基于某高校的后勤工作信息化思考

文/北京教育科學(xué)研究院 劉慧媛 唐亮

后勤工作是我院開展各科研工作和教學(xué)任務(wù)的基礎(chǔ)，是我單位事業(yè)發(fā)展的根基。上世紀末期，全國高校經(jīng)歷了如火如荼的后勤社會化改革，有效轉(zhuǎn)換了后勤工作運行機制，顯著提高了后勤服務(wù)保障水平，我院作為北京市教育體系的科研支撐部門，也將物業(yè)管理、食堂運營等工作以政府采購的形式委托給了社會后勤服務(wù)集團。但長期以來，我院后勤工作本身未能從根本上改變傳統(tǒng)的勞動服務(wù)方式，仍然以手動辦理為主，一定程度上阻礙著后勤管理水平的提升和辦事效率的提高。此外，我院因多次搬遷、多址辦公等諸多方面因素的影響，后勤工作較為薄弱，在制度建設(shè)、人員結(jié)構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施等方面都有不足。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進步，信息技術(shù)與后勤工作的結(jié)合給各項工作的開展帶來了新思路，后勤服務(wù)軟件的使用對提升后勤管理水平、增強后勤服務(wù)能力、提高后勤勞動效率具有重要的作用。我院后勤工作實行信息化對轉(zhuǎn)變后勤管理思路、提升工作效率、改變工作模式有著重要的現(xiàn)實意義。

一、后勤工作信息化的目的和意義

（一）實現(xiàn)了工作效率的提高和運作成本的降低。后勤工作支撐著一個單位的正常運作和對相關(guān)物資與管理進行科學(xué)合理的調(diào)配及安排，例如車輛保障、能源供應(yīng)、餐飲會務(wù)等其他事項都屬于事業(yè)單位后勤工作的范疇，所涉及的范圍非常廣泛、項目復(fù)雜，實際管理起來非常復(fù)雜。后勤工作信息化基本能夠?qū)崿F(xiàn)后勤工作運行過程中的辦公無紙化、操作數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息共享化、服務(wù)人性化的要求。后勤工作通過物業(yè)系統(tǒng)、綜合辦公系統(tǒng)、報修系統(tǒng)、節(jié)能監(jiān)管平臺系統(tǒng)運作后，將傳統(tǒng)的人工受理服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C離/在線服務(wù)，有效縮短了傳統(tǒng)人工模式下的處理流程，降低了后勤工作的運行成本，既節(jié)省了時間，又拓寬了后勤工作發(fā)展的空間，對提高后勤工作效率、做好服務(wù)保障工作具有積極的推動作用。

（二）實現(xiàn)了后勤管理的科學(xué)化和精細化。后勤工作信息化本質(zhì)上是管理信息化的一部分。管理信息化是要實現(xiàn)管理軟件與硬件(包括管理者)的有機結(jié)合從而實現(xiàn)管理的系統(tǒng)化、程序化，以達到管理效率的最大化。后勤工作信息化將信息化與管理機制有機結(jié)合，這對完善工作制度、轉(zhuǎn)變工作理念、優(yōu)化人才隊伍建設(shè)和機構(gòu)設(shè)置調(diào)整有著積極的推動作用。后勤工作信息化使信息溝通更為有效，有效促進組織建構(gòu)扁平化，加大對管理層和執(zhí)行層的關(guān)系，使管理更為規(guī)范，協(xié)調(diào)更為方便，實現(xiàn)各類信息的有效整合、集成和共享，達到業(yè)務(wù)流程的合理充足和管理職能的改變，進而實現(xiàn)了后勤管理的科學(xué)化與精細化。

