事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

文/吉林省石油化工設(shè)計研究院黨委辦公室 蔡雨軒

在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略下，信息技術(shù)已經(jīng)在諸多行業(yè)和領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了廣泛應(yīng)用，對推動社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到關(guān)鍵作用。檔案管理作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，其管理質(zhì)量與單位運(yùn)行具有密切關(guān)系，因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員需要認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性，在管理中積極應(yīng)用和引入先進(jìn)的信息技術(shù)和信息設(shè)備，推動檔案管理全面實行信息化，為單位發(fā)展保駕護(hù)航。

一、檔案管理信息化的優(yōu)勢

（一）改善管理途徑。以信息技術(shù)為基礎(chǔ)開展檔案管理，可以改變以往以人工錄入為主的管理模式，以網(wǎng)絡(luò)平臺和信息技術(shù)為管理媒介，實現(xiàn)錄入智能化。同時，信息化建設(shè)還可以改變檔案利用、保存以及信息收集方式，將檔案服務(wù)和檔案儲存充分整合，擴(kuò)展檔案的價值和職能，提升其利用效率。

（二）便于檔案管理。在信息化背景下，檔案更多的以電子形式出現(xiàn)，電子檔案不僅可以節(jié)約儲存空間，還能夠便于對檔案開展規(guī)范化管理。同時，使用者想要利用和調(diào)閱檔案，不需要進(jìn)行手工查詢，只需要訪問單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)就能夠獲取相應(yīng)的檔案資源，突破時間和空間的限制，保證檔案在調(diào)閱中不會出現(xiàn)損壞和遺失等情況，確保檔案資源的安全性和實用性。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）建設(shè)信息化人才隊伍。檔案人員的信息素養(yǎng)和操作能力與信息化進(jìn)程具有密切關(guān)系，因此，單位需要建設(shè)信息化人才隊伍。首先，單位需要在內(nèi)部開展信息技術(shù)宣傳教育，提升檔案人員對信息技術(shù)的重視程度，主動在工作中應(yīng)用信息化方式開展檔案管理，提升自身的信息素養(yǎng)。其次，單位要定期組織檔案人員開展信息化培訓(xùn)，內(nèi)容涉及信息設(shè)備操作、信息技術(shù)運(yùn)用、信息安全知識等，通過培養(yǎng)提升檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，保證各項工作的全面落實。最后，單位還要注重從社會和高校中吸納具有專業(yè)背景的人才，不斷充實檔案隊伍，提升其信息化整體水平，為開展檔案管理提供人才支撐。

（二）構(gòu)建信息化管理機(jī)制。在信息時代，檔案管理數(shù)字化、智能化以及信息化發(fā)展已經(jīng)成為其必然趨勢，因此，事業(yè)單位要迎合時代特點(diǎn)和信息化管理的要求，構(gòu)建以信息化為核心的管理新機(jī)制。首先，單位要基于信息技術(shù)構(gòu)建以及完善管理制度，將紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案充分結(jié)合，將制度貫徹到整個檔案工作流程中，實現(xiàn)對檔案的精細(xì)化以及規(guī)范化管理。其次，要加強(qiáng)各個部門的檔案信息管理機(jī)制，在組織內(nèi)部形成相互合作、相互交流、高度共享的檔案機(jī)制，配合檔案部門開展各項工作。最后，單位還要積極構(gòu)建檔案信息化平臺，通過平臺開展高效管理，實現(xiàn)檔案資源的科學(xué)利用與開發(fā)，為單位運(yùn)行和領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息保障。

（三）加大信息化建設(shè)投入。為了保證各項管理工作的有序以及有效開展，事業(yè)單位要提升對信息化進(jìn)程的重視程度，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)，要認(rèn)識到信息化建設(shè)對促進(jìn)檔案管理優(yōu)化的積極作用，并且加大人力、物力以及資金投入。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變陳舊觀念，給予檔案信息化建設(shè)以高度重視，發(fā)揮帶頭作用，促使廣大員工實現(xiàn)檔案觀念的更新。其次，對信息化建設(shè)所需要的設(shè)備，例如打印機(jī)、掃描儀、計算機(jī)以及投影儀，要投入一定的資金加強(qiáng)采購管理，在設(shè)備購置后，引導(dǎo)檔案人員合理利用，提升設(shè)備利用效率，避免出現(xiàn)閑置和錯誤操作等情況。最后，做好網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，安裝以及更新殺毒軟件，防止黑客、病毒以及木馬入侵計算機(jī)系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資源被盜取或者遺失，為單位帶來不可挽回的損失。

（四）規(guī)范信息化檔案標(biāo)準(zhǔn)。在開展信息化建設(shè)中，單位要注重保證管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，進(jìn)而保證檔案工作按照既定的規(guī)范開展。首先，單位需要結(jié)合自身具體情況，在內(nèi)部制定檔案收集、檔案整理以及檔案歸檔的信息化工作流程，要求檔案人員嚴(yán)格按照流程開展各項工作。其次，對檔案格式、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、檔案著錄以及檔案內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，保證數(shù)據(jù)指標(biāo)、文檔格式和管理模式的規(guī)范性。最后，要對訪問權(quán)限進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，嚴(yán)禁出現(xiàn)隨意設(shè)置的情況，保證檔案在調(diào)閱和使用中的安全。

三、結(jié)語

總而言之，信息化是檔案管理的未來發(fā)展趨勢，事業(yè)單位需要結(jié)合自身具體情況，通過各種有效措施不斷優(yōu)化以及完善檔案管理工作，做好建設(shè)規(guī)劃、統(tǒng)一相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，合理利用各種先進(jìn)的信息設(shè)備和信息技術(shù)，推動單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展。