新時(shí)代檔案開放鑒定工作探析

文/云南省開遠(yuǎn)市檔案局 李建梅

在檔案生成方式由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變成電子檔案的影響下，傳統(tǒng)檔案開放鑒定工作已無法滿足新時(shí)代需要，鑒定類型單一、針對(duì)性差、理念滯后等問題的受關(guān)注程度不斷提升，而為了盡可能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需要，正是本文圍繞新時(shí)代檔案開放鑒定工作開展具體研究的原因所在。

一、現(xiàn)階段檔案開放鑒定工作存在的不足

（一）理念滯后。由于部分檔案工作人員未能跟上時(shí)代發(fā)展步伐，“重保管輕利用，重保密輕開放”的思想仍廣泛存在于我國檔案系統(tǒng)，檔案開放鑒定工作也因此側(cè)重于館藏檔案。此外，由于檔案開放鑒定制約因素眾多且力量薄弱，檔案開放鑒定工作顯著滯后于其他業(yè)務(wù)工作的情況極為常見，這一現(xiàn)狀必須得到重視。

（二）針對(duì)性缺乏。在各種制約因素的影響下，我國多數(shù)檔案館采用間接鑒定法開展檔案開放鑒定工作，通過鑒定檔案案卷目錄，檔案開放鑒定經(jīng)常出現(xiàn)一卷檔案中有一件不宜開放，則整卷不開放的情況。此外，雖然近年來檔案管理的數(shù)字化程度不斷提升，但很多檔案管理人員仍通過查看文件電子目錄開展檔案開放鑒定工作，技術(shù)革新帶來的積極影響因此大大削弱。

（三）開放鑒定類型單一。雖然近年來我國檔案門類和載體不斷增多，大量民生檔案也因此進(jìn)入檔案館，但在筆者的實(shí)際調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，我國很多檔案館往往忽視不同種類和載體檔案的開放鑒定，檔案利用成效自然會(huì)受到負(fù)面影響。

（四）存在銜接問題。在《政府信息公開條例》影響下，政務(wù)信息公開的常態(tài)化程度不斷提升，社會(huì)各界與公眾對(duì)政府信息公開的要求也因此不斷提高，但在具體的實(shí)踐工作中，《政府信息公開條例》與我國檔案開放鑒定工作相關(guān)規(guī)定存在一定銜接問題，信息公開往往會(huì)因此受到不利影響。

二、更好開展檔案開放鑒定工作的策略

（一）依法依規(guī)推動(dòng)開放鑒定工作。為保證新時(shí)代我國能夠開展較高水平的檔案開發(fā)鑒定工作，依法依規(guī)推動(dòng)開放鑒定工作必須得到重視，遵循“提高鑒定質(zhì)量，確保開放利用安全”“誰定密誰解密”原則，明確檔案開放鑒定工作制度屬于其中關(guān)鍵。1.遵循“提高鑒定質(zhì)量，確保開放利用安全”原則。為真正依法依規(guī)推動(dòng)開放鑒定工作，“提高鑒定質(zhì)量，確保開放利用安全”原則的遵循必須得到檔案管理人員重視，“逐件逐頁審核”“審慎進(jìn)行劃控、鑒定工作”的要求也需要同時(shí)得到重視。在具體的檔案開放鑒定工作中，需實(shí)現(xiàn)檔案控制使用范圍的動(dòng)態(tài)管理和適時(shí)調(diào)整，并縮短檔案開放鑒定周期，同時(shí)將檔案案卷級(jí)開放改為文件級(jí)開放，即可為新時(shí)代檔案開放鑒定工作的更高水平開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。2.貫徹“誰定密誰解密”原則。結(jié)合《中華人民共和國保守國家秘密法》，檔案開放鑒定工作需遵循“誰定密誰解密”原則，因此各地檔案局應(yīng)結(jié)合自身需要開展涉密檔案解密審查工作，考慮到該工作范圍廣、經(jīng)驗(yàn)少、難度大，檔案管理人員必須多方征求意見。

（二）明確檔案開放鑒定工作制度。為保證檔案開放鑒定工作順利開展，檔案開放鑒定工作制度的明確同樣不容忽視，相關(guān)省、州、市檔案局需要在其中充分發(fā)揮自身作用，以此制定《檔案館館藏檔案開放工作管理辦法》，并同時(shí)推行檔案開放鑒定實(shí)施細(xì)則，由此明確檔案開放鑒定工作的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、工作程序，同時(shí)創(chuàng)新指導(dǎo)模式，檔案開放鑒定工作的水平提升便能夠獲得有力支持。

