大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)合同檔案信息化管理的有效措施

文/上海市堤防（泵閘）設(shè)施管理處 徐燕

在事業(yè)單位管理中，合同成為其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要憑證，為事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供了重要保障，作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中各方權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的重要憑證，是事業(yè)單位商業(yè)經(jīng)濟(jì)信息記錄的直接載體，直接決定著合同檔案管理水平，對(duì)提升事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)水平有著積極的促進(jìn)作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，加強(qiáng)合同檔案管理應(yīng)樹(shù)立正確的信息化意識(shí)，在分析加強(qiáng)合同檔案信息化管理重要作用的基礎(chǔ)上，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到合同檔案管理中，改變傳統(tǒng)的合同檔案管理模式，全面促進(jìn)合同檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以便更好地服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)。

一、加強(qiáng)合同檔案信息管理的重要作用

（一）創(chuàng)新合同檔案管理模式。傳統(tǒng)的合同檔案管理往往圍繞合同的類(lèi)型、作用范圍對(duì)檔案類(lèi)型進(jìn)行劃分，這種傳統(tǒng)的答案劃分方法使合同檔案呈現(xiàn)分散性特征，各種合同檔案信息資源難以有效集中，由于一些事業(yè)單位缺乏合同檔案集中管理意識(shí)，并沒(méi)有成立單獨(dú)的業(yè)務(wù)部門(mén)針對(duì)合同檔案實(shí)施統(tǒng)一管理，難以提高合同檔案管理效率。以筆者所在事業(yè)單位為例，主要工作是負(fù)責(zé)一些水利檔案及相關(guān)資料審核工作，采用傳統(tǒng)檔案管理方法，效率較低。伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多企業(yè)部門(mén)將信息技術(shù)應(yīng)用到合同檔案管理中，借助信息管理系統(tǒng)對(duì)合同檔案實(shí)施統(tǒng)一管理，以信息技術(shù)為主要手段實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的有效對(duì)接及系統(tǒng)集成，以合同檔案管理集成化系統(tǒng)對(duì)各種合同檔案信息資源實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一分類(lèi)，針對(duì)合同檔案的不同類(lèi)型將其存儲(chǔ)到相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)電子合同與紙質(zhì)合同的集成化應(yīng)用，使傳統(tǒng)檔案信息化管理模式得到有效創(chuàng)新。

（二）保證合同檔案內(nèi)容完整可靠。依靠信息技術(shù)創(chuàng)新傳統(tǒng)合同檔案管理模式提高了合同檔案管理的有效性，并使合同檔案得到更廣泛的應(yīng)用，合同檔案管理系統(tǒng)也實(shí)現(xiàn)了高度集成。規(guī)避了人工管理中無(wú)法有效分析合同檔案類(lèi)型，將合同責(zé)任人的資信證明材料與合同簽署有關(guān)材料歸檔環(huán)節(jié)忽略掉，影響合同檔案內(nèi)容完整性的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)合同檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，借助檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)合同經(jīng)辦人職責(zé)清晰界定，通過(guò)相關(guān)的資信證明及合同簽署有關(guān)材料的功能模塊設(shè)置，能及時(shí)報(bào)送合同責(zé)任人有關(guān)信息材料。在合同簽署后，借助可視化系統(tǒng)上傳電子印章，進(jìn)一步對(duì)數(shù)字合同數(shù)據(jù)進(jìn)行完善，確保合同檔案管理系統(tǒng)電子合同數(shù)據(jù)內(nèi)容完整。在保證合同數(shù)據(jù)完整基礎(chǔ)上對(duì)紙質(zhì)文本合同及時(shí)歸檔，將相關(guān)電子合同數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，紙質(zhì)文本合同存儲(chǔ)到檔案保管室，以保障合同檔案內(nèi)容的完整性。

