“數(shù)字中國(guó)”背景下高校文檔一體化管理問題與對(duì)策

文/蘇州科技大學(xué) 程熙 貝琰

隨著我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，“數(shù)字中國(guó)”建設(shè)是國(guó)家治理體系與治理能力現(xiàn)代化建設(shè)的具體體現(xiàn)，以此共同發(fā)展的“智慧校園”建設(shè)已成為新時(shí)代高校內(nèi)涵式高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。“數(shù)字中國(guó)”“智慧校園”建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)校園資源的智能化、技術(shù)化、數(shù)字化、自動(dòng)化。隨著校園數(shù)字化、智慧化建設(shè)的不斷深入，辦公自動(dòng)化已基本覆蓋，因此，提升高校文檔一體化管理的技術(shù)化、專業(yè)化是高校實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展的必經(jīng)之路。

高校文檔一體化管理經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入比較成熟的階段，許多高校的OA系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互通，實(shí)現(xiàn)了電子文件的在線歸檔；但是也有部分高校的OA系統(tǒng)上線時(shí)間較短，學(xué)校管理系統(tǒng)眾多且獨(dú)立運(yùn)行、相互隔離，文檔一體化管理仍處于休眠狀態(tài)，在文檔一體化管理的實(shí)施過程中，存在缺乏文檔一體化管理意識(shí)、缺乏專業(yè)化管理人員、文檔管理系統(tǒng)不完善等問題。針對(duì)這一現(xiàn)狀，筆者以蘇州科技大學(xué)為案例，闡述學(xué)校文檔一體化管理存在的問題，在分析問題產(chǎn)生原因的基礎(chǔ)上，從理念、體制、組織、技術(shù)運(yùn)用等角度探求“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校文檔一體化管理的對(duì)策與措施，以期推動(dòng)學(xué)校文檔一體化管理進(jìn)程。

一、高校文檔管理現(xiàn)狀——以蘇州科技大學(xué)為例

（一）辦公系統(tǒng)相互隔離。目前學(xué)校的辦公系統(tǒng)眾多，學(xué)生處、人事處、財(cái)務(wù)處、教務(wù)處、科研產(chǎn)業(yè)處、組織部等職能部門各自使用不同的管理系統(tǒng)，不同管理系統(tǒng)的管理對(duì)象各不相同，各個(gè)系統(tǒng)之間相互隔離，數(shù)據(jù)信息并不互通。分部門來看，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)確實(shí)提高了辦公效率，在本部門內(nèi)提高了工作效率；但是就整體而言，不同類目、不同對(duì)象的管理系統(tǒng)存在系統(tǒng)不兼容、信息不共享的問題，并不利于文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。筆者調(diào)研學(xué)校綜合檔案室的相關(guān)業(yè)務(wù)，每年需要?dú)w檔的文件資料、聲像、實(shí)物、財(cái)務(wù)憑證等檔案數(shù)量非常大。以2018年歸檔數(shù)據(jù)為例，黨政類文件727件，案卷733卷，其中包括黨群行政文件、教學(xué)、科研、設(shè)備、外事、賬務(wù)、出版、基礎(chǔ)建設(shè)檔案等文件材料；歸檔材料著錄6658條，學(xué)生學(xué)籍類檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)1102卷，共44046條；數(shù)字化掃描、掛接文件966件，共8806頁(yè)；掃描、掛接學(xué)籍類檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)21166頁(yè)，工作量及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量較大。同時(shí)，因?yàn)楦鞑块T的信息管理系統(tǒng)并沒有與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共通、信息共享，不僅造成了數(shù)據(jù)冗余，而且造成了資源浪費(fèi)。

（二）文檔信息資源缺少共享。學(xué)?，F(xiàn)存的文件管理系統(tǒng)眾多，本文具體以我校OA系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)文管理、文檔管理為例，詳細(xì)論述當(dāng)前文檔管理過程中存在的問題。

發(fā)文管理。發(fā)文管理主要是針對(duì)學(xué)校下行公文、上行公文、平行公文進(jìn)行管理的過程，其中包括：創(chuàng)建、核稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、封發(fā)等環(huán)節(jié)。具體操作流程是紙質(zhì)公文流程的線上操作，全程實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。具體流程是：由部門發(fā)文員草擬公文，送至部門領(lǐng)導(dǎo)核稿和會(huì)簽，發(fā)送至文秘科一審，分管校領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，文件交回文秘科二審，交由辦公室主任填寫擬辦意見，文件發(fā)回文秘科三審，之后送交校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，校領(lǐng)導(dǎo)批示后，文件進(jìn)行套紅、蓋章后封發(fā)。在文件流轉(zhuǎn)過程中，只有待辦人員才有權(quán)限打開文件進(jìn)行修改，其他人都不可以打開，文件封發(fā)之后，由公文管理員對(duì)公文進(jìn)行部門歸檔。文檔管理。系統(tǒng)中文檔類型分為兩類：一是“我的文檔”，相當(dāng)于自己的私人文件夾，可以自己創(chuàng)建自己查看，不能公開給他人，適合放一些自己需要的內(nèi)容。二是“單位文檔”，由文檔管理員創(chuàng)建并授權(quán)，沒有授權(quán)的情況下自己不能主動(dòng)創(chuàng)建。所有已發(fā)或者已辦事項(xiàng)都可以通過歸檔方式，歸類到個(gè)人文檔或授權(quán)的單位文檔下。在這一環(huán)節(jié)中，雖然可以自行建立共享文件夾，但是檔案室人員只限于對(duì)文件的瀏覽和下載，卻不能將文件直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中。

