檔案利用價(jià)值及實(shí)施措施探究

文/寧陽(yáng)華康醫(yī)學(xué)科技有限公司 孫翠玉

檔案作為信息資源的一種，在企事業(yè)單位發(fā)展中占有很重要的地位，對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展起著十分重要的作用和價(jià)值。根據(jù)檔案資源的實(shí)際利用，員工不了解檔案價(jià)值和檔案合理利用的重要性，這非常不理想。因此，企事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步體現(xiàn)檔案的價(jià)值觀和存檔的利用，通過(guò)有效的方式和方法，合理利用檔案，以便更好地理解單位的價(jià)值觀。

一、檔案價(jià)值分析

（一）檔案價(jià)值概念。檔案屬于單位內(nèi)的重要信息。主要功能是記錄單位的實(shí)際發(fā)展，對(duì)當(dāng)前和未來(lái)發(fā)展具有良好的領(lǐng)導(dǎo)作用。因此，文檔資料具有非常重要的價(jià)值。所謂檔案價(jià)值，是指以個(gè)人、集團(tuán)、國(guó)家方面為中心，進(jìn)行相關(guān)社會(huì)活動(dòng)的主體。檔案的信息材料具有積極的作用。換句話說(shuō)，對(duì)于檔案資料，他們可以充分發(fā)揮積極作用，當(dāng)其價(jià)值完全由相關(guān)科目使用時(shí)就可以具體化。但是，如果檔案沒(méi)有被使用，就很難完全體現(xiàn)價(jià)值。因此，檔案價(jià)值的決定性因素本身并不在于人的需求和相互作用的產(chǎn)品。如果沒(méi)有兩個(gè)側(cè)面，則不反映該價(jià)值。

（二）檔案價(jià)值分類。為了檔案的價(jià)值，根據(jù)不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，可以分為以下類別：檔案第一價(jià)值和第二價(jià)值、檔案利用和保存價(jià)值，此外，檔案也具有顯示價(jià)值和長(zhǎng)期價(jià)值。在這些檔案價(jià)值之間，利用價(jià)值是與用戶相關(guān)的檔案材料的重要作用。而且，它也是檔案價(jià)值的重要表現(xiàn)；為了保存價(jià)值，它特別反映了保存時(shí)間，提到檔案是否全部保存；第一個(gè)值是指檔案資料存檔的重要性，檔案第二價(jià)值提及檔案及其他相關(guān)人員的重要性和重要價(jià)值；實(shí)用價(jià)值指相關(guān)社團(tuán)活動(dòng)當(dāng)前進(jìn)程的相關(guān)檔案和材料的重要價(jià)值，引導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)一步了解由于長(zhǎng)期價(jià)值，它可供參考，因?yàn)樗梢赃\(yùn)行多種活動(dòng)。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期保存，檔案對(duì)未來(lái)社會(huì)發(fā)展具有重要價(jià)值和作用。