（三）符合我國對供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的新要求。習(xí)近平總書記在2016年1月26日下午主持召開中央財經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組第十二次會議時強調(diào)，供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的根本目的是提高社會生產(chǎn)力水平，要在適度擴大總需求的同時，去產(chǎn)能、去庫存、去杠桿、降成本、補短板，提高供給結(jié)構(gòu)適應(yīng)性和靈活性，使供給體系更好適應(yīng)需求結(jié)構(gòu)變化。這啟發(fā)了我們，我院職能工作和業(yè)務(wù)工作已經(jīng)形成了供給-需求模式，而后勤工作信息化本質(zhì)就是對傳統(tǒng)后勤工作流程進行優(yōu)化，提高后勤業(yè)務(wù)辦理效率、補全手工辦理后勤工作產(chǎn)生的各種短板，降低了工作成本，這對我院整體服務(wù)供給工作的優(yōu)化有著積極的促進作用。

二、我國后勤工作信息化進程

在我國后勤工作整體信息化的進程中，根據(jù)需求的不同層面可大致分為基礎(chǔ)辦公、業(yè)務(wù)軟件、信息卡和數(shù)字管理四個階段：

（一）基礎(chǔ)辦公階段。在后勤工作信息化的初期，很多業(yè)務(wù)開始使用Word、Excel、PowerPoint等較為常用的辦公軟件，多用于公文處理、信息記錄等，滿足日常辦公基本需求。

（二）軟件滲透階段。這一階段后勤工作開始使用資產(chǎn)管理、物業(yè)系統(tǒng)、報修系統(tǒng)等管理系統(tǒng)軟件，簡化業(yè)務(wù)辦理流程，較為系統(tǒng)地對信息實現(xiàn)了流轉(zhuǎn)和管理功能，但各業(yè)務(wù)軟件間運行相對獨立，信息互通程度低。

（三）業(yè)務(wù)整合階段。以信息卡為支撐，由最初用于食堂售飯的IC卡，逐步延伸到水、電計費、門禁等領(lǐng)域，主要對消費信息有所管控，并逐步將多業(yè)務(wù)進行整合至以信息卡為媒介的系統(tǒng)中去，可以進行初步的消費管理和成本核算，但還沒有涉及后勤其它業(yè)務(wù)和綜合管理。

（四）信息整合階段。這個階段信息化程度較高，使用了信息化平臺管理，被稱作“數(shù)字后勤”，它不僅把前三個階段包含的所有消費層面、成本層面、核算層面進行數(shù)據(jù)信息整合，同時還能夠把后勤工作整體業(yè)務(wù)流程進行綜合處理和分析，形成統(tǒng)一的后勤管理數(shù)據(jù)信息平臺。

三、我院目前后勤工作使用信息手段辦公的現(xiàn)狀

按照我院職能及部門劃分，后勤工作涵蓋車輛管理、醫(yī)療衛(wèi)生、維修維護、房屋管理、資產(chǎn)管理等工作。自2012年以來，根據(jù)市教委、市財政局等上及部門要求，開始逐步將后勤工作部分職能嘗試利用信息化手段進行管理。截至2015年底，已將資產(chǎn)管理各項工作通過OA辦公系統(tǒng)和市財政資產(chǎn)管理平臺進行辦理。但后勤工作由于長期多址辦公、涉及職能較多、業(yè)務(wù)范圍較廣、工作性質(zhì)基礎(chǔ)等特點，想要以信息化手段整合資源和集中辦理提高辦事效率還是存在著一定困難。

（一）后勤工作職能覆蓋廣，業(yè)務(wù)辦理分散。按照職能劃分，后勤工作涵蓋“食、住、行、水、電、暖”等各個方面十幾個行業(yè)。在這基礎(chǔ)上根據(jù)后勤服務(wù)的特點再次劃分，可以進一步分為兩類，即內(nèi)部管理部分和經(jīng)營服務(wù)部分。其中內(nèi)部管理部分涉及文件管理、人事管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)管理等工作，經(jīng)營服務(wù)管理包含辦公用房安排、家具配備、公車使用、水電使用、衛(wèi)生檢查、報修維修、食堂管理、保潔綠化等。按我院具體情況，后勤工作涵蓋經(jīng)營服務(wù)管理的所有工作和內(nèi)部管理的資產(chǎn)管理工作。所涵蓋的這些工作具有廣泛性、多元性、滲透性和長期性，需要投入較多的人力和物力去維持，這給后勤工作管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)帶來了困難。

