財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)探討

文/右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 黃海清

信息技術(shù)近年來(lái)快速發(fā)展，并深入應(yīng)用在醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理中，對(duì)提升醫(yī)院管理水平，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)管理工作順利開(kāi)展具有重要作用。但是目前我國(guó)各大醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)中，還存在諸多不足，難以充分發(fā)揮信息技術(shù)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值?；诖?，有必要深入探究財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)的意義，及時(shí)采取有效策略推進(jìn)管理建設(shè)，逐步提升醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理水平。

一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)的意義

在信息技術(shù)高速發(fā)展過(guò)程中，越來(lái)越多的領(lǐng)域開(kāi)始深入應(yīng)用信息技術(shù)，并在發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，促進(jìn)領(lǐng)域發(fā)展。醫(yī)院在不斷改革與發(fā)展中，也積極利用信息技術(shù)，建設(shè)信息化檔案管理體系，而目前醫(yī)院檔案信息化程度直接影響著醫(yī)院整體網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。所以，醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員需要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，集中收集并整理各種分散信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)等對(duì)重要、有價(jià)值信息實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)、高效的提取，為醫(yī)院發(fā)展提供支持服務(wù)。雖然醫(yī)院在建設(shè)信息化檔案管理體系過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量人力、財(cái)力和物力，但是該信息化系統(tǒng)可以長(zhǎng)期應(yīng)用，對(duì)提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理效率，提升檔案信息利用率具有重要價(jià)值。在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案屬于關(guān)鍵組成部分，在醫(yī)院評(píng)估當(dāng)中屬于關(guān)鍵依據(jù)。相比其他檔案，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息檔案利用價(jià)值更高，它主要是對(duì)醫(yī)院各方面財(cái)務(wù)工作的動(dòng)態(tài)記錄，對(duì)指導(dǎo)醫(yī)院日常工作、重大決策制定等都要重要價(jià)值。因此，醫(yī)院加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理，對(duì)提升醫(yī)院管理水平，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展與改革都具有重要意義，需要加快建設(shè)。

二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)策略

（一）樹(shù)立正確的建設(shè)理念。醫(yī)院對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)醫(yī)院整體運(yùn)作效率更高，在高效處理檔案信息基礎(chǔ)上，促進(jìn)醫(yī)院后續(xù)檔案管理工作可以更加順利、有序地開(kāi)展。醫(yī)院各科室工作人員，都要充分認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的重要意義，樹(shù)立正確的建設(shè)觀(guān)念，在日常工作中全力支持相關(guān)建設(shè)工作。醫(yī)院管理層需要對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案開(kāi)展信息化建設(shè)工作給予充分支持，認(rèn)識(shí)到只有積極利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等現(xiàn)代化信息技術(shù)，才能提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理水平，同步促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提升。在此基礎(chǔ)上，要增加資金投入，加快體系建設(shè)，做好人員配備和培訓(xùn)，逐步提升醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)性軟件與硬件設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院以往都是以照片、紙質(zhì)形式保存財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，但是在這些資料文件保存期間，需要加強(qiáng)溫控管理，避免發(fā)生火災(zāi)，需要為檔案存儲(chǔ)營(yíng)造良好環(huán)境。但是醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案持續(xù)增多，檔案資料數(shù)量越來(lái)越大，缺乏充足的檔案保存空間，并且一些檔案資料在長(zhǎng)期保存中字體會(huì)逐漸消失或者變淺，不利于后續(xù)利用，難以長(zhǎng)期保存。因此，醫(yī)院在對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理建設(shè)過(guò)程中，首先要為檔案保存建立堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，充分購(gòu)進(jìn)硬件設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、輸入系統(tǒng)以及圖像采集系統(tǒng)等。同時(shí)，為了更加安全、有效地保存檔案資料，還要購(gòu)入一些溫控設(shè)備、濕度控制設(shè)備以及防火、防盜設(shè)備等，像除濕機(jī)、空調(diào)等。除了硬件設(shè)施，還要加強(qiáng)建設(shè)軟件設(shè)施，引進(jìn)完善的文件檢索、文件錄入以及文件管理系統(tǒng)等，并配備安全系統(tǒng)，以免軟件系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)入侵。

（三）加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。醫(yī)院要基于自身實(shí)際情況，結(jié)合檔案數(shù)字化工作，制定完善的規(guī)范制度，促使檔案管理有效提升數(shù)字化速度。當(dāng)前所有財(cái)務(wù)檔案基本上都要通過(guò)數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，而以往紙質(zhì)化、圖片化檔案信息，也要加快轉(zhuǎn)錄為電子文檔形式，保證所有檔案全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)中，可以積極通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，掃描財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證以及會(huì)計(jì)賬簿等，將其轉(zhuǎn)為電子文檔，并將電子檔案?jìng)鬏數(shù)叫畔⒒瘷n案管理系統(tǒng)當(dāng)中，以提升會(huì)計(jì)信息檔案實(shí)際管理效率。

