淺談機(jī)構(gòu)改革中的檔案管理工作

文/榮成市檔案館 楊杰

一、找準(zhǔn)癥結(jié)所在

檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌、提高工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作。在機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中，檔案最容易散失、丟失，稍有不慎就會(huì)造成對(duì)社會(huì)、對(duì)國(guó)家無(wú)法彌補(bǔ)的損失。機(jī)構(gòu)改革期間，檔案管理工作歸納起來(lái)，主要存在以下幾方面問(wèn)題：

（一）對(duì)檔案的重視制度不夠。機(jī)構(gòu)改革期間，更多關(guān)注的是“三定”工作。側(cè)重考慮的是如何轉(zhuǎn)變職能及設(shè)置科室、人員調(diào)整、職責(zé)明確及財(cái)務(wù)資產(chǎn)處置等，往往不重視檔案管理工作，很少會(huì)有部門(mén)將檔案工作納入總體工作部署，更不用說(shuō)是配備專(zhuān)職檔案管理員，即使配備檔案管理員，也身兼數(shù)職，沒(méi)有精力從事具體檔案工作，且多為剛就業(yè)的大學(xué)生，對(duì)檔案工作知之甚少，加上崗位變動(dòng)頻繁，難以適應(yīng)檔案工作穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的需要。

（二）檔案歸屬出現(xiàn)問(wèn)題。機(jī)關(guān)部門(mén)由于各種原因沒(méi)有足夠的時(shí)間開(kāi)展對(duì)本單位檔案資源的摸底調(diào)查，不能真實(shí)了解本單位檔案及檔案室的基本情況。多數(shù)單位沒(méi)有把所有類(lèi)別檔案納入到檔案集中統(tǒng)一管理中，造成應(yīng)歸檔的檔案類(lèi)別不齊，表現(xiàn)為只注重文書(shū)檔案收集歸檔，而專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案則分散在科室或個(gè)人手中，機(jī)構(gòu)改革時(shí)會(huì)造成檔案資料的散失和檔案資源不全。

（三）設(shè)施不全。有的單位雖安裝了檔案管理軟件，但檔案管理員對(duì)軟件應(yīng)用不熟悉，不會(huì)管理文件，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和原文數(shù)據(jù)庫(kù)，信息化建設(shè)滯后。還有的是檔案信息安全意識(shí)不強(qiáng)，必要的防護(hù)措施不到位，沒(méi)有配備檔案管理專(zhuān)用計(jì)算機(jī)，往往將檔案存放在連接互聯(lián)網(wǎng)的辦公電腦上，容易導(dǎo)致涉密檔案信息資源丟失和泄露。

二、具體應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)以上存在的問(wèn)題，檔案部門(mén)必須提高政治站位，防微杜漸制定工作預(yù)案，開(kāi)展超前謀劃指導(dǎo)。尤其對(duì)涉改單位部門(mén)的檔案法制宣傳和教育，適時(shí)組織檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高各方面人員的思想認(rèn)識(shí)，確保機(jī)構(gòu)改革中的檔案工作能夠順利有效依法依規(guī)有序開(kāi)展。具體包括如下方面：

（一）摸清基本情況。為做好機(jī)構(gòu)改革檔案管理移交的前期準(zhǔn)備工作，檔案部門(mén)對(duì)涉及機(jī)構(gòu)改革的相關(guān)部門(mén)需開(kāi)展摸底調(diào)查工作，摸清涉及改革部門(mén)檔案室現(xiàn)存基本情況，將實(shí)際情況與新時(shí)期檔案管理工作相結(jié)合，探索工作對(duì)策，為制定下一步工作方案提供堅(jiān)實(shí)的事實(shí)依據(jù)。強(qiáng)調(diào)新組建后的單位，檔案用房面積按照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，更新基礎(chǔ)設(shè)施，提供必要的保管設(shè)備，辦公和庫(kù)房分開(kāi)、庫(kù)房不得堆放雜物，要保障庫(kù)房安全，有必要的防火設(shè)備等。

（二）明確工作重點(diǎn)。要精準(zhǔn)定位相關(guān)機(jī)構(gòu)改革部門(mén)，及時(shí)搜集整理匯總當(dāng)前涉及新一輪機(jī)構(gòu)改革部門(mén)的檔案整理情況，進(jìn)一步理順完善重點(diǎn)工作領(lǐng)域，明確工作目標(biāo)，掌握涉及新一輪機(jī)構(gòu)改革單位檔案存放情況，為接下來(lái)的機(jī)構(gòu)改革檔案移交工作打下堅(jiān)固的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。