（二）后勤工作信息化程度低，管理水平受影響。在我院多項后勤工作業(yè)務(wù)中，僅有固定資產(chǎn)工作使用院OA辦公系統(tǒng)及市財政平臺實現(xiàn)了部分功能，其余工作業(yè)務(wù)僅涉及使用如Office、Excel等基礎(chǔ)辦公軟件進行簡單的記錄和核算，整體信息化水平較低，業(yè)務(wù)辦理仍然以人工手動運作為主。此外，目前我院辦理行政事務(wù)的信息化手段主要依托于我院網(wǎng)站和OA系統(tǒng)，辦理方式和途徑較為單一，較為依賴平臺整體的使用率和登陸率。根據(jù)2015年固定資產(chǎn)報廢/處置實際情況來看，使用OA辦公系統(tǒng)在線辦理業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)成功率極低，仍以手動辦理為主，職工普遍反映因操作、使用頻率的問題，無法充分實現(xiàn)管理信息化優(yōu)勢，后勤管理水平的提升受到了一定程度的限制。

（三）人員素質(zhì)不高，缺乏信息化專業(yè)人才。在經(jīng)歷了事業(yè)單位人事制度的改革后，我院后勤工作隊伍大多屬于工勤編制或派遣員工，近年來年齡結(jié)構(gòu)逐漸老化，管理綜合素質(zhì)有待提高，并且大多無法熟練使用信息化手段輔助管理，高素質(zhì)人才又因后勤崗位吸引力不足很難引進，導(dǎo)致在實際工作中懂技術(shù)、懂管理又懂業(yè)務(wù)的后勤工作信息化人才十分缺乏。想通過掌握和運用信息技術(shù)改善后勤工作和服務(wù)水平存在一定的困難，更談不上主動根據(jù)工作需求拓展信息應(yīng)用、根據(jù)數(shù)據(jù)信息的分析提高后勤管理水平了。另一方面，我院后勤人員目前接受培訓(xùn)以專業(yè)技術(shù)為主，管理方面培訓(xùn)尤其是信息化相關(guān)培訓(xùn)機會較少，在崗職工沒有平臺可以學(xué)習(xí)和掌握管理信息方面知識，一定程度上影響著先進管理手段的實施。

（四）后勤管理制度老舊，信息化難度大。我院硬件基礎(chǔ)設(shè)施由于分址辦公等諸多因素相對滯后，基于這種現(xiàn)實情況，后勤工作制度涉及的工作流程、辦理方式、管理辦法、工作機制依舊適用于人工辦理。在2013年11月院辦統(tǒng)一公示正在執(zhí)行的規(guī)章制度文件中，目前后勤工作在實行的管理辦法有《兼職司機管理辦法》（京教科院院字〔2005〕10號）《機動車管理辦法（試行）》（京教科院院字〔2005〕10號）及《關(guān)于辦公用車的配置與管理意見》（京教科院院字〔2003〕6號），除公務(wù)用車所涉及的規(guī)章制度已有多年未經(jīng)繼續(xù)完善，其余水電氣暖、用房管理等工作的制度依舊參考1998年制定的我院規(guī)章制度匯編。后勤工作管理制度上的落后，使得管理理念、管理模式和辦理渠道如果想要轉(zhuǎn)變，就需要較大程度上的后勤管理整體變革和人員觀念上的轉(zhuǎn)變，這使得后勤工作信息化的開展和推廣有著一定的阻礙。

