企業(yè)公文審核精益管理之我見

文/長沙鐵路實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司綜合部 王玲

公文審核是公文處理的重要環(huán)節(jié)，是文稿送交單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)前的關(guān)鍵性程序。它前承擬稿環(huán)節(jié)，后啟簽發(fā)流程，在整個(gè)公文處理過程中有著十分重要的地位，直接影響著公文的質(zhì)量。

公文文稿的審核工作一般由辦公室經(jīng)驗(yàn)豐富、水平較高的文字秘書負(fù)責(zé)，主要對文稿內(nèi)容、政策界限、事實(shí)數(shù)據(jù)、實(shí)施舉措、決策意圖、條理結(jié)構(gòu)、文字表達(dá)、行文程序、公文格式等方面進(jìn)行全面的審核。公文審核是公文起草工作的延續(xù)，是對公文的進(jìn)一步完善，是確保公文質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作。對公文審核的精益管理主要從以下幾方面入手。

一、審核政策界限是否清晰

公文作為傳達(dá)政令的工具，其本身具有強(qiáng)烈的政策色彩，這就要求公文審核人員要把講政治放在首位，不斷強(qiáng)化政治觀念和政策意識(shí)，把好政策關(guān)。政策界限的審核主要看公文所反映和體現(xiàn)的基本立場、觀點(diǎn)，所提出的意見、措施、辦法和要求以及所得出的結(jié)論，是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律法規(guī)，是否符合上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神；同現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定是否銜接，有無矛盾之處。文稿中的內(nèi)容有無政策界限不清，或把政策界限規(guī)定得過死、過寬的情況；有沒有黨政不分、內(nèi)外不分的問題。對于因情況變化需要對原有政策作出變更或提出新的政策規(guī)定的，是否與有關(guān)部門協(xié)商溝通。文稿中的觀點(diǎn)、提法是否正確，提出的工作意見、要求、措施和辦法是否切實(shí)可行，有無主觀武斷或者片面的、絕對化的問題。文稿中所下的結(jié)論是否恰當(dāng)，理由是否充足，收文機(jī)關(guān)是否能夠接受。

如果公文內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策不一致，審核人員應(yīng)提請起草單位（部門）弄清情況，根據(jù)法律、法規(guī)和政策會(huì)同有關(guān)部門修改完善。特別是對規(guī)范性文件，要本著成熟一個(gè)出臺(tái)一個(gè)，不成熟的，堅(jiān)決不呈批或發(fā)文，以免引起不必要的混亂。

二、審核決策意圖是否明確

決策既是集思廣益的結(jié)果，又是領(lǐng)導(dǎo)集體智慧的體現(xiàn)。從行政決策和行政執(zhí)行方面看，領(lǐng)導(dǎo)意圖就是今后單位發(fā)展的大政方針。因此，公文文稿所承載的決策內(nèi)容，一定程度上就是領(lǐng)導(dǎo)意圖的體現(xiàn)，也是制發(fā)文件的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。對決策意圖的審核就是要保證公文觀點(diǎn)明確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，保證公文承載的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)集體和領(lǐng)導(dǎo)者思路的一致性。

決策意圖的審核主要把握兩個(gè)方面：一是要結(jié)合決策會(huì)議的記錄或者會(huì)議紀(jì)要，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)人的表述，力求使領(lǐng)導(dǎo)決策精神在公文文稿中得以充分展現(xiàn)。二是要審核公文的引文和引言部分，保證領(lǐng)導(dǎo)的決策表述原汁原味、不差分毫。

三、審核實(shí)施措施是否可行

實(shí)施措施是公文的主體所在，也是公文審核的著力點(diǎn)之一。實(shí)施措施的審核主要看公文所列措施內(nèi)容是否切實(shí)可行，各種措施的依據(jù)是否真實(shí)充分；各種措施之間是否符合邏輯，各種概念是否恰當(dāng)準(zhǔn)確；各種措施或具體事項(xiàng)由哪個(gè)部門執(zhí)行，誰是負(fù)責(zé)人，怎樣執(zhí)行，有怎樣的期限和要求以及對這些具體要求交代得是否明確，是否會(huì)出現(xiàn)相互推諉扯皮的現(xiàn)象。有了周詳恰當(dāng)、切實(shí)可行、具體明確的實(shí)施措施，便于公文的運(yùn)行和貫徹執(zhí)行，防止公文成“一紙空文”。

四、審核結(jié)構(gòu)條理是否清晰

公文的實(shí)用性相當(dāng)強(qiáng)，印發(fā)公文的目的就是明確收文單位在閱讀完公文后，知道干什么，怎么干，什么標(biāo)準(zhǔn)。這就要求公文的表述一定要清晰明了。因此，結(jié)構(gòu)與條理在公文中的重要性尤為突出，也是公文審核的環(huán)節(jié)之一。