（四）科學(xué)地建立信息檢索體系。通過(guò)管理軟件進(jìn)行檔案信息的收集與轉(zhuǎn)化之后，還要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立科學(xué)檢索系統(tǒng)，為檔案管理與使用人員，提供多樣化的檢索方式，并確保檢索工具的全覆蓋和準(zhǔn)確度。在對(duì)互聯(lián)網(wǎng)檢索技術(shù)實(shí)現(xiàn)充分利用基礎(chǔ)上，各個(gè)科室以及檔案管理部門(mén)，可以更加高效、順暢地通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)管理和調(diào)用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案最大作用。

（五）對(duì)檔案管理人員做好信息化培訓(xùn)工作。醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在實(shí)際管理過(guò)程中，相關(guān)工作人員不僅要扎實(shí)地掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)化知識(shí)，還要掌握一定財(cái)務(wù)管理相關(guān)理論。同時(shí)，為了高效推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，還要求相關(guān)管理人員對(duì)多種數(shù)字化設(shè)備實(shí)現(xiàn)熟練操作，對(duì)多種現(xiàn)代化技術(shù)能夠靈活運(yùn)用，以更快適應(yīng)信息化檔案管理工作，提升檔案管理成效。醫(yī)院在日常管理中，需要著重對(duì)檔案信息建設(shè)相關(guān)人員加強(qiáng)培訓(xùn)，并對(duì)此類(lèi)崗位人員提高招聘門(mén)檻，對(duì)檔案管理工作者做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，制定系統(tǒng)化培訓(xùn)制度，不斷更新自身管理知識(shí)和信息操作能力，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理理念，提升檔案信息管理水平。在檔案管理工作者逐步提升職業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能基礎(chǔ)上，要配合開(kāi)展研討會(huì)、座談會(huì)等活動(dòng)，促使檔案管理工作者及時(shí)學(xué)習(xí)優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)技術(shù)，逐步提升自身信息化水平，促進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理質(zhì)量有效提升。

（六）建立完善的檔案信息化管理制度。醫(yī)院在對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的過(guò)程中，一個(gè)關(guān)鍵內(nèi)容就是要保證管理系統(tǒng)具備充足的安全性，確保檔案資料充分安全的基礎(chǔ)上，才能更高效地利用檔案資源，為醫(yī)院其它管理工作提供服務(wù)支持。比如針對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，要制定完善的監(jiān)控制度；針對(duì)重要數(shù)據(jù)，要制定嚴(yán)格的備份制度；對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理，要制定相應(yīng)保密制度；對(duì)于檔案資源的錄入，要制定有關(guān)存入制度；對(duì)于財(cái)務(wù)檔案相關(guān)管理人員，要制定并落實(shí)崗位責(zé)任制等。為了充分發(fā)揮信息化管理體系在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)中的重要作用，財(cái)務(wù)管理人員需要從多個(gè)方面入手，構(gòu)建系統(tǒng)化檔案信息化建設(shè)以及管理制度，配備完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，推行責(zé)任終身制，促進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)。在相關(guān)制度建設(shè)基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步推進(jìn)信息化檔案管理體系建設(shè)，保障財(cái)務(wù)檔案管理的完整性和安全性，進(jìn)一步推進(jìn)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)。在信息化檔案體系建設(shè)過(guò)程中，需要深入探究多方面問(wèn)題，包括存儲(chǔ)條件標(biāo)準(zhǔn)、檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等。通過(guò)信息化檔案體系建設(shè)，可以促使檔案管理工作有序、高效地開(kāi)展。

（七）對(duì)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息加強(qiáng)整理和挖掘。醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)期間，需要合理優(yōu)化資源配置，并對(duì)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理和深入挖掘。財(cái)務(wù)檔案管理中，財(cái)務(wù)檔案室屬于數(shù)據(jù)采集源，在數(shù)字化信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、查詢(xún)、傳遞、檢索以及管理中，屬于重要基地。因此，需要合理建立數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)錄入并管理數(shù)據(jù)信息，對(duì)隱藏信息進(jìn)行深度挖掘，充分提升數(shù)據(jù)庫(kù)資源的完備性。

三、結(jié)束語(yǔ)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)，能夠有效提升檔案管理效率，提升檔案信息利用率，充分發(fā)揮檔案資源價(jià)值和作用，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提升。為了有效促進(jìn)醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展，需要醫(yī)院積極采取有效措施，推進(jìn)信息化財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)，對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效、合理的利用，并在管理體系建設(shè)中，提高財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量和效率。