信息時代背景下檔案管理工作研究

文/濱州市城市建設服務中心 張曉東

檔案管理對于企事業(yè)單位都具有重要的意義，通過檔案管理不但可以分門別類實現(xiàn)信息管控，同時還可以隨時對各種資料進行調(diào)用，對于企業(yè)實施精準、高質量決策具有重要的參考價值。立足于現(xiàn)狀，為了進一步探討信息時代背景下檔案管理的優(yōu)化策略，現(xiàn)就其基本特征介紹如下。

一、信息時代背景下檔案管理的特征

（一）工作定位。信息時代背景下檔案管理在工作定位上出現(xiàn)了一定的改變。在過去，傳統(tǒng)的檔案管理大多以歸檔為主要任務，通過歸檔、整理等方式來實施檔案管理，能夠將各種資料保存下來，為后續(xù)的使用提供便利條件。但是，對于一些企事業(yè)單位而言，由于每年產(chǎn)生的資料、信息十分龐大，大部分資料在歸檔后往往難以直接查找，許多資料雖然具有很大的應用價值，卻由于無法檢索和查詢而導致難以派上用場。隨著信息技術的快速發(fā)展，采用信息技術進行檔案管理逐漸成為新時期檔案管理的主流方式，在這樣的條件下，工作上的定位發(fā)生了轉變，所以管理的模式與應用的途徑都發(fā)生了轉變，這也是信息時代背景所帶來的變化。

（二）工作特征。信息技術的快速發(fā)展使得檔案管理工作呈現(xiàn)出以下幾個方面的主要特征：其一，信息技術的快速發(fā)展使得檔案管理工作進一步貼近于政策法規(guī)，通過規(guī)范化管理能夠提升信息管理的真實性與有效性，甚至許多政策都是通過檔案管理部門直接參與制定與管理的。其二，結合現(xiàn)階段的情況來看，信息技術的協(xié)助使得大量的檔案都成為電子檔案的形式，所以檔案管理也從實體管理向著信息化管理的方向轉變。其三，實際的檔案管理過程中需要涉及到信息技術的應用，同時還包括有管理工作以及數(shù)字化工作等內(nèi)容，這些內(nèi)容都在網(wǎng)絡不斷豐富與普及的過程中實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，為實現(xiàn)管理效率的有效提升創(chuàng)造了條件。

二、信息時代背景下檔案管理存在的問題

（一）工作理念陳舊。工作理念陳舊是現(xiàn)階段檔案管理工作普遍面臨的問題。從客觀上來看，盡管信息技術在檔案管理當中得到了普遍的應用，但是許多工作人員并沒有形成利用信息技術進行科學管理的習慣，很多工作人員依然有利用紙質材料進行管理的習慣，這樣一來不但降低了管理的效率，同時也會阻礙信息的整合，對于最終檔案的合理調(diào)用具有不利的影響。

（二）管理模式過時。從管理模式的角度上來看，科學合理的管理模式不但可以減少后期出現(xiàn)檔案不匹配的問題與風險，同時也可以提升工作效率，避免出現(xiàn)較大的管理空檔、風險。但是，在實際的管理過程中，由于專業(yè)素質不高、認識不充分，一些管理者沒有選擇科學的管理模式，導致現(xiàn)階段的管理模式與實際的應用領域不匹配，從而影響到管理的作用。

（三）數(shù)據(jù)庫建設跟不上實際需求。數(shù)據(jù)庫在信息化時代檔案管理過程中扮演著十分重要的角色，合適的數(shù)據(jù)庫能夠降低工作壓力，提升檔案管理效率。不過，由于缺乏專業(yè)技術人才的參與，大多數(shù)企業(yè)無法實現(xiàn)自身數(shù)據(jù)庫的建設，更談不上信息化檔案管理的具體落實了。

三、信息時代背景下檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）創(chuàng)新工作理念。創(chuàng)新工作理念，要求在信息時代快速發(fā)展的過程中對管理理念以及工作觀念進行創(chuàng)新。首先，需要所有參與檔案管理的人員都能夠形成檔案信息轉化意識，認識到檔案信息的管理價值與資源的重要性，通過根據(jù)需求導向的方式來進行檔案的管理工作，這樣一來，就能夠在檔案管理的基礎上充分應用檔案資源，完善其功能并發(fā)揮相應的作用。其次，在檔案管理過程中人員需要具備檔案資源的綜合利用率的意識，根據(jù)檔案的特征與實際應用的頻繁程度對其進行分級管理，這樣在進行檔案的搜索以及調(diào)用時就不會出現(xiàn)難以尋找的情況，在客觀上提升檔案應用的效率。最后，在工作過程中需要明確檔案管理的價值與重要性。實際上，大量的檔案管理人員對于檔案管理的認識都停留在歸檔、整理等方面，對于資源的充分利用以及檔案管理的重要性理解不深入，這也是導致其工作中偷懶、掉以輕心的重要原因。