結(jié)構(gòu)條理的審核主要看公文的層次是否清晰，條理是否清楚，中心是否明確，重點(diǎn)是否突出。公文一般采用“憑-析-斷”的結(jié)構(gòu)，“憑”是公文的目的，常用“為了”“依據(jù)”“遵照”等詞語，表述清楚行文的根據(jù)和目的；“析”是公文的主體，具體安排任務(wù)，部署工作，是公文的核心部分，占有比較大的篇幅；“斷”是在公文最后提出的希望和要求，起強(qiáng)調(diào)作用。這樣的結(jié)構(gòu)布局已經(jīng)成為了固定的式樣，較為周密嚴(yán)謹(jǐn)。公文主體部分的容量較大，篇幅較長，很難理出頭緒，造成模糊不清的現(xiàn)象，影響公文內(nèi)容的表達(dá)。為了保證條理清晰，通常采用序數(shù)的辦法來區(qū)分層次。結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰的公文，給收文方領(lǐng)會(huì)公文精神、實(shí)踐公文內(nèi)容帶來許多便利。

五、審核文字表達(dá)是否得體

公文是一種通過文字來傳達(dá)政令的重要工具，文字使用的準(zhǔn)確性和簡潔性是其最基本的要求。同時(shí)，公文又是一種特殊的文體，有常用字句和固定的書寫方式。根據(jù)行文規(guī)則的要求，公文文字要觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，力求精練，而且要字詞規(guī)范，樸實(shí)無華。因此，在公文的審核中，對文字的要求是嚴(yán)謹(jǐn)而細(xì)致的，要求審核人員以一絲不茍、嚴(yán)肅認(rèn)真的科學(xué)態(tài)度，字斟句酌，錘煉文字，力求使文稿準(zhǔn)確運(yùn)用公文語體，達(dá)到以記述為特征，以實(shí)用為目的，使每一個(gè)字都有每一個(gè)字的作用，每一句話都有每一句話的力度。文字表達(dá)的審核主要看措辭是否準(zhǔn)確，表達(dá)是否周密，文字是否流暢；文件中的觀點(diǎn)、思想、意見和主張是否完整、明確體現(xiàn)了公文的內(nèi)容和整個(gè)的行文意圖；文句段落的內(nèi)容是否概念準(zhǔn)確、判斷恰當(dāng)、合乎邏輯。文字的表述是否上下一致，前后一致，有無上下、前后矛盾的問題；語法修辭是否合乎規(guī)范，句子是否通順完整，有無詞搭配不當(dāng)、詞序不對或成份殘缺等現(xiàn)象；篇幅長度是否適宜，有無空話、套話，有無錯(cuò)別字、生僻字、怪字；使用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確規(guī)范，有無濫用省略和簡稱等現(xiàn)象。

在尊重并保持公文原意的前提下，敢于負(fù)責(zé)地對語言文字方面存在的問題做一些技術(shù)處理，淘汰那些與主題無關(guān)的內(nèi)容和詞句，刪掉那些空話、套話、廢話和多余的沒有典型意義的材料，加工、潤色那些不莊重、不準(zhǔn)確、不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的語言。通過精雕細(xì)刻，使公文主題更加鮮明，語言更加精煉，篇幅更加簡短，成為“精品”力作。

六、審核公文格式是否規(guī)范

公文是一種具有特定體式的文章，因此，起草公文和審核公文時(shí)，要嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，認(rèn)真審核公文的規(guī)格樣式及其組成要素。

公文格式的審核主要是看行文名義是否得當(dāng)，文種使用是否合適；標(biāo)題是否規(guī)范完整，發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)是否準(zhǔn)確；上行文要審核其簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名是否注明，“請示”公文中是否在附注處注明了聯(lián)系人的姓名和電話；主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)的主次地位有無混淆和重復(fù)標(biāo)注；有無附件，附件名稱及其順序與所附原件及其順序是否一一對應(yīng)；涉及緊急或秘密事項(xiàng)的文件緊急程度或密級(jí)的標(biāo)定是否恰當(dāng)；人名、地名的引用是否準(zhǔn)確，文稿中引用公文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)是否齊全；數(shù)字使用是否準(zhǔn)確規(guī)范，成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍是否符合規(guī)定；版記是否全面。公文體式的準(zhǔn)確規(guī)范，單靠核稿人員的把關(guān)是不夠的，還要強(qiáng)化擬辦人員的責(zé)任。審核人員要將審核把關(guān)中發(fā)現(xiàn)的問題和錯(cuò)誤及時(shí)通報(bào)擬辦人員，提出糾正建議，促進(jìn)大家共同養(yǎng)成注重質(zhì)量、講究規(guī)范的良好習(xí)慣，從而減少差錯(cuò)，不斷提高辦文質(zhì)量和效率。