熱力工程檔案歸檔審核要點與規(guī)范管理

文/太原市熱力集團有限責任公司 郝睿

在熱力工程規(guī)模不斷增大的條件下，各種文件資料日益增加，對檔案管理工作人員也提出了更高的要求。實踐中，存在大量檔案管理機構與建設工程各部門脫節(jié)的情況，文件資料缺失、質(zhì)量不高嚴重影響了檔案的后續(xù)利用效果。因此，有必要加強熱力工程檔案歸檔管理工作，提升檔案審核力度。

一、熱力工程檔案歸檔審核要點分析

（一）在審核文件材料方面。在審核文件方面，應當審核其是否為原件與文件是否簽名、蓋章。具體而言，原件是熱力工程施工的原始憑證，必須進行歸檔。部分工程環(huán)節(jié)可能混入一些復印件，復印件不便于保存且效力不高，一旦遇到問題，容易給企業(yè)造成不必要的損失。簽名、蓋章對于文件材料而言十分重要，它是保障責任落實的重要流程，并且它對文件的有效性也有重要影響。因此，必須重視對簽名、蓋章的審核。

（二）在審核材料內(nèi)容方面。文件資料內(nèi)容能夠直接體現(xiàn)熱力工程建設情況，是評價工程質(zhì)量的主要內(nèi)容之一。施工人員往往檔案意識不高，容易出現(xiàn)內(nèi)容缺失等情況，難以反映真實的工程情況。例如，關于原材料的試驗文件，只包括數(shù)據(jù)，沒有結論等。鑒于此，必須重點審核檔案內(nèi)容的完整性，如有缺失及時補齊。

（三）在審核文件數(shù)量方面。要審核材料是否齊全：一是項目負責人先進行審核，確保文件資料真實、準確、齊全，能夠體現(xiàn)出熱力工程建設活動。二是收集視聽資料，包括熱力工程建設初期直至竣工期間內(nèi)的所有資料，應確保資料畫面清晰、音質(zhì)良好。三是電子資料應當與紙質(zhì)資料統(tǒng)一歸檔，審核時應保證其無劃痕，存儲介質(zhì)能夠長期保存。

二、熱力工程檔案歸檔規(guī)范管理策略研究

（一）基于檔案分類與編制的規(guī)范管理?？茖W合理劃分檔案類別，有助于加強檔案工作的科學化、規(guī)范化與體系化。分類標準應當參照熱力工程自身特點，并結合后續(xù)檔案歸檔管理需求設計，從而便利后續(xù)工作的開展。例如，一般情況下，針對多數(shù)熱力工程情況，可以作如下分類：一是技術管理檔案；二是設備儀器管理檔案；三是熱力站檔案；四是施工人員檔案；五是供熱管線檔案；六是視聽檔案；七是科學研究檔案。同時在每一個具體類別下規(guī)定檔案范圍，細分檔案內(nèi)容，從而促進檔案歸檔工作有序進行，提高歸檔工作的規(guī)范化程度。另外，還應當編制熱力工程規(guī)范管理標準，實現(xiàn)對工程文件資料的及時補充與調(diào)整，提高歸檔檔案質(zhì)量，確保其具有實效性。

（二）基于檔案歸檔規(guī)范管理制度的構建。在檔案制度構建方面，應當堅持集中領導、分級管理的原則。完善與改進現(xiàn)有制度，編制檔案管理崗位職責以及檔案管理制度內(nèi)容，依據(jù)我國《建設工程文件歸檔規(guī)范》內(nèi)容，結合熱力工程建設企業(yè)實際情況，制訂相應的檔案管理辦法與細則。精細規(guī)定熱力工程相關檔案內(nèi)容，明確歸檔文件資料范圍，并設置具體歸檔文件質(zhì)量標準，力求權責明確，層層管控。對檔案歸檔相關人員，依照其工作內(nèi)容質(zhì)量要求與工作完成效果設置相應的獎懲制度。另外，企業(yè)對熱力工程檔案還應當定期進行會審，各部門負責人參與審核工作，一旦出現(xiàn)問題及時調(diào)整修正，從而保障檔案歸檔質(zhì)量。

（三）應用信息技術實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。通過使用SCADA、GPS衛(wèi)星定位以及GIS熱力管網(wǎng)地理信息系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對熱力設備管網(wǎng)數(shù)據(jù)信息的全面把控，有助于提高熱力企業(yè)管理熱力設備的水平，提升所采集信息的科學性與準確性。檔案管理機構結合實際需求，設計出以熱力工程檔案歸檔管理為主的檔案規(guī)范管理體系。通過上述系統(tǒng)采集相關數(shù)據(jù)資料并進行檔案歸檔管理，同時定期對管理機構基于檔案管理所設置的檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新管理。對熱力工程竣工檔案，通過檔案管理系統(tǒng)處理與熱力企業(yè)自身相關的數(shù)據(jù)信息，即是說，將這些檔案資料輸入到計算機中，編輯其目錄、檢索詞等。然后使用掃描、攝影等信息數(shù)碼技術把重要檔案文件存儲到檔案管理數(shù)據(jù)庫中。需注意的是，應當及時更新升級檔案管理軟件，保證熱力工程檔案歸檔工作更加高效、有序。

（四）培養(yǎng)檔案歸檔管理人員專業(yè)素質(zhì)。熱力工程本身具有高專業(yè)性、技術性的特征，結合工作性質(zhì)，不難發(fā)現(xiàn)，熱力工程建設危險系數(shù)較高。鑒于熱力工程種種特點，其檔案歸檔人員必須具備一定的歸檔知識、計算機管理知識以及熱力專業(yè)知識。這樣才能夠發(fā)揮歸檔人員的作用，實現(xiàn)對熱力工程文件的審核、管理、監(jiān)督。為了滿足新時期熱力工程檔案歸檔對工作人員的要求，促進熱力檔案歸檔的標準化、科學化、專業(yè)化，切實落實檔案歸檔相關法律法規(guī)，應當加強對檔案、施工、監(jiān)理、工程管理等部門人員的培訓工作，使其了解熟悉檔案收集、編制等工作內(nèi)容與流程。防止檔案歸檔管理人員與監(jiān)理、施工等人員脫節(jié)，對檔案歸檔造成不利影響。

三、總結

總而言之，在熱力工程檔案歸檔工作中，工作人員應當加強自身專業(yè)知識、專業(yè)技能的培養(yǎng)，嚴格依照歸檔要求與歸檔流程開展工作，保證檔案資料的規(guī)范性與有序性，并不斷探索實踐檔案歸檔管理工作的優(yōu)化策略，充分利用現(xiàn)代化技術，保障檔案歸檔工作質(zhì)量，促進檔案價值的實現(xiàn)。