基層單位檔案管理中存在的問題及對策

文/宣恩縣珠山鎮(zhèn)人力資源和社會保障服務(wù)中心 楊紅

本篇文章針對基層單位管理過程當中出現(xiàn)的問題進行詳細的解析，檔案管理人員結(jié)合實際狀況、結(jié)合基層單位檔案管理的重點部分進行探討，針對具體問題提出針對性的解決方案，這樣做可以加強對基層單位檔案管理，促進基層單位朝著良好的方向發(fā)展。

一、基層檔案管理工作中存在問題

（一）檔案管理人員的意識不強，工作效率較低。在進行基層檔案管理的過程當中存在著各種問題：第一，檔案管理人員意識不強，自我工作效率較低。在發(fā)展的過程當中，基層管理人員存在著很多問題，其中由于檔案管理人員自己的意識不強，直接影響了自我工作的時間。這樣做不但影響著檔案事業(yè)單位工作的正常進展，也影響著自身的發(fā)展。

（二）人事檔案管理人員整體素質(zhì)不高。人事檔案工作在進行管理的過程當中存在許多不足。第一，專業(yè)性比較強再加上其工作較為瑣碎。因此，這就需要檔案管理人員自身具有較高的自我解決問題的能力。第二，檔案人員往往交換次數(shù)較多，人員流動性比較強，在開展工作時，由于工作交接不合理，不及時，并未正常工作交接，缺乏系統(tǒng)的知識，導致檔案資料收集不完整，不合理，造成檔案的管理工作不能到位的不良現(xiàn)象發(fā)生。

（三）不重視人事檔案的管理工作。事業(yè)單位在進行檔案管理工作時，應(yīng)該注重對檔案的保存，在進行管控時，應(yīng)該將檔案進行合理的安排，做到不丟失、不損壞、不遺漏，朝著更好的方向發(fā)展，這樣做能夠為后續(xù)的工作奠定基礎(chǔ)，可以保障檔案的查詢以及人員調(diào)動等各項服務(wù)。

（四）人事檔案管理信息化程度較低。人事檔案管理的信息化比較低，當前我國事業(yè)單位人員在進行管理的過程當中，仍然以較低下的方式進行管理，忽視了當前互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新發(fā)展的時機。因此，在進行事業(yè)單位檔案管理的過程當中，應(yīng)該減少紙質(zhì)檔案管理的方式，加強互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，人們在進行收集系統(tǒng)時只是運用較為落后的方式對材料進行收集、整理、查閱個人工作的基本信息等，忽略了其檔案管理的方式。根據(jù)當前發(fā)展的社會情況來看，我們應(yīng)該加強對人事檔案管理信息化的程度，減少因設(shè)備不足所造成的問題。加強對信息化技術(shù)程度的使用，不僅可以保證人事檔案的長期存在，也可以將檔案管理工作的效率進行提升。

二、解決基層檔案管理工作問題的有效對策

（一）融入現(xiàn)代化的管理控制意識，強化檔案管理工作的重要性。為了進一步加強檔案管理工作，融入現(xiàn)代化的管控方式，應(yīng)該強化工作的重要作用，這是一種有效的方法。經(jīng)過現(xiàn)代化技術(shù)的使用和控制，將自我工作制度進行完善，嚴格要求工作人員按制度進行管理，強化檔案管理的作用，這樣做可以給人們帶來良好的工作范圍，可以有效提升檔案管理人員自我工作方式以及效率。

（二）提升檔案管理隊伍的素質(zhì)，提高檔案管理工作的效率。在進行基層檔案日常管理工作時應(yīng)該注重檔案管理人員自我素質(zhì)的提高，提高檔案管理工作人員的自我工作形勢以及工作效率。結(jié)合檔案基層管理工作的實際情況，積極完善檔案管理的方式，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理在發(fā)展的過程當中存在的問題，并且找出合適的問題解決方法，使得其面向更好的方向進步與擴大。檔案管理工作應(yīng)該是全面的、長遠的，專業(yè)人員要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，不斷提升自我的效率。

（三）取得領(lǐng)導支持，逐步加大檔案基礎(chǔ)建設(shè)投入。在進行工作的時候，應(yīng)該加強與領(lǐng)導之間的合作，根據(jù)本單位的實際情況以及檔案管理工作的發(fā)展，需要領(lǐng)導的支撐，按照標準能力以及自我解決行政能力進行檔案的管控。在進行工作管理時，應(yīng)該及時解決檔案管理所遇到的問題，注重檔案管理使用情況，改善檔案管理，加強檔案管理的建設(shè)，檔案部門要對檔案管理的資源進行管控，幫助各個單位部門管理工作的規(guī)范。因此在進行檔案管理的過程當中，應(yīng)該及時對檔案資料整理研究，注重檔案管理的資源開發(fā)，嚴格控制檔案管理的歸檔制度，建立健全檔案管理的方式，確保檔案工作發(fā)展的過程當中完整、無損使用。

（四）抓歸檔材料收集整理。檔案材料收集整理，應(yīng)該組織專業(yè)人員對事業(yè)單位的檔案管理進行全面調(diào)查，減少因不良因素而產(chǎn)生的材料重復(fù)以及無效材料的出現(xiàn)。專業(yè)檔案管理人員應(yīng)該采取正確的查缺補漏的形式，對材料進行統(tǒng)一的整理和處理，同一類別的檔案應(yīng)該按照同一類別的方式進行排列，這樣做能夠保證檔案材料的完整和準確無誤性。

（五）抓檔案硬件設(shè)施建設(shè)。按照檔案管理要求，區(qū)編辦配備標準檔案柜、檔案盒。按照“一戶一檔”的要求，對紙質(zhì)檔案材料做到專盒專柜儲存，保證了管理的科學性和查閱的高效性。

（六）抓登記檔案管理制度。在進行檔案規(guī)范化整理的同時，加強檔案管理制度建設(shè)。對事業(yè)單位登記檔案日常管理、查閱等作了明確規(guī)定。明確檔案管理員職責，實現(xiàn)登記檔案的規(guī)范化、制度化管理。

三、總結(jié)

根據(jù)上述情況來看，在進行實際工作的管控過程當中，基層檔案管理存在著各種問題。因此，基層檔案管理人員應(yīng)該加強對檔案進行管控，作業(yè)人員要注重問題出現(xiàn)，并且制定合理的解決方案，對問題進行解決和處理，保證基層檔案工作在發(fā)展過程當中順利進展。