（三）推進(jìn)紙質(zhì)合同檔案及時(shí)歸檔。將信息技術(shù)全面應(yīng)用到紙質(zhì)合同檔案管理中后，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)針對(duì)數(shù)字合同信息進(jìn)行有效的采集分析，尤其設(shè)置相關(guān)傳感器對(duì)檔案系統(tǒng)的入庫(kù)信息及時(shí)采集分析，要對(duì)系統(tǒng)采集信息數(shù)據(jù)及時(shí)追蹤處理。將合同檔案信息通過(guò)數(shù)字信息系統(tǒng)及時(shí)與事業(yè)單位管理系統(tǒng)對(duì)接，使紙質(zhì)合同文件能及時(shí)歸檔并及時(shí)促進(jìn)報(bào)賬。檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)合同進(jìn)行歸檔后，激活合同報(bào)賬流程，并通過(guò)經(jīng)辦人發(fā)起合同報(bào)賬，確保紙質(zhì)合同檔案能及時(shí)歸檔，防止信息泄露。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代合同檔案信息化管理模式構(gòu)建

（一）全面推動(dòng)大數(shù)據(jù)合同檔案信息資源建設(shè)。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到合同檔案信息資源管理中要注重以紙質(zhì)文獻(xiàn)為主的資源利用主體建設(shè)，包括檔案記錄、檔案信息采集及特色檔案資源建設(shè)等。檔案資源建設(shè)面向不同的服務(wù)人群提供資源支持，在自身職能發(fā)揮過(guò)程中要發(fā)揮出特色檔案資源的優(yōu)勢(shì)，使特色檔案資源符合人們的使用需求?？紤]到檔案管理部門(mén)有限的人力物力，以合同檔案信息資源為核心的檔案管理模式建設(shè)，首先要滿(mǎn)足檔案信息查詢(xún)需求；其次要滿(mǎn)足檔案文獻(xiàn)查詢(xún)需要，對(duì)于不同部門(mén)的檔案信息查詢(xún)需求可協(xié)同其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府部門(mén)為相應(yīng)的部門(mén)使用檔案資源提供保障，面向檔案信息使用者提供開(kāi)放獲取服務(wù)，與社會(huì)其他領(lǐng)域的檔案信息化服務(wù)相區(qū)分，滿(mǎn)足不同需求用戶(hù)的資源獲取需求。

（二）大數(shù)據(jù)合同檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。大數(shù)據(jù)檔案管理模式逐漸以信息使用者的開(kāi)放獲取資源服務(wù)為核心，檔案管理部門(mén)作為檔案資源體系的重要支撐部分，在面向不同部門(mén)提供相關(guān)檔案信息查詢(xún)服務(wù)的基礎(chǔ)上，著重于檔案資料存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以相關(guān)的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)面向用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)，為了滿(mǎn)足不同用戶(hù)的檔案資源使用需求，在整合大部分開(kāi)放性數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，針對(duì)不同方面的檔案資源提供長(zhǎng)期保存服務(wù)，與社會(huì)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)對(duì)接，既發(fā)揮檔案資源的時(shí)效性?xún)r(jià)值，也著力擴(kuò)展相關(guān)的檔案資源服務(wù)，使檔案更能滿(mǎn)足用戶(hù)的個(gè)性化需求。

