檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策分析

文/陜西省一三九煤田地質(zhì)水文地質(zhì)有限公司 趙磊

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)的記錄。它們代表了企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，反映了企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各種決策。檔案對(duì)企業(yè)的后續(xù)發(fā)展具有維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益、指導(dǎo)企業(yè)決策的重要意義。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理的重要性日益突出。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，不僅要重視企業(yè)檔案的整理與保存，而且要重視企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)與利用。通過(guò)對(duì)以往檔案信息的分析，可以為企業(yè)的決策提供依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)主要從上世紀(jì)80年代開(kāi)始，從點(diǎn)到面逐步發(fā)展。當(dāng)時(shí)部分條件較好的單位引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，將企業(yè)的檔案信息管理存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的集中化，達(dá)到快速檢索的目的，有效提高了檔案管理工作的效率。上世紀(jì)90年代，我國(guó)政府為進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化管理的建設(shè)，將其列為“十二五”企業(yè)建設(shè)的匯總重點(diǎn)項(xiàng)目，其中主要涵蓋兩項(xiàng)建設(shè)任務(wù)：一是企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作任務(wù)；二企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)。其中企業(yè)檔案信息化管理工作主要是指加強(qiáng)電子文件的管理，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)。隨著政策的引導(dǎo)，我國(guó)各大國(guó)有企業(yè)以及事業(yè)單位都積極對(duì)自身的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改革。進(jìn)入新世紀(jì)之后，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展更加快速，國(guó)有企業(yè)與事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的重心不僅是管理信息與計(jì)算機(jī)，更需要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的一體化管理，在提高管理水平的基礎(chǔ)上，運(yùn)用信息數(shù)據(jù)幫助企業(yè)爭(zhēng)取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

二、檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題

（一）缺乏設(shè)計(jì)，資源浪費(fèi)較為嚴(yán)重。許多國(guó)企單位與事業(yè)單位雖然積極構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際的管理過(guò)程中，多是各個(gè)部門(mén)各自為政，導(dǎo)致信息化管理系統(tǒng)不具備兼容性，需要資源重復(fù)收集，或是部門(mén)之間的信息資源不一致，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。

（二）忽視保密與權(quán)限的重要性。檔案信息化建設(shè)必將依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案信息上傳到區(qū)域網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，在客觀(guān)上為不法分子提供了信息數(shù)據(jù)盜取的可能性，而大多數(shù)國(guó)有企業(yè)與事業(yè)單位忽視保密與權(quán)限的設(shè)置，導(dǎo)致檔案信息的安全受到威脅，容易造成檔案資源非法訪(fǎng)問(wèn)，從而給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。

（三）對(duì)檔案數(shù)據(jù)缺乏深度挖掘。檔案信息不僅是企業(yè)過(guò)往決策的記錄，也是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要依據(jù)。在以往的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，許多企業(yè)僅僅對(duì)信息化進(jìn)行建設(shè)，忽視了對(duì)檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)沒(méi)有得到合理的運(yùn)用，沒(méi)有發(fā)揮檔案信息對(duì)于企業(yè)決策的輔助作用。

三、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）提高檔案管理人員自身的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)將直接決定檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與效率。以往各大國(guó)有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要的人員并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，對(duì)于檔案信息化的建設(shè)也是一知半解，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量不高。企業(yè)必須重視管理人員素質(zhì)的提高，積極開(kāi)展培訓(xùn)工作，提高管理人員的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的質(zhì)量。

（二）加深對(duì)檔案數(shù)據(jù)的挖掘程度。通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析，可以清晰發(fā)現(xiàn)以往企業(yè)決策執(zhí)行的效果，及時(shí)將目前的檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析，為企業(yè)未來(lái)戰(zhàn)略目標(biāo)的制定提供依據(jù)，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)作用。并且重視企業(yè)信息的安全性，加大對(duì)檔案管理權(quán)限的控制，對(duì)重要的信息進(jìn)行加密處理，保障企業(yè)檔案信息的安全。

（三）重視頂層設(shè)計(jì)。頂層設(shè)計(jì)即是在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要建立專(zhuān)門(mén)檔案信息管理部門(mén)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)信息的協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)部門(mén)之間各自為政的情況。將信息的收集與管理全權(quán)交由該部門(mén)負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理的目的。在涉及各部門(mén)專(zhuān)屬信息的管理時(shí)，則交由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)，以保證檔案管理的安全性。

（四）建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理共享模式。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理的工作量越來(lái)越大，給檔案的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了困難。為了提高檔案開(kāi)發(fā)的效率，必須將現(xiàn)代管理技術(shù)融入企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用之中。建立信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)是將現(xiàn)代管理技術(shù)融入檔案信息化建設(shè)的重要手段。建立共享平臺(tái)，使企業(yè)充分利用檔案信息，提高檔案管理信息化建設(shè)的效率。在實(shí)際工作過(guò)程中，企業(yè)檔案管理人員可以通過(guò)共享平臺(tái)獲取最新的管理信息，及時(shí)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。企業(yè)各部門(mén)也可以利用共享平臺(tái)快速查詢(xún)所需信息，提高企業(yè)檔案的利用率。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案的信息化建設(shè)是將從傳統(tǒng)的企業(yè)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理方式的重要手段。在企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)與利用過(guò)程中，企業(yè)要利用先進(jìn)的技術(shù)手段。如：計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，提高檔案管理的現(xiàn)代化。在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用的過(guò)程中，要根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展的要求為企業(yè)的決策提供科學(xué)依據(jù)，保障企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力，為企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供優(yōu)勢(shì)。