事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化途徑探討

文/江蘇省興化經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會黨政綜合辦公室 趙朝春

在全面推動國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)程中，事業(yè)單位的各項(xiàng)事業(yè)也有了長足進(jìn)步，其中文書檔案管理加快了改革發(fā)展的步伐，為單位登記管理工作的創(chuàng)新改進(jìn)創(chuàng)造了良好條件，同時也為事業(yè)單位的改革進(jìn)步提供了重要的信息支持。現(xiàn)如今我國正在大力推進(jìn)中國特色社會主義事業(yè)建設(shè)，落實(shí)市場經(jīng)濟(jì)體制改革，因此進(jìn)一步提高了對事業(yè)單位的要求。事業(yè)單位要注意改進(jìn)文書檔案管理，深入探究優(yōu)化途徑。

一、有效創(chuàng)新管理工作理念

文書檔案管理在事業(yè)單位管理體系建設(shè)和改革過程中占有重要地位，要想保證事業(yè)單位文書檔案管理進(jìn)入規(guī)范化和科學(xué)化的發(fā)展軌道，應(yīng)該從轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念著手，通過思想觀念上的轉(zhuǎn)變，推動單位可持續(xù)性發(fā)展。第一，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案管理，并將其納入事業(yè)單位的重要管理體系當(dāng)中，確保各項(xiàng)管理措施落到實(shí)處。領(lǐng)導(dǎo)的重視是文書檔案管理落到實(shí)處的一個重要保障，所以單位領(lǐng)導(dǎo)在思想觀念上的轉(zhuǎn)變是非常重要的。在此基礎(chǔ)之上，要注重對文書檔案管理的資源給予方面加大扶持力度，健全檔案管理的相關(guān)設(shè)施，保證管理工作落到實(shí)處。第二，全體員工也要在思想理念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，意識到文書檔案管理的突出價(jià)值，切實(shí)履行自身在檔案管理當(dāng)中的責(zé)任，共同助力文書檔案管理體系建設(shè)。第三，要加大對文書檔案管理的宣傳力度，尤其提倡規(guī)范化以及科學(xué)化管理，確保全員能夠樹立正確工作態(tài)度，提升管理工作的效率與質(zhì)量。

二、提高管理人員素質(zhì)能力

文書檔案管理工作質(zhì)量的提高與管理人員的素質(zhì)能力提高存在著緊密關(guān)系，所以要想讓事業(yè)單位改革工作順利開展，提高文書檔案管理的科學(xué)性，就需要將關(guān)注點(diǎn)放在提高工作人員的綜合素質(zhì)上，確保他們能夠運(yùn)用完善的專業(yè)素質(zhì)技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成檔案管理的各個事項(xiàng)。第一，事業(yè)單位要定期組織文書檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，要求每個工作人員都積極參加，并在培訓(xùn)過程當(dāng)中明確要點(diǎn)，健全培訓(xùn)體制，使得文書檔案管理人員能夠積極學(xué)習(xí)和更新專業(yè)知識與技能，并將培訓(xùn)當(dāng)中獲得的多元技巧運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中，有效適應(yīng)事業(yè)單位改革創(chuàng)新的工作要求。第二，事業(yè)單位除了要關(guān)注文書檔案管理人員的專業(yè)技能之外，還要塑造他們完善的職業(yè)素質(zhì)，提升其整體的責(zé)任觀念，讓他們能夠切實(shí)做到愛崗敬業(yè)，樂于在檔案管理工作當(dāng)中奉獻(xiàn)，使得事業(yè)單位的發(fā)展能夠更上一層臺階，也讓文書檔案管理的優(yōu)勢價(jià)值得到最大化的發(fā)揮。第三，要注重健全考核機(jī)制，定期對文書檔案管理者進(jìn)行工作質(zhì)量考核，并結(jié)合獎懲政策對他們進(jìn)行約束與管理。

三、全面改進(jìn)檔案管理方法

在時代進(jìn)步和科技日新月異的大環(huán)境下，事業(yè)單位的文書檔案管理優(yōu)化途徑也要進(jìn)行大膽創(chuàng)新，特別要注意改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理方法，適應(yīng)當(dāng)前新形勢的工作要求。第一，革新管理模式。事業(yè)單位要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的利用，在文書檔案管理當(dāng)中引入大量信息化技術(shù)與設(shè)備，并打造科學(xué)前衛(wèi)的文書檔案信息化管理平臺，使得檔案信息的存儲、管理、查詢、利用等工作都能夠順利推進(jìn)實(shí)施，為檔案管理的數(shù)字化與一體化發(fā)展創(chuàng)造良好條件。針對與信息化管理當(dāng)中的各項(xiàng)軟件與硬件，事業(yè)單位也要做好更新與維護(hù)，避免檔案信息泄露等安全隱患問題的產(chǎn)生。第二，做好新文書檔案的開發(fā)工作。單位的檔案管理人員不能夠單純停留在被動接受文書檔案信息方面，應(yīng)該提高主動意識，也就是自覺深入到不同的環(huán)境，拓寬文書檔案的收集渠道，以便對這些信息進(jìn)行更新與擴(kuò)充，確保檔案管理的全面性。

四、構(gòu)建完善檔案管理制度

制度建設(shè)在事業(yè)單位的發(fā)展管理當(dāng)中占有重要地位，而且健全的制度能夠?yàn)闄n案管理工作提供約束和保障，推動事業(yè)單位檔案管理的制度化建設(shè)。第一，健全文書檔案工作制度。在工作制度建設(shè)當(dāng)中，必須要充分考慮到事業(yè)單位的實(shí)際情況，明確文書檔案管理的重點(diǎn)，確保工作制度，適應(yīng)當(dāng)前管理工作，且能夠滿足人性化管理與便捷化查詢利用的需要，充分發(fā)揮檔案信息利用價(jià)值。第二，健全文書檔案管理監(jiān)督制度。在監(jiān)督制度的約束方面，必須要全方位進(jìn)行檔案信息管理過程的監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)事前、事中以及事后監(jiān)督的整合。在這一過程中需要特別提高檔案管理者的保密意識，使得他們能夠在實(shí)際工作當(dāng)中謹(jǐn)小慎微，提高工作的規(guī)范性。第三，健全績效獎懲制度，增強(qiáng)工作人員的積極性，起到激勵和督促作用。

文書檔案管理是事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展的重點(diǎn)，關(guān)系到單位的改革創(chuàng)新，同時，文書檔案管理的效果與國家檔案管理工作息息相關(guān)，能夠補(bǔ)充國家檔案管理體系。在事業(yè)單位改革創(chuàng)新的大背景下，單位必須進(jìn)一步增強(qiáng)對文書檔案管理的重視，注意創(chuàng)新工作理念，提高管理人員素質(zhì)，改進(jìn)檔案管理方法，健全檔案管理制度，推動文書檔案管理的現(xiàn)代化與智能化發(fā)展，為單位的進(jìn)步提供動力支持。