此過(guò)程中，需要消耗大量的資料查閱時(shí)間。而在形成電子檔案之后，進(jìn)行資料查閱與提取則可以直接在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)，并且資料提取的效率也可得到有效保障。通過(guò)建設(shè)網(wǎng)上查詢系統(tǒng)可以為用戶提供更加高效便捷的檔案服務(wù)，同時(shí)在聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上也可以實(shí)現(xiàn)個(gè)地區(qū)資源的有效整合與共享，打破地區(qū)的限制，使石油科技檔案的信息服務(wù)范圍更加廣闊。

在高校的檔案中，主要涉及的資料信息包括石油專業(yè)各類科研資料、石油開采勘察信息、石油相關(guān)的研究成果以及一些畢業(yè)生的論文等內(nèi)容。而在石油科研院中，所典藏的資料檔案則更有利用價(jià)值，是對(duì)各個(gè)石油開采區(qū)域相關(guān)數(shù)據(jù)的匯總，對(duì)各個(gè)區(qū)域地質(zhì)勘察信息的匯總，主要包括各個(gè)石油開采區(qū)域的地質(zhì)信息、水文條件和開發(fā)方案等。這些均是石油事業(yè)發(fā)展過(guò)程中，長(zhǎng)期積累下來(lái)的寶貴資料，對(duì)于石油事業(yè)的后期發(fā)展具有積極意義。對(duì)于這次資料信息進(jìn)行整合與利用，可以進(jìn)一步推動(dòng)石油事業(yè)的發(fā)展。這也突出了對(duì)石油科技檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理的重要作用，希望通過(guò)創(chuàng)新管理方式來(lái)提升相關(guān)資料的利用率，保證石油科技檔案管理工作職能的有效發(fā)揮。

檔案工作者要積極主動(dòng)地在網(wǎng)絡(luò)資源利用和信息整合、檢索等方面向利用者提供利用上述檔案資源的引導(dǎo)服務(wù)、聯(lián)機(jī)實(shí)時(shí)幫助和定向?qū)ｎ}服務(wù)。如幫助利用者了解選擇和使用數(shù)據(jù)庫(kù)；幫助利用者了解數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)、檢索界面；幫助利用者制定研究計(jì)劃、確定檢索策略，進(jìn)行復(fù)雜的專題查詢。特別是如果將石油高校及科研院所的檔案資源進(jìn)行聯(lián)機(jī)服務(wù)，將是石油科技檔案管理工作的更大創(chuàng)新舉措。電子信息咨詢是未來(lái)檔案利用服務(wù)的發(fā)展方向，電子信息咨詢服務(wù)的開展，不僅為石油科技檔案館的利用服務(wù)開辟了一個(gè)新界面，同時(shí)也對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求。