（二）改善管理模式。結合目前檔案管理工作的實際落實情況來看，在信息技術的應用銜接方面存在不小的欠缺。所以，結合檔案管理的創(chuàng)新需要，應該繼續(xù)優(yōu)化信息檔案管理的重點環(huán)節(jié)，通過管理制度與模式的創(chuàng)新來提升管理質量。首先，工作人員應對管理模式進行不斷創(chuàng)新，在自身服務水平得到提升的同時改善服務質量。其次，相比于傳統(tǒng)的管理模式，應該建立更為完善的系統(tǒng)來應對多元化的發(fā)展需求，這樣一來，才能夠滿足不同層次的人員對于檔案的管理認識與要求。在實際的工作過程中，還需要結合工作的內(nèi)容與要求來進行重新整理、歸檔管理等等，這個過程中可能需要做好信息化軟件的設置與備份，在實際備份過程中則可以根據(jù)單位來制定相應的技術標準與操作措施，從而使得檔案管理的模式能夠得到進一步的強化，同樣也可以使得工作中的細則得到明確與加強，這對于硬件設施的技術處理以及信息模式的升級都具有一定的幫助。最后，改善管理模式，關鍵在于改變管理者的認識，通過自上而下的管理優(yōu)化來提升部門對于檔案管理的重視程度，真正落實好信息管理的優(yōu)勢與價值。

（三）完善數(shù)據(jù)庫建設工作。數(shù)據(jù)庫在檔案管理工作中具有重要的作用，其同樣也是信息化背景下實現(xiàn)信息檔案管理的基本條件之一。在進行信息庫建立時，需要明確檔案管理的主要目的，選擇針對性的方向來進行設置。在檔案信息庫建設時，應該從基礎細節(jié)的層面入手，通過協(xié)調(diào)好信息技術在檔案管理中的切入點來提升信息技術的綜合利用效率，特別是檔案目錄的管理，既要淺顯易懂，又要能夠對多種不同類型的條目檔案進行整合，這樣才能夠快速實現(xiàn)檔案的查找與分析。值得注意的是，在進行檔案管理時可以借助于信息化的結構分析來建立數(shù)據(jù)庫，或者直接引入一些相關領域的成功數(shù)據(jù)庫建設經(jīng)驗，這樣都可以使網(wǎng)絡得到擴充，無論是開放式的網(wǎng)絡模式還是分散式的數(shù)據(jù)庫都可以得以實現(xiàn)，這個過程中需要考慮到檔案管理的工作效率與實際工作效果，酌情進行調(diào)整，盡可能發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的建設功能與效用。

（四）加強人員隊伍建設。根據(jù)檔案管理工作中遇到的阻力來看，人員隊伍的建設不足是導致信息技術在檔案管理中無法順利應用的主要原因。所以，作為企業(yè)應該加強檔案管理人員的在職培訓，或者通過一些崗位學習、學歷提升、高校深造等方式來提升人員的綜合素質。在進行人員招聘時，盡可能招收一些技術水平過硬，或者有雙學歷、雙專業(yè)背景的人員，這些人員不但可以輕松完成檔案管理工作，同時也可以更為高效地使用信息技術完成檔案的管理任務，可以減少單位在檔案管理方面的開銷，對于提升隊伍的建設水平具有一定的促進效果。在人員隊伍的建設過程中，可以參考一些成功單位的經(jīng)驗，通過績效考核或者多元素評價的方式來進行管理。

四、總結

綜上所述，信息時代的到來改變了人們的工作模式，同時也轉變了檔案管理的習慣。在新時期實施檔案管理，需要適應信息技術的應用需求與實際特征，同時也要避免出現(xiàn)工作理念以及管理模式方面更新不及時的問題，需要及時對工作理念以及管理模式進行更新，同步做好數(shù)據(jù)庫的建設與管理工作。在這個過程中，還需要不斷提升工作人員的專業(yè)素質，更好地迎合信息技術的發(fā)展要求，這樣才能夠最大限度地完成檔案管理的具體工作，真正實現(xiàn)信息化管理的作用與價值。