（三）明確職責(zé)定位。本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的態(tài)度，明確責(zé)任，密切配合，積極采取必要措施，進(jìn)一步健全完善檔案工作機(jī)制，確保檔案得到妥善安全處置。改革涉及的部門(mén)和單位，要制定檔案管理與處置工作方案，明確檔案工作負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)和人員安排，確定檔案各種門(mén)類(lèi)、各種載體，收集、整理、清點(diǎn)、交接工作的程序和環(huán)節(jié)，以及日常保管、利用要求等，方案經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意后實(shí)施。按照規(guī)定及時(shí)向同級(jí)綜合檔案館或新組建機(jī)構(gòu)移交檔案。新組建和職能發(fā)生變化的部門(mén)和單位要編制或修訂文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后執(zhí)行。檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)涉改單位的檔案管理與處置工作方案審查，檔案交接與管理工作監(jiān)督指導(dǎo),文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表審定等工作，協(xié)調(diào)處理本行政區(qū)域內(nèi)發(fā)生的檔案歸屬爭(zhēng)議等問(wèn)題。檔案部門(mén)要積極做好檔案接收進(jìn)館的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，防止因接收不及時(shí)出現(xiàn)檔案遺失的現(xiàn)象。

（四）制定處置方案。明確分管負(fù)責(zé)人、責(zé)任部門(mén)及人員、時(shí)間安排和具體工作要求。落實(shí)工作經(jīng)費(fèi)，要留足滿(mǎn)足檔案整理、數(shù)字化及移交工作所需費(fèi)用。組織檔案清點(diǎn)、移交大動(dòng)員，明確檔案各種門(mén)類(lèi)、各種載體收集、整理、鑒定、保管、利用和清點(diǎn)、交接等工作具體要求，特別要強(qiáng)調(diào)音像、實(shí)物、電子等特種載體類(lèi)檔案收集、移交要求。將檔案清點(diǎn)、歸檔移交與人員轉(zhuǎn)隸相結(jié)合，檔案未完成移交的，不得辦理轉(zhuǎn)隸手續(xù)。任何部門(mén)單位和個(gè)人不得擅自帶走、留存、轉(zhuǎn)移、銷(xiāo)毀檔案。

（五）做好檔案移交。原立檔單位撤銷(xiāo)、合并以后，原檔案全宗封存，并向新組建機(jī)構(gòu)或同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。檔案移交應(yīng)由原單位在終止以前，依據(jù)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完成各種門(mén)類(lèi)檔案收集、整理、數(shù)字化等工作后，方可辦理。

（六）依法履行檔案職責(zé)。明確分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，解決新組建機(jī)構(gòu)檔案工作相關(guān)事宜；明確檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，承擔(dān)新組建機(jī)構(gòu)檔案管理制度制定、檔案收集、保管、利用等職責(zé)；落實(shí)檔案工作人員，完善工作機(jī)制，規(guī)范有序管理新組建機(jī)構(gòu)檔案；制定或重新修訂文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，明確各部門(mén)文件形成積累、歸檔管理等職責(zé)。縣市檔案部門(mén)是負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)構(gòu)改革部門(mén)單位檔案管理、處置工作的主體。要做到三個(gè)主動(dòng)：一是主動(dòng)和當(dāng)?shù)鼐庌k聯(lián)系。了解掌握機(jī)構(gòu)改革動(dòng)態(tài)、涉改單位名單和基本情況，根據(jù)涉改單位情況組織督查指導(dǎo)小組。二是主動(dòng)和機(jī)構(gòu)改革單位聯(lián)系。涉改單位多，情況復(fù)雜，需要分類(lèi)分組開(kāi)展指導(dǎo)。撤銷(xiāo)、合并單位，審查檔案管理與處置工作方案，重點(diǎn)監(jiān)督指導(dǎo)檔案收集、清點(diǎn)、整理、數(shù)字化，做好移交準(zhǔn)備并辦理移交；新組建或職責(zé)調(diào)整單位，根據(jù)單位三定方案修訂的主要工作職責(zé)和改革進(jìn)度，重點(diǎn)協(xié)助指導(dǎo)他們搞好改革期間的檔案資料收集和移交工作，審定文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，指導(dǎo)做好檔案管理制度制定、人員落實(shí)、保管設(shè)施設(shè)備配置等工作，確保檔案完整齊全和安全保密。三是主動(dòng)向機(jī)構(gòu)改革領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告工作進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題及建議。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的拒不移交、銷(xiāo)毀買(mǎi)賣(mài)、遺棄、贈(zèng)送、撕毀等擅自處置檔案的行為，要及時(shí)依法查處。

（七）完整接收案卷。凡是接收進(jìn)館的檔案應(yīng)涵蓋全宗存續(xù)期間各種門(mén)類(lèi)和載體檔案，收集完整、整理規(guī)范，完成數(shù)字化。接收時(shí)，要認(rèn)真進(jìn)行進(jìn)館前的清點(diǎn)檢查，保證進(jìn)館檔案內(nèi)容、形式、案卷質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。交接雙方按照規(guī)定辦理交接手續(xù)，檔案移交說(shuō)明、交接單、移交檔案目錄等應(yīng)及時(shí)存入全宗卷保管。

