提升檔案管理的應(yīng)用水平研究

文/中共甘南州委黨校 沙金

在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案信息資源作為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的信息記錄對(duì)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展有著重要意義。有效的檔案資源利用管理方式，不僅能提高檔案資源利用效率，還能促進(jìn)檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用。在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)日益進(jìn)步的社會(huì)情景中，只有全面做好檔案管理應(yīng)用工作，才能有效實(shí)現(xiàn)大資源的高度共享，保障有效的信息記錄。由此，在新的技術(shù)情景中，全面做好檔案應(yīng)用管理工作對(duì)提高檔案管理水平有著重要意義。

一、新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案資源管理的重要意義

在檔案管理相關(guān)工作中，檔案管理及有效應(yīng)用是社會(huì)檔案管理體系的重要組成部分，檔案有效保存不僅能提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，對(duì)于推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，維護(hù)正常社會(huì)秩序也有著重要作用，可以為新時(shí)期我國(guó)檔案制度改革提供有效依據(jù)，使我國(guó)檔案管理效率不斷提升。如果檔案管理工作不能有效進(jìn)行，那么無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的信息記錄，不僅使用戶對(duì)檔案管理喪失信心，而且也會(huì)給我國(guó)檔案管理工作發(fā)展帶來(lái)不利影響。因此加強(qiáng)檔案管理并進(jìn)行相關(guān)強(qiáng)化是非常重要的。但目前我國(guó)的檔案管理應(yīng)用工作在相關(guān)的制度和系統(tǒng)集成方面還存在著諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題對(duì)我國(guó)檔案管理發(fā)展是非常不利的，因此為了有效抑制這些問(wèn)題，并提高檔案管理效率，有必要出臺(tái)相關(guān)的強(qiáng)化措施，快速解決這些問(wèn)題。

二、當(dāng)前檔案管理應(yīng)用現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理信息化建設(shè)水平不高。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代及社會(huì)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理建設(shè)要滿足一定的軟、硬件條件，包括計(jì)算機(jī)、區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)器等設(shè)備，信息時(shí)代的檔案管理工作需要這些基礎(chǔ)設(shè)施支持，但是這些基礎(chǔ)設(shè)施需要大量的資金投入，目前很多單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施不全或是規(guī)格不同，信息共享和信息服務(wù)質(zhì)量不高。

（二）檔案管理工作人員缺乏信息化素養(yǎng)。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，全面強(qiáng)化檔案管理建設(shè)需要檔案管理人員具備較高的信息化素養(yǎng)，不僅需要檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要能熟練掌握各種有關(guān)檔案管理的信息系統(tǒng)。首先，檔案信息化管理作為一種現(xiàn)代化的管理方式，對(duì)專業(yè)技術(shù)要求較高，但目前檔案管理人員未曾達(dá)到這個(gè)要求，很多檔案管理部門存在缺少員工、員工專業(yè)素質(zhì)低的問(wèn)題，檔案管理工作很多停留在傳統(tǒng)的工作方式上，對(duì)現(xiàn)代化辦公的了解和接觸太少，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)人員、檔案管理人員、程序設(shè)計(jì)人員缺乏檔案管理知識(shí)，檔案管理者不能熟練掌握計(jì)算機(jī)。首先，檔案信息化管理作為一種現(xiàn)代化的管理方式，對(duì)專業(yè)技術(shù)要求較高，但是我國(guó)目前大多數(shù)檔案管理人員未曾達(dá)到專業(yè)要求，很多檔案管理部門缺少專業(yè)人才，員工專業(yè)素質(zhì)低，檔案管理工作很多都停留在傳統(tǒng)的工作方式上，對(duì)現(xiàn)代化辦公的了解和接觸太少。其次，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及管理人員、程序設(shè)計(jì)人員較少，這使得檔案信息化建設(shè)程度仍然很低。

三、提高檔案管理應(yīng)用水平的有效措施

（一）全面強(qiáng)化檔案管理應(yīng)用設(shè)施建設(shè)。要想全面提高檔案管理應(yīng)用水平，推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理人員必須樹(shù)立科學(xué)的檔案管理意識(shí)。檔案管理部門要加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入。要配備成套的計(jì)算機(jī)設(shè)施，并安裝專業(yè)的軟件和與檔案信息化管理相關(guān)的掃描、打印等設(shè)備。只有面向檔案管理工作全面強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能不斷提高檔案管理應(yīng)用水平，推進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展。

（二）強(qiáng)化檔案管理工作人員技能素質(zhì)建設(shè)。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)背景下，為了全面強(qiáng)化檔案管理工作，管理人員要樹(shù)立正確的檔案管理思維，可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。目前檔案管理專業(yè)人員較少，甚至是通過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)就上崗工作，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解較少，管理者可以招聘專業(yè)的程序設(shè)計(jì)人員或數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員，但是最好的解決方案是培養(yǎng)綜合型檔案管理人員，使之具備專業(yè)的信息操作技能，提高檔案管理應(yīng)用水平。

（三）重視檔案信息資源的安全管理。檔案信息是實(shí)現(xiàn)有效社會(huì)管理的重要信息資源，在強(qiáng)化檔案管理體制建設(shè)方面發(fā)揮著重要作用，為了全面強(qiáng)化檔案管理工作，要全面加強(qiáng)檔案安全建設(shè)，要保障檔案的安全，首先要提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，同時(shí)要有相應(yīng)的技術(shù)支持。作為檔案管理人員，要有保密意識(shí)。在技術(shù)層面上，專業(yè)人員要為服務(wù)器安裝安全級(jí)別較高的防火墻，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，為了防止數(shù)據(jù)的丟失，可以用光盤進(jìn)行備份，防止重要信息流失，結(jié)合不同的技術(shù)工具加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的安全防護(hù)，使檔案資源管理應(yīng)用水平提升。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前我國(guó)社會(huì)快速發(fā)展的背景下，全面提高檔案管理應(yīng)用水平對(duì)加快檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理體制改革有著重要作用，需要檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，使檔案信息成為重要的社會(huì)管理戰(zhàn)略資源，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。