（三）檔案資源進(jìn)行大數(shù)據(jù)采集、加工、存儲(chǔ)。對(duì)分散的檔案數(shù)據(jù)資源采集、加工是檔案管理的重要組成部分，主要是針對(duì)大量資源的集成與應(yīng)用開(kāi)展服務(wù)活動(dòng)。大數(shù)據(jù)管理模式的構(gòu)建更應(yīng)側(cè)重對(duì)各個(gè)層面分散的檔案資源采集、加工、存儲(chǔ)，尤其是針對(duì)大量開(kāi)放的合同檔案資源進(jìn)行采集，并從海量的檔案資源數(shù)據(jù)中提取出高價(jià)值的信息，使用大數(shù)據(jù)算法對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)一步加工整合，使檔案數(shù)據(jù)成為有價(jià)值可供用戶(hù)參考咨詢(xún)的檔案信息。這點(diǎn)可借鑒英國(guó)政府的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使用數(shù)據(jù)采集技術(shù)針對(duì)分散在各個(gè)網(wǎng)絡(luò)空間及領(lǐng)域的檔案資源進(jìn)行采集，采用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)一步存儲(chǔ)，建設(shè)大量的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)豐富館藏資源體系，為用戶(hù)提供大量專(zhuān)業(yè)的合同檔案數(shù)據(jù)，并構(gòu)建專(zhuān)供用戶(hù)使用合同檔案信息的數(shù)據(jù)共享網(wǎng)絡(luò)，與檔案管理者共享檔案資源，使大數(shù)據(jù)分析技術(shù)與資源共享有效結(jié)合。

三、加強(qiáng)合同檔案信息化管理的有效措施

（一）全面加強(qiáng)大數(shù)據(jù)合同檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。在當(dāng)前基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還未完善、網(wǎng)絡(luò)制度還不健全的環(huán)境下，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案管理模式還存在一定困難，而且檔案資源管理系統(tǒng)建設(shè)也絕非一日之功，不僅需要大量的人力、物力投入，還需要建立完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息管理系統(tǒng)也面臨越來(lái)越多的安全風(fēng)險(xiǎn)，要求檔案管理部門(mén)要從根本上重視新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)的使用，注重結(jié)合不同的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)更新系統(tǒng)平臺(tái)。在開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為了對(duì)檔案管理系統(tǒng)后期進(jìn)行有效維護(hù)，可以考慮由政府、互聯(lián)網(wǎng)科技公司以及不同資本財(cái)團(tuán)合作開(kāi)發(fā)的模式設(shè)計(jì)檔案資源管理系統(tǒng)，可以發(fā)揮各自的功能優(yōu)勢(shì)，根據(jù)我國(guó)檔案管理行業(yè)發(fā)展情況，開(kāi)發(fā)出適用于本行業(yè)使用的檔案管理系統(tǒng)，并結(jié)合數(shù)據(jù)挖掘、采集、存儲(chǔ)、分布式處理技術(shù)，對(duì)合同檔案信息做數(shù)據(jù)分析，提高合同檔案資源的使用價(jià)值。政府和科技企業(yè)可以作為合同檔案資源管理系統(tǒng)的資源提供方和資金供給方，除了給予必要的指導(dǎo)之外，企業(yè)可以積極引進(jìn)優(yōu)質(zhì)的IT資源，及時(shí)利用新技術(shù)降低研發(fā)成本，使大數(shù)據(jù)技術(shù)與合同檔案管理有機(jī)結(jié)合。