（八）整合立卷思路。機(jī)構(gòu)變動(dòng)形式不同，帶來(lái)的檔案歸屬流向、全宗的劃分、檔案管理職責(zé)的變化也不同。涉改單位應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)改革方案的要求，對(duì)檔案進(jìn)行合理合法處置，做到科學(xué)有序。具體思路：一是不再保留、納入重新組建機(jī)構(gòu)、撤銷(xiāo)建制的部門(mén)和單位，自變動(dòng)之日起檔案全宗終止，實(shí)行封口管理，不得分散，按照規(guī)范要求進(jìn)行整理，移交同級(jí)綜合檔案館。二是新組建的獨(dú)立機(jī)構(gòu)自成立之日起形成的檔案，由同級(jí)檔案行政部門(mén)分配新的檔案全宗，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。三是保留原機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、優(yōu)化職能或部分職責(zé)發(fā)生變化的，沿用原檔案全宗。部分職責(zé)劃入其他機(jī)構(gòu)的，劃入前的檔案仍屬原檔案全宗，不得分散,不得擅自帶入新機(jī)構(gòu)。相關(guān)機(jī)構(gòu)需要利用該部門(mén)檔案的，檔案保管部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定提供利用。四是更名、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)管理體制的機(jī)構(gòu)繼續(xù)沿用原檔案全宗。五是兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)構(gòu)合并成一個(gè)新機(jī)構(gòu)的，原機(jī)構(gòu)全宗終止。之前形成的文件材料整理、清點(diǎn)完畢后，按照進(jìn)館要求移交同級(jí)綜合檔案館，或?qū)嵭蟹饪诠芾?，由新組建機(jī)構(gòu)代管，達(dá)到規(guī)定進(jìn)館年限后，再移交進(jìn)館。新組建機(jī)構(gòu)所形成的檔案按新單位名稱(chēng)另立全宗管理。六是存在其他情況的，檔案的管理與處置按《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二十六條規(guī)定執(zhí)行。七是結(jié)合單位主要職能，清查散存在各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和個(gè)人手上的文件材料，并進(jìn)行登記造冊(cè)，做到應(yīng)收盡收。對(duì)各門(mén)類(lèi)檔案嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及移交進(jìn)館要求進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目，編制好檢索工具。八是移交內(nèi)容包括檔案、資料和檢索工具。移交的檔案是指原機(jī)構(gòu)存續(xù)時(shí)保管與形成的全部檔案資料，包括文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)業(yè)檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案和重大活動(dòng)檔案等。資料主要包括各種業(yè)務(wù)職能活動(dòng)的資料、出版物及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、全宗卷等。九是各涉改單位要嚴(yán)格履行檔案移交手續(xù)。向同級(jí)綜合檔案館移交檔案時(shí)，由涉改單位檔案工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人向同級(jí)綜合檔案館移交檔案、檢索工具與全宗卷，確認(rèn)無(wú)誤后，在交接文據(jù)上簽字，一式兩份，存入全宗卷永久保管；向新機(jī)構(gòu)移交檔案時(shí)，移交工作應(yīng)在交接雙方分管檔案工作的負(fù)責(zé)人主持下，確認(rèn)無(wú)誤后，雙方在交接文據(jù)上簽字，一式三份，由交接雙方分別存入各自全宗卷永久保管，一份交同級(jí)檔案行政部門(mén)備案。十是不再保留、納入重新組建機(jī)構(gòu)、撤銷(xiāo)建制的部門(mén)和單位要在檔案全宗終止后6個(gè)月內(nèi)完成移交工作。

三、強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

（一）切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。全市各級(jí)各部門(mén)要高度重視涉改單位的檔案處置工作，提高政治站位，把涉改單位檔案處置工作納入機(jī)構(gòu)改革組織實(shí)施的總體部署，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各涉改單位要成立檔案處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組，單位主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，組織精干力量做好檔案處置的各項(xiàng)工作。檔案處置與管理工作方案要提交單位黨組織專(zhuān)題研究，細(xì)化工作舉措，倒排時(shí)間工期，把好時(shí)間節(jié)點(diǎn)，做到檔案處置工作與機(jī)構(gòu)改革工作同步推進(jìn)。

（二）嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任。各涉改單位主要負(fù)責(zé)人要切實(shí)擔(dān)負(fù)起檔案處置工作的主體責(zé)任，把檔案清查及收集、鑒定、整理、移交等每個(gè)環(huán)節(jié)任務(wù)都明確到崗、責(zé)任到人，做到“檔案處置不到位，處置隊(duì)伍人員不能散”，要把檔案處置工作作為評(píng)估機(jī)構(gòu)改革工作是否落實(shí)到位的重要指標(biāo)，加強(qiáng)檢查與督促。各級(jí)綜合檔案館要組織專(zhuān)門(mén)力量做好涉改單位檔案接收服務(wù)工作。

（三）嚴(yán)肅檔案處置工作紀(jì)律。任何單位和個(gè)人不得私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移和銷(xiāo)毀檔案。對(duì)機(jī)構(gòu)改革中造成檔案丟失、損毀、轉(zhuǎn)移、泄密的單位和個(gè)人，對(duì)拒不按國(guó)家規(guī)定處置和移交檔案的單位和個(gè)人，要嚴(yán)格依據(jù)檔案法、保密法和《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》的規(guī)定，追究有關(guān)人員責(zé)任。