新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)途徑探討

文/郴州市第一人民醫(yī)院 杜秀霞 彭麗娟

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式下，這項工作的好壞基本上由檔案管理人員知識技能、職業(yè)素養(yǎng)等決定，同時也受到醫(yī)院管理能力和硬件設(shè)施條件的影響，這就讓醫(yī)院之間在檔案管理工作上出現(xiàn)了很大差異。在社會進步與發(fā)展過程中，信息化水平越來越高，信息化管理也逐步普及，而傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)非常落后，難以跟上時代發(fā)展的腳步，需要不斷提升管理信息化水平，才能滿足檔案管理工作各項需求。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展中出現(xiàn)了大量的電子文件。對醫(yī)院數(shù)字化檔案信息來說，通常來源于以下幾個方面：一是在醫(yī)院日常行政事務(wù)中將產(chǎn)生很多檔案，如上級與有關(guān)部門下發(fā)的文件、報表和通知等，通常由網(wǎng)絡(luò)進行傳達(dá)，以往檔案管理工作主要以手工方式為主，這難以滿足新時期醫(yī)院檔案存儲、收集、管理與利用的需求。二是在醫(yī)院各項業(yè)務(wù)流程中形成的大量檔案。在計算機普及與應(yīng)用中，醫(yī)院在日常醫(yī)療事務(wù)中也逐步應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理方式，患者由住院掛號開始就將相關(guān)信息輸入計算機網(wǎng)絡(luò)中。在信息化背景下醫(yī)院管理模式有了巨大變革，加快檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)勢在必行，這樣才能進一步提升檔案管理的水平，發(fā)揮出服務(wù)社會、服務(wù)群眾的功能。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，注重檔案管理人才培養(yǎng)。要想提升醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)水平，需要各級領(lǐng)導(dǎo)與各部門提高重視程度，主動參與進來。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理信息化建設(shè)提高到發(fā)展戰(zhàn)略的高度，不僅要在資金上增加投入，還要不斷對管理方式進行優(yōu)化，從而為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員也要具備主人翁意識，積極投入到檔案法律法規(guī)宣傳中，要根據(jù)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)要求，認(rèn)真做好本職工作。醫(yī)院要注重培養(yǎng)更多的檔案管理人才，通過“請進來、送出去”等方式，為他們提供更多業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機會，并引進更多素質(zhì)高、能力強的專業(yè)檔案管理人才，讓檔案管理信息化建設(shè)有良好基礎(chǔ)。

（二）加強檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。當(dāng)前我院檔案資料以紙質(zhì)、照片等形式為主，醫(yī)院存儲檔案的庫房空間并不大，且在溫度、濕度、防火等各種因素的影響下，對檔案庫房帶來巨大的考驗，不利于檔案的長久保存。醫(yī)院進行檔案信息化建設(shè)時，應(yīng)該注重對各項軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的完善，其中硬件設(shè)施主要包括計算機、存儲設(shè)備、多媒體影像采集和錄入系統(tǒng)等，以及照相機、掃描儀和復(fù)印件；而軟件設(shè)施則包括檔案管理軟件、計算機操作系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)和信息安全軟件等。隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展，社會更新?lián)Q代速度也逐步加快，在安裝設(shè)備的過程中也要關(guān)注其冗余度，提前做好規(guī)劃，確保設(shè)備能夠第一時間升級。

（三）建立局域網(wǎng)，實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。由于局域網(wǎng)適用范圍并不大，網(wǎng)絡(luò)有著獨立性特點，因此其安全性也很高。醫(yī)院檔案部門要注重對室藏的規(guī)范，在其中增加文書、病案、人事與圖書檔案等內(nèi)容，建設(shè)成醫(yī)院信息中心。要在中心網(wǎng)絡(luò)平臺應(yīng)用自動化軟件，負(fù)責(zé)發(fā)揮出檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布和檔案查詢等作用。通過這種方法，在醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)的支持下，才能有效對各個業(yè)務(wù)流程的信息進行集中與整合，定期將相關(guān)檔案信息與目錄發(fā)布到局域網(wǎng)上，便于員工及時了解醫(yī)院信息，達(dá)到資源共享目的，也為檔案工作成果的轉(zhuǎn)化與應(yīng)用奠定良好基礎(chǔ)。這樣醫(yī)院檔案管理與利用效率才能實現(xiàn)提升，為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展奠定更好的基礎(chǔ)。

（四）提升網(wǎng)絡(luò)資源利用率。醫(yī)院通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠達(dá)到優(yōu)化資源配置的目的，在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，檔案管理實現(xiàn)信息化后，可以更加高效、便捷地利用檔案資源。我們在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，要從珍貴歷史資料、文獻資料、學(xué)科進展和名醫(yī)醫(yī)案等出發(fā)，采取電子文件的形式進行分類保存，在醫(yī)院局域網(wǎng)的支持下實現(xiàn)上傳與查閱。這樣既能夠讓檔案原件得到有力保護，防止原件出現(xiàn)損壞，也能夠為臨床、科研人員等帶來便利，促使他們提升診療水平。檔案管理信息化除了能夠把醫(yī)院的“死資料”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎顚殠臁币酝?，也在醫(yī)院學(xué)術(shù)傳承上發(fā)揮著重要作用。對于醫(yī)院黨務(wù)工作、行政工作、醫(yī)學(xué)教研和基建圖紙等來說，實現(xiàn)檔案信息化，可以達(dá)到節(jié)約空間、便于查詢的目的。

三、結(jié)語

總之，加快推進醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，有利于我國醫(yī)療事業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展，這在醫(yī)院現(xiàn)代化信息化管理中占有重要地位。因此醫(yī)院檔案管理人員要注重學(xué)習(xí)，掌握更多專業(yè)的檔案管理知識，提升計算機操作技能，實現(xiàn)自身素質(zhì)修養(yǎng)的不斷提升。同時醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要在思想上引起高度重視，在人力、物力和財力上給予更多支持，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造更有利的條件，更好地為廣大患者服務(wù)。