（三）文件歸檔過程繁瑣。每一學(xué)年結(jié)束后，都要將全年的文件進(jìn)行歸檔。在歸檔過程中，收文管理員在OA系統(tǒng)中先自定義設(shè)置目錄查詢條件并導(dǎo)出Excel，形成收文目錄，再根據(jù)目錄類別將所有需要?dú)w檔的紙質(zhì)文件分別歸置到承辦部門，再由承辦部門將文件統(tǒng)一送交到檔案管理部門，收文管理員另將全年所有文件的電子文檔整體壓縮打包后，通過外部移動(dòng)介質(zhì)拷貝給檔案部門。在文件歸檔的過程中，檔案工作人員對(duì)文件進(jìn)行人工鑒定、分類、整理后，再由各部門兼職檔案員對(duì)文件材料進(jìn)行預(yù)立卷。檔案工作人員將所有文檔按照保管期限進(jìn)行分類、整理，人工編排檔案號(hào)后，對(duì)每一份文件進(jìn)行信息著錄，然后將數(shù)字化文件上傳至檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)中的學(xué)生成績(jī)單、畢業(yè)生名單由于無(wú)法導(dǎo)出，只能打印成紙質(zhì)稿后，通過掃描儀進(jìn)行數(shù)字化，再上傳至檔案管理系統(tǒng)。

二、文檔一體化管理實(shí)施過程中存在的問題

（一）文檔一體化管理意識(shí)不強(qiáng)。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層文檔一體化管理意識(shí)有待加強(qiáng)。當(dāng)前，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一體化管理模式還不夠重視，僅從節(jié)省開支的角度考慮，認(rèn)為只要現(xiàn)有的文檔管理模式能正常維系，就沒必要再費(fèi)財(cái)費(fèi)力去建設(shè)。其次，下級(jí)執(zhí)行人員亦是無(wú)所謂的態(tài)度，不管用哪種方式只要可以完成工作，也就不再去探究文檔一體化管理實(shí)施后給工作帶來的便利性。這不僅不利于高校檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，同時(shí)也嚴(yán)重制約了高校智慧化校園建設(shè)的進(jìn)程。

（二）專業(yè)化管理人員缺乏。計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)文檔管理工作人員提出了更高的要求，當(dāng)前文檔管理人員應(yīng)該是具備行政管理、計(jì)算機(jī)操作、文字寫作、英語(yǔ)等多學(xué)科知識(shí)的復(fù)合型人才，相比以前，要求更廣、更高、更細(xì)。文檔一體化管理借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息處理與數(shù)據(jù)分析，表面上看是依靠數(shù)字化設(shè)備，解放了工作人員的時(shí)間與精力，但其實(shí)還是要依靠人力來操作和管理，數(shù)字化設(shè)備只是工具，管理人員才是更為重要的。目前文檔管理人員只局限于對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，還沒延伸到對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)。文檔管理工作人員的能力和素質(zhì)離復(fù)合型人才還有較大的提升空間。

（三）現(xiàn)有文檔管理系統(tǒng)不完善。首先，系統(tǒng)對(duì)接有待改進(jìn)。從我校管理系統(tǒng)使用情況來看，問題在于文件管理、檔案管理之間的運(yùn)行脫節(jié)。由于系統(tǒng)之間的開發(fā)技術(shù)不同，其數(shù)據(jù)不兼容，各系統(tǒng)與學(xué)校文件管理系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）、檔案管理系統(tǒng)無(wú)法對(duì)接。主要原因有兩個(gè)方面：其一，學(xué)校啟動(dòng)數(shù)字化校園之前，教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、學(xué)生工作系統(tǒng)已經(jīng)先行建設(shè)，且系統(tǒng)內(nèi)部沒有在線歸檔功能，與學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式不兼容。其二，我校的OA系統(tǒng)雖然啟用的比較晚，但在設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)時(shí)沒有充分考慮到歸檔的需求，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不能進(jìn)行對(duì)接，現(xiàn)行文件無(wú)法自行流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中，所以檔案管理系統(tǒng)仍未實(shí)現(xiàn)與其它系統(tǒng)間進(jìn)行有效銜接，使得文檔一體化管理功能形同虛設(shè)。其次，全程管理有待完善。通過調(diào)研文檔管理運(yùn)行情況來看，對(duì)電子文件的全程管理與前端控制目前還沒有真正實(shí)現(xiàn)。OA系統(tǒng)的管理人員因缺少對(duì)電子文件的主題詞、歸檔號(hào)、保管期限等相關(guān)項(xiàng)目的檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)，使文件與歸檔脫節(jié)。目前的做法仍舊延續(xù)舊例，文件和檔案管理仍然在按分兩步走的紙質(zhì)文件管理模式進(jìn)行。這不僅浪費(fèi)了數(shù)字化資源，也不利于學(xué)校各項(xiàng)工作自動(dòng)化、智能化、技術(shù)化的推進(jìn)。