（三）充分應(yīng)用新理念、新機(jī)制。1.應(yīng)用思路。通過樹立服務(wù)主導(dǎo)理念、實(shí)現(xiàn)館室聯(lián)動(dòng)推進(jìn)工作，新理念、新機(jī)制便能夠更好服務(wù)于新時(shí)代的檔案開放鑒定工作。服務(wù)主導(dǎo)理念的樹立是為了打破檔案開放鑒定工作的各種束縛，以此明確“開放是常態(tài)，不開放是例外”認(rèn)知，即可結(jié)合需求導(dǎo)向明確公眾關(guān)注和需求的重點(diǎn)與熱點(diǎn)，社會(huì)和群眾急需檔案的優(yōu)先鑒定開放自然能夠順利實(shí)現(xiàn)；館室聯(lián)動(dòng)推進(jìn)工作需結(jié)合“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”體制展開，安全、高效、統(tǒng)一的原則也需要得到較好遵循，由此即可最終建立相關(guān)單位協(xié)同參與、各機(jī)關(guān)綜合檔案室為輔、檔案館為主的開放鑒定工作新機(jī)制。2.具體應(yīng)用路徑。為真正實(shí)現(xiàn)新理念、新機(jī)制的充分應(yīng)用，機(jī)構(gòu)和制度的建立、加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)管、館藏檔案開放鑒定的積極推動(dòng)屬于其中關(guān)鍵，具體路徑如下：（1）機(jī)構(gòu)和制度的建立。需建立區(qū)域檔案開放鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，小組應(yīng)由機(jī)關(guān)協(xié)作組長(zhǎng)、業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、檔案局負(fù)責(zé)人組成，以此負(fù)責(zé)區(qū)域檔案開放鑒定總體規(guī)劃，區(qū)域內(nèi)檔案室、檔案館作為工作主體，由此形成各負(fù)其責(zé)、分級(jí)管理、統(tǒng)一部署的聯(lián)動(dòng)工作機(jī)制。同時(shí)還需要結(jié)合不同檔案和類別，以此制定可行性較高的檔案開發(fā)工作流程和實(shí)施細(xì)則，高水平的檔案開放鑒定工作開展可由此獲得充足依據(jù)。如遇涉密檔案鑒定，可在必要時(shí)設(shè)立降解密工作小組，小組應(yīng)由保密部門人員、相關(guān)行業(yè)人員以及檔案局主要業(yè)務(wù)人員組成。（2）加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)管?？紤]到檔案開放鑒定工作的難度大、范圍廣且專業(yè)性較強(qiáng)，相關(guān)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)同樣不容忽視，因此各地檔案局必須加強(qiáng)日常監(jiān)管工作，同時(shí)實(shí)行“三納入”，這里的“三納入”指的是納入檔案法執(zhí)法檢查內(nèi)容、納入規(guī)范化檔案室創(chuàng)建要求、納入年檢評(píng)查范圍。（3）館藏檔案開放鑒定的積極推動(dòng)。需重點(diǎn)關(guān)注增量檔案、存量檔案的開放鑒定工作，以此結(jié)合政務(wù)信息公開條例、政府信息公開條例，逐步實(shí)現(xiàn)開放鑒定工作的分期分批、先易后難開展，民生檔案開放鑒定探索也需要同時(shí)得到重視。

（四）關(guān)注現(xiàn)代技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)用。為更好適應(yīng)新時(shí)代變化，現(xiàn)代技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用同樣需要得到重視，具體應(yīng)用如下：1.“現(xiàn)代技術(shù)+人工智能”。為提高檔案開放鑒定水平，“現(xiàn)代技術(shù)+人工智能”的應(yīng)用探索必須得到重視，由此借助技術(shù)實(shí)現(xiàn)超前管控，開展電子全文鑒定、人技融合輔助鑒定。超前管控的實(shí)現(xiàn)需得到OA系統(tǒng)、電子文件歸檔和接收系統(tǒng)的支持，“是否公開”字段設(shè)置需得到重點(diǎn)關(guān)注；電子全文鑒定需實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化成果的充分應(yīng)用，以此突破時(shí)空限制開展疑難文件的復(fù)審或聯(lián)合鑒定；人技融合輔助鑒定需結(jié)合政府信息條例和相關(guān)法律法規(guī)，以此提煉關(guān)鍵詞、敏感詞進(jìn)行全文搜索，即可實(shí)現(xiàn)批量化的檔案開放鑒定。2.“開放信息+網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)”。為滿足社會(huì)利用需求，“開放信息+網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)”的應(yīng)用同樣需要得到重視，以此實(shí)現(xiàn)檔案開放信息的多形式公布、檔案數(shù)字化成果優(yōu)化并建立區(qū)域開放檔案利用平臺(tái)，檔案開放鑒定即可更好滿足時(shí)代發(fā)展需要。檔案開放信息的多形式公布需針對(duì)不同的檔案分別展開，如涉及著作權(quán)的照片檔案需進(jìn)行處理，婚姻檔案需設(shè)置權(quán)限并進(jìn)行一定處理；檔案數(shù)字化成果優(yōu)化需重點(diǎn)關(guān)注分開打包和命名方法應(yīng)用；區(qū)域開放檔案利用平臺(tái)的建立是為了實(shí)現(xiàn)跨層級(jí)、跨區(qū)域、館際、館室的信息資源共享，由此即可更好滿足社會(huì)和公眾對(duì)檔案信息的利用需求，這一過程需重點(diǎn)關(guān)注全文專題數(shù)據(jù)庫和區(qū)域性開放檔案目錄中心的建立，同時(shí)強(qiáng)化現(xiàn)有檢索服務(wù)功能，以此提供全文查詢和信息導(dǎo)航，即可滿足社會(huì)各界的多層次、多渠道、多途徑檔案查詢需求。

三、結(jié)論

綜上所述，新時(shí)代檔案開放鑒定工作的更高水平開展存在必要性，在此基礎(chǔ)上，本文涉及的遵循“提高鑒定質(zhì)量，確保開放利用安全”原則、明確檔案開放鑒定工作制度、加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)管、“現(xiàn)代技術(shù)+人工智能”等內(nèi)容，則提供了可行性較高的新時(shí)代檔案開放鑒定工作開展路徑，而為了進(jìn)一步提高該工作的整體水平，檔案館公共服務(wù)能力的提升、開放鑒定業(yè)務(wù)交流培訓(xùn)的開展同樣需要得到重視。