基于信息化背景的文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新

文/遼寧大唐國(guó)際阜新煤制天然氣有限責(zé)任公司 賀福梅

近年來(lái)，信息技術(shù)開(kāi)始應(yīng)用在很多領(lǐng)域，推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。在現(xiàn)代信息化背景下，文書(shū)檔案管理作為服務(wù)社會(huì)的一項(xiàng)重要工作及企事業(yè)檔案管理的核心，如何充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)性、便捷性，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的高效性，從而實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的轉(zhuǎn)型升級(jí)，已經(jīng)成為十分迫切的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

一、文書(shū)檔案信息化管理的意義

伴隨現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，運(yùn)用電子化方式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行收集、分類與整理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化成為可能，并具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和較大的利用價(jià)值。

（一）有利于提高檔案管理的效能，減輕檔案管理的難度。文書(shū)檔案管理工作繁雜、管理內(nèi)容豐富。通過(guò)信息化檔案管理系統(tǒng)的引入，能夠更加有效地實(shí)現(xiàn)管理者對(duì)各類檔案進(jìn)行全過(guò)程控制和全面覆蓋管理，減輕檔案管理的難度，提升檔案本身的價(jià)值。

（二）可以進(jìn)一步規(guī)范文書(shū)檔案管理，提高管理流程的科學(xué)性。在信息化背景下，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換與有效銜接，實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化文檔的收集、識(shí)別、查詢和存儲(chǔ)，以滿足多種類、全方位、綜合性單位檔案數(shù)據(jù)的有效管理。

（三）有利于發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，提高檔案信息的利用水平。通過(guò)信息化檔案管理系統(tǒng)，檔案管理可以實(shí)現(xiàn)信息檢索方式的靈活多樣，并使檔案管理過(guò)程具備更好的穩(wěn)定性、伸縮性、連續(xù)性等，提高檔案信息的利用水平。

二、文書(shū)檔案信息化管理特征及原則探討

（一）文書(shū)檔案信息化管理的特征。文書(shū)檔案信息化管理就是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的轉(zhuǎn)型升級(jí)為切入點(diǎn)，對(duì)已有紙質(zhì)、照片及聲像檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，為企業(yè)提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。文書(shū)檔案信息化管理具有如下特征：1.文件處理高速方便；2.文件傳遞安全快捷；3.文件保存持久穩(wěn)定等。

（二）信息化文書(shū)檔案管理的原則。在信息化高度發(fā)展的今天，文書(shū)檔案管理應(yīng)該與信息化接軌，不斷提高文書(shū)檔案管理工作的效率。信息化檔案管理需遵循如下幾個(gè)原則：1.完整性。信息化檔案要保證同類信息在不同維度的完整與連續(xù)，達(dá)到檔案信息對(duì)企業(yè)決策與發(fā)展中完整而有效的促進(jìn)作用。2.可讀性。在對(duì)不同類型信息的存儲(chǔ)和歸檔過(guò)程中，為了減少數(shù)據(jù)信息的缺失、遺漏和損毀，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)全生命周期不同類別信息的有效管理，必須考慮不同類型信息在不同格式和呈現(xiàn)方式上的可讀性，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和易讀性。3.保密性。信息化檔案管理會(huì)涉及眾多的電子檔案格式，為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的戰(zhàn)略作用，就必須通過(guò)建立完善的數(shù)據(jù)安全策略，杜絕企業(yè)重要信息泄露和被竊取，從而保證檔案數(shù)據(jù)的安全。4.穩(wěn)定性。主要指在檔案歸檔后和維護(hù)過(guò)程中要保持文檔信息的穩(wěn)定性，防止由于信息化檔案中文檔信息的易刪改性，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的遺漏、損毀和任意刪改，從而造成的文檔價(jià)值的降低。此外，信息化檔案管理要注重檔案信息的穩(wěn)定性，要做好必要的備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)措施。5.全程控制。要將檔案信息管理貫穿于企業(yè)發(fā)展日常的方方面面，實(shí)行對(duì)信息呈報(bào)、收集到分析、查詢和利用的全過(guò)程控制，從而更加有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的價(jià)值。

三、文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新方法

（一）充分利用辦公自動(dòng)化，形成一套完整的檔案信息化管理系統(tǒng)。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，開(kāi)展信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作首先應(yīng)充分利用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦等辦公自動(dòng)化方式，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行信息化加工，并借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建管理系統(tǒng)，連通入網(wǎng)，在實(shí)現(xiàn)檔案信息完整性、真實(shí)性和可讀性的前提下，不斷提升信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作的工作效率。

（二）建立穩(wěn)定的管理團(tuán)隊(duì)，提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)。為了方便企業(yè)文書(shū)檔案歸檔的效率和質(zhì)量，在檔案管理的信息化進(jìn)程中，企業(yè)必須要保證檔案人員具有一定的計(jì)算機(jī)能力等專業(yè)素質(zhì)。因此，在檔案管理中首先應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行如信息技術(shù)知識(shí)、信息技術(shù)操作方法與規(guī)程等方面專業(yè)的上崗培訓(xùn)，以提升其專業(yè)化、職業(yè)化素養(yǎng)以及檔案管理工作效能，從而推動(dòng)文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（三）加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，完善及優(yōu)化文書(shū)檔案工作模式及管理制度。只有合理進(jìn)行協(xié)作和溝通，才能保證檔案管理創(chuàng)新工作順利開(kāi)展。相關(guān)部門(mén)要成立專門(mén)的監(jiān)督團(tuán)隊(duì)、交流溝通意見(jiàn)反饋團(tuán)隊(duì)以及檔案測(cè)評(píng)團(tuán)隊(duì)，對(duì)文檔管理創(chuàng)新工作進(jìn)行監(jiān)督和控制，完善及優(yōu)化文書(shū)檔案工作模式及管理制度，以保證檔案保存環(huán)境、數(shù)據(jù)庫(kù)及應(yīng)用安全，進(jìn)而保證檔案管理創(chuàng)新工作能夠順利開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，應(yīng)用信息技術(shù)手段創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作，是數(shù)據(jù)化時(shí)代、信息數(shù)據(jù)化趨勢(shì)對(duì)企業(yè)檔案管理提出的要求。為此，在文書(shū)檔案信息化管理過(guò)程中，我們要緊跟時(shí)代潮流，既要在技術(shù)手段上進(jìn)行革新，還要在管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新，以促使檔案管理工作有序開(kāi)展，并充分利用文書(shū)檔案價(jià)值，幫助企業(yè)提升整體綜合實(shí)力。