三、高校文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)路徑分析

在“數(shù)字中國(guó)”大背景下，數(shù)字化、技術(shù)化、專業(yè)化建設(shè)是高校內(nèi)涵式發(fā)展的必經(jīng)之路，須從理念培養(yǎng)、管理體制、人才隊(duì)伍建設(shè)、系統(tǒng)功能完善等角度出發(fā)，構(gòu)建文件檔案一體化管理新架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)智能化管理。

（一）文檔一體化的理念培養(yǎng)。首先，對(duì)于文檔一體化管理而言，首先要樹立一體化管理理念、完善一體化管理制度，規(guī)范管理流程和提升管理者業(yè)務(wù)水平，多管齊下，才能更好地適應(yīng)文檔一體化工作的要求，應(yīng)對(duì)信息社會(huì)的挑戰(zhàn)。其次，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)管理層而言，應(yīng)客觀、科學(xué)地認(rèn)識(shí)文檔一體化管理理念，并能真正認(rèn)識(shí)到文檔一體化的必要性和緊迫性，給予文檔一體化管理更多的關(guān)注與重視，只有這樣才能進(jìn)一步推進(jìn)文檔一體化管理進(jìn)程。最后，對(duì)于文檔管理者而言，在理論上要與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，了解文檔一體化管理模式對(duì)檔案工作發(fā)展的可行性和必然性，才能在實(shí)踐工作中，把理論與實(shí)踐結(jié)合起來，促進(jìn)文檔一體化發(fā)展和實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

（二）構(gòu)建一體化的管理體制。一要做好頂層設(shè)計(jì)，建立簡(jiǎn)潔、高效的管理體系，保證文檔管理部門從橫向、縱向上取得聯(lián)系。二要健全文檔一體化管理制度，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，讓文檔一體化管理系統(tǒng)有章可循。三要建立并推行文檔一體化管理的業(yè)務(wù)體系，按照文件生命周期理論的要求統(tǒng)籌規(guī)劃，做好前段控制和全過程管理，發(fā)揮出統(tǒng)一管理的最大效益，增強(qiáng)電子文檔管理的規(guī)范化和科學(xué)化。

（三）培養(yǎng)復(fù)合型管理人才隊(duì)伍。文檔管理主體已從單純的文件收發(fā)員、檔案管理員演變?yōu)閷?duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、業(yè)務(wù)知識(shí)等都要精通的復(fù)合型主體，這就需要有一支高素質(zhì)的文檔管理隊(duì)伍。一方面，需要學(xué)校有計(jì)劃地引入專業(yè)的文檔管理人才，充實(shí)文檔一體化管理隊(duì)伍，為文檔一體化管理提供保障；另一方面，在職的文檔管理人員要接受繼續(xù)教育與在職培訓(xùn)，特別是補(bǔ)充、強(qiáng)化計(jì)算機(jī)科學(xué)、文書寫作等方面的知識(shí)，做到研學(xué)求進(jìn)，為提高文檔管理質(zhì)量，提供高效的信息服務(wù)發(fā)揮作用。

（四）優(yōu)化文檔一體化的業(yè)務(wù)流程與功能。文檔一體化管理信息系統(tǒng)應(yīng)包含三大板塊，分別是文件管理（含收文管理、發(fā)文管理）、歸檔管理與檔案管理，這幾大重點(diǎn)模塊相互關(guān)聯(lián)。OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)建立連接端口進(jìn)行無(wú)縫銜接，通過數(shù)據(jù)接口，將需要?dú)w檔的文件按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，當(dāng)檔案管理人員按照歸檔要求將文件歸置到相應(yīng)的文件夾中，系統(tǒng)可自動(dòng)編碼著錄。

一方面要求文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通、資源互通；另一方面要求現(xiàn)行文件管理者掌握基本的歸檔知識(shí)。現(xiàn)行文件管理時(shí)，對(duì)文件的編號(hào)通常是文件管理員編制的臨時(shí)號(hào)碼，這個(gè)臨時(shí)號(hào)碼與檔案管理系統(tǒng)中的檔案號(hào)是完全不同的，檔號(hào)是檔案管理工作者根據(jù)文件保管期限表進(jìn)行編制的，這個(gè)號(hào)碼是唯一而且長(zhǎng)久保存的。當(dāng)前實(shí)現(xiàn)文件系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的一體化管理，重點(diǎn)與難點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)文件號(hào)與檔案號(hào)的統(tǒng)一或者有機(jī)轉(zhuǎn)化，在檔案管理系統(tǒng)著錄過程中，計(jì)算機(jī)能夠自動(dòng)識(shí)別、鑒定、區(qū)分文件號(hào)，將分組后的文件進(jìn)行自動(dòng)編排檔號(hào)，以實(shí)現(xiàn)電子文件的資源共享。