（三）檔案的保存價(jià)值。1.維護(hù)歷史原貌、穩(wěn)定社會(huì)的證明與基石。大多數(shù)具有證據(jù)價(jià)值和信息價(jià)值的檔案之所以得以保存，是因?yàn)樗鼈兪蔷S護(hù)真實(shí)歷史、保護(hù)國(guó)家、社會(huì)組織和個(gè)人權(quán)益的權(quán)威證據(jù)，是社會(huì)穩(wěn)定的基石。這種證明和基石的功能不是體現(xiàn)在利用上，而是存在的。對(duì)于大多數(shù)信息價(jià)值傳遞檔案而言，它們的存在足以證明歷史記錄是可信的，傳遞給其他信息載體的信息是真實(shí)的。這是他們的主要角色。當(dāng)然，他們也有糾正歷史記錄或其他信息載體上信息虛假的功能，但這已不再是他們的主要角色。因?yàn)闆](méi)有人希望檔案信息傳遞給其他信息載體的價(jià)值是虛假的或錯(cuò)誤的，也不能全部是虛假的或錯(cuò)誤的信息。畢竟，虛假或錯(cuò)誤信息的發(fā)生是非常少的。對(duì)于大多數(shù)具有證據(jù)價(jià)值的檔案來(lái)說(shuō)，它們的存在對(duì)維護(hù)國(guó)家、社會(huì)組織和個(gè)人的權(quán)益，保障社會(huì)穩(wěn)定起到了證明和基石作用。它們的存在是它們的主要作用，利用是它們的次要作用。此外，無(wú)論何時(shí)使用，它們都是少數(shù)，而不是多數(shù)。盡管“從目前各類圖書館特別是綜合性圖書館的使用情況來(lái)看，涉及公證、婚姻、教育、獎(jiǎng)懲、上山下鄉(xiāng)等內(nèi)容檔案的利用率較高”，利用這些檔案仍然是少數(shù)。因?yàn)檫@些檔案的當(dāng)事人不可能都有問(wèn)題，畢竟也有一些問(wèn)題，其中許多是歷史遺留問(wèn)題。對(duì)于有證據(jù)價(jià)值的檔案，其存在本身就構(gòu)成了穩(wěn)定社會(huì)、維護(hù)國(guó)家、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人權(quán)益的價(jià)值。偶爾利用它們解決矛盾，解決糾紛，維護(hù)社會(huì)公平，是對(duì)它們存在價(jià)值的檢驗(yàn)和肯定。但這種考證和肯定只能是少數(shù)。任何人都不想讓每個(gè)社會(huì)組織和個(gè)人因?yàn)橛凶C據(jù)價(jià)值的檔案的存在而對(duì)這些檔案的利用產(chǎn)生爭(zhēng)議或問(wèn)題，那樣一來(lái)，社會(huì)穩(wěn)定就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。2.為后人而保存。有些檔案是為了現(xiàn)在的人們使用的，但不是為了將來(lái)的一代和服務(wù)而保存的。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的研究正在擴(kuò)大，我們要注意未來(lái)一代人沒(méi)有受到今天人們的關(guān)注。今天人們不注意這些問(wèn)題，所以不使用這些檔案。不可能知道未來(lái)的一代什么時(shí)候使用。因此，我們能做的就是為后代保留這些檔案財(cái)富。對(duì)于將來(lái)的一代，保存意味著有些檔案將被保存，但不能在將來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)被使用。3.保存文化遺產(chǎn)。檔案是真正的歷史記錄，為了維護(hù)國(guó)家的本來(lái)面貌，被翔實(shí)記錄。從某種意義上說(shuō)，檔案是維護(hù)國(guó)家文化和國(guó)家文化心理學(xué)的感情。因此，檔案的保存是維護(hù)國(guó)家文化的“根”。因此，收集本身也是目的，它可以為人類留下寶貴的文化遺產(chǎn)，存檔可以永久保存。

二、檔案利用的實(shí)施措施

（一）積極提升現(xiàn)代化檔案服務(wù)水平。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使人們工作、生活、學(xué)習(xí)更加便利。在實(shí)際的生活和工作流程中，人們習(xí)慣于使用信息技術(shù)來(lái)分析、應(yīng)對(duì)、解決問(wèn)題。在實(shí)際操作過(guò)程中，為了節(jié)省時(shí)間，很多文件數(shù)據(jù)用戶使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)搜索信息，因此文件管理部門還必須提高現(xiàn)代文件服務(wù)水平。第一，加快檔案數(shù)據(jù)信息的信息化和電子化，使得能夠?qū)⑺械臋n案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中。這樣，我們不僅可以減少存檔位置的需求，而且可以保持存檔信息的完整性和可靠性。第二，大多數(shù)檔案用戶必須使用有效的方法獲取檔案數(shù)據(jù)。但是，對(duì)于某些檔案，如果相關(guān)部門和國(guó)家的隱私內(nèi)容有關(guān)，相關(guān)人員在轉(zhuǎn)換成信息或數(shù)據(jù)時(shí)必須加密信息或數(shù)據(jù)。

（二）建設(shè)檔案資源中心。為了有效利用檔案，相關(guān)資料管理部門應(yīng)積極建立檔案資料中心，不斷加強(qiáng)和改善。首先，有關(guān)人員應(yīng)注意加強(qiáng)檔案管理，以確保檔案的可靠性和完整性。其次，必須加強(qiáng)檔案的開放。有關(guān)人員應(yīng)注意檔案性質(zhì)的審計(jì)。為了那些擁有開放的自然存檔，應(yīng)該盡量讓更多的人能夠使用它們。

（三）強(qiáng)化檔案資源交流及共享。為了提高檔案利用率，最大限度地利用各種檔案資源的價(jià)值，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)交流和溝通，以便共享檔案信息，并能為更多的人提供檔案資源。進(jìn)一步擴(kuò)大檔案利用范圍，使社會(huì)上更多的人能夠利用檔案。提高檔案利用率，提高檔案資源的價(jià)值和社會(huì)影響，能夠更好地提高檔案資源的功能和價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，對(duì)企事業(yè)單位和相關(guān)部門的發(fā)展起著不可替代的作用。因此，檔案管理部門要提高檔案資源的利用率，以體現(xiàn)檔案價(jià)值。