四、我院后勤工作信息化的幾點建議

（一）做好頂層設(shè)計，系統(tǒng)規(guī)劃后勤工作信息化。目前后勤工作使用的業(yè)務(wù)軟件或系統(tǒng)已相對成熟，主要以一卡通系統(tǒng)為依托，整合了門禁、售飯、水電計費、報修、用房管理、物業(yè)管理、能源管控等系統(tǒng)。辦理集中、統(tǒng)一高效的后勤服務(wù)信息平臺，可以簡化辦公流程，減少資源浪費，并且一定程度上能夠?qū)崿F(xiàn)資源管控和成本核算功能。但信息化本身涉及全院多個部門和眾多業(yè)務(wù)，后勤工作信息化還需要我院從信息化的全局統(tǒng)籌考慮，以搬遷新址為契機，結(jié)合各個職能部門具體業(yè)務(wù)，通過系統(tǒng)科學(xué)的頂層設(shè)計，系統(tǒng)規(guī)劃全院信息化的布局和整體進程，促進業(yè)務(wù)部門和職能部門間的資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同和服務(wù)支撐，避免出現(xiàn)職責(zé)交叉和管理空白，保證我院各項工作良好運作，更好地推動我院事業(yè)長足發(fā)展。

（二）明晰工作職能職責(zé)，建立健全配套制度機制。我院后勤工作職能職責(zé)需要進一步明晰，改善目前后勤工作本身職能覆蓋廣、業(yè)務(wù)辦理分散的現(xiàn)狀，用信息化手段提高后勤工作的集中辦理和業(yè)務(wù)整合。需要根據(jù)我院實際情況對后勤各項工作責(zé)體進行落實，并結(jié)合具體職能職責(zé)不斷建立和進一步完善后勤工作信息化相關(guān)制度，健全后勤工作信息化業(yè)務(wù)辦理、人員配備、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、監(jiān)督監(jiān)管、激勵等配套機制，加強后勤管理的科學(xué)性和有效性，推動后勤工作信息化順利開展，確保后勤工作信息化能夠取得預(yù)期實效。

（三）加大經(jīng)費投入，保障后勤工作信息化有側(cè)重地分步開展。后勤工作本身涉及很多領(lǐng)域，結(jié)合我院后勤工作信息化實際需求，需要進行網(wǎng)絡(luò)硬件建設(shè)、系統(tǒng)維護支持和軟件系統(tǒng)購買等各項工作，根據(jù)目前后勤工作信息化的發(fā)展階段和水平，無論是開發(fā)新的系統(tǒng)平臺將后勤工作各項業(yè)務(wù)加載進去還是獨立購買單項后勤工作運行軟件，都需要不小的資金支持，所以經(jīng)費投入是后勤工作信息化工作有效開展的重要保障。此外，結(jié)合我院信息化整體情況和后勤工作信息化程度低的現(xiàn)狀，從硬件建設(shè)到軟件應(yīng)用，從投入使用到運行維護都需要階段性的鞏固，后勤工作信息化工作的整體開展要有所側(cè)重地分期、分批逐步建設(shè)和推廣。

（四）加強后勤人才隊伍建設(shè)，確保信息化手段充分應(yīng)用。要做好后勤工作信息化建設(shè)，充分發(fā)揮信息化平臺的作用，需要一批能夠掌握、處理和利用信息化手段的人才隊伍。加強人才隊伍建設(shè)可以從兩方面進行：一是引進一部分善于利用信息化技術(shù)的管理人才，在后勤隊伍內(nèi)部建設(shè)一支管理意識強、創(chuàng)新意識強、技術(shù)精湛的團隊。另一方面，要完善后勤職工的培訓(xùn)體系，對不同應(yīng)用層次的職工進行具有針對性的技能培訓(xùn)，或是運用行政手段激勵機制來鼓勵和激勵職工學(xué)習(xí)和運用，逐步實現(xiàn)形成一支高素質(zhì)、成體系的管理和技術(shù)隊伍，確保信息化手段充分的應(yīng)用。