（二）使用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高合同檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警能力。在當(dāng)前合同檔案信息化管理中，促進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)與合同檔案管理有機(jī)結(jié)合，要保障合同檔案管理系統(tǒng)具有一定的信息風(fēng)險(xiǎn)防范能力，有效應(yīng)對(duì)各方面的風(fēng)險(xiǎn)。要從加密技術(shù)與信息安全管理兩個(gè)方面入手，提升自身的風(fēng)險(xiǎn)防御能力。首先是信息加密技術(shù)方面，檔案資源管理部門(mén)注重應(yīng)用不同的算法挖掘工具對(duì)重要合同檔案進(jìn)行加密，在用戶(hù)登錄信息系統(tǒng)時(shí)，對(duì)用戶(hù)身份進(jìn)行認(rèn)證。檔案管理部門(mén)可以采用生物識(shí)別技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、層級(jí)加密技術(shù)對(duì)重要的合同檔案資源層層加密。生物識(shí)別技術(shù)可以應(yīng)用到用戶(hù)的身份驗(yàn)證方面，可以采用指紋識(shí)別、面部識(shí)別、虹膜識(shí)別等方法對(duì)用戶(hù)的身份進(jìn)行確認(rèn)，當(dāng)系統(tǒng)識(shí)別的生物特征與系統(tǒng)存儲(chǔ)的用戶(hù)身份相符時(shí)，才能賦予用戶(hù)系統(tǒng)登錄的權(quán)利，檔案資源管理系統(tǒng)還要賦予用戶(hù)查詢(xún)重要檔案信息資源資源的權(quán)限，當(dāng)用戶(hù)的身份與系統(tǒng)的備案資料不相符時(shí)，系統(tǒng)不能賦予用戶(hù)登錄權(quán)利，用戶(hù)也不具備查詢(xún)與下載檔案資源的權(quán)限。區(qū)塊鏈技術(shù)與層級(jí)加密技術(shù)針對(duì)重要合同檔案以電子代碼或是數(shù)字代碼的方式進(jìn)行加密，區(qū)塊鏈技術(shù)適用對(duì)檔案資源加密分析，將不同的信息資源分割成獨(dú)立的信息模塊，以一種隱性代碼的方式確定各個(gè)不同信息模塊間的數(shù)字關(guān)系，進(jìn)而防止重要檔案資源泄露；層級(jí)加密技術(shù)可針對(duì)各種結(jié)構(gòu)的檔案資源進(jìn)行加密，包括重要的圖片、影音資料等，通過(guò)建立不同疊層的防護(hù)機(jī)制保障信息安全，為大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)檔案資源的有效分析提供保障。

（三）大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)著力健全合同檔案管理法律體系。雖然我國(guó)大數(shù)據(jù)技術(shù)近年來(lái)快速發(fā)展，但是有關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)的合同檔案立法工作、法規(guī)制度建設(shè)、系統(tǒng)構(gòu)建及標(biāo)準(zhǔn)還處在探索中。由此，政府及相關(guān)領(lǐng)域機(jī)構(gòu)要意識(shí)到大數(shù)據(jù)檔案管理模式構(gòu)建的重要意義，將推動(dòng)檔案資源管理系統(tǒng)建設(shè)提到議事日程上。要以政府為主導(dǎo)攜手社會(huì)各領(lǐng)域力量，積極推進(jìn)檔案資源管理系統(tǒng)建設(shè)，在確定建設(shè)模式基礎(chǔ)上，盡快根據(jù)檔案資源信息系統(tǒng)模型，構(gòu)建相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系，根據(jù)檔案信息系統(tǒng)在不同領(lǐng)域的使用標(biāo)準(zhǔn)完善法規(guī)制度建設(shè)，要對(duì)檔案資源信息化相關(guān)的監(jiān)督、管控、懲戒予以明確，要明確合同檔案資源管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，確定系統(tǒng)的使用規(guī)范，保障大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理有機(jī)融合。與此同時(shí)，作為檔案管理者在推進(jìn)政府立法機(jī)構(gòu)完善大數(shù)據(jù)情景中法律體系健全的基礎(chǔ)上，將根據(jù)立法機(jī)構(gòu)表達(dá)的法治思想?yún)f(xié)同本單位領(lǐng)導(dǎo)、法律工作者著力完善本單位、本部門(mén)的合同檔案法律管理制度建設(shè)，根據(jù)本單位實(shí)際情況出臺(tái)相關(guān)的管理制度，并做好制度管理工作，推進(jìn)本單位合同檔案管理水平提升。

四、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，為全面提高合同檔案信息化管理水平，檔案管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)到合同檔案信息化管理的重要作用，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)建立大數(shù)據(jù)合同檔案管理模式，根據(jù)合同檔案管理的特點(diǎn)、類(lèi)型、使用范圍，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)找到推進(jìn)合同檔案管理的有效措施，通過(guò)完善合同檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)、強(qiáng)化合同檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力、健全法律保障體系、推進(jìn)合同檔案管理信息化管理水平提升，使大數(shù)據(jù)技術(shù)在合同檔案管理中得到充分應(yīng)用，使合同檔案信息化管理技術(shù)得到提高。