實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

文/西北大學(xué) 郭文

辦公室作為管理活動(dòng)的重要場所，要以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，精準(zhǔn)辦公，降低管理成本，使辦公效率得到提高。實(shí)行辦公室行政管理精細(xì)化的管理方法可以加快企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，從而提高辦公室效率。

一、現(xiàn)代辦公室管理中存在的問題

企業(yè)的綜合管理部門每個(gè)月都會(huì)接到種種投訴，細(xì)節(jié)問題的投訴占有很大比例，比如說辦公室里傳真電話經(jīng)常無人接聽，或者被經(jīng)常占線，辦公室邊邊角角隨處可見的紙屑，辦公設(shè)備總是出現(xiàn)故障，每次都是需要領(lǐng)導(dǎo)催促才能解決問題，這些問題都是辦公室行政管理沒有實(shí)施精細(xì)化管理所形成的。

二、辦公室問題原因分析

（一）辦公室缺乏明確管理目標(biāo)。很多單位的管理目標(biāo)和績效考核體系不明確，員工崗位職責(zé)與責(zé)任目標(biāo)不掛鉤，所以遇到問題的時(shí)候相互推卸責(zé)任。另外單位管理目的不科學(xué)，公司考核制度具有控制功能，但有些員工缺乏對(duì)單位的歸屬感，從而一些問題出現(xiàn)的時(shí)候，員工之間相互推卸責(zé)任。

（二）缺乏科學(xué)的量化手段。辦公室管理效率低化的主因是缺乏科學(xué)的量化手段。員工在日常工作中沒有將工作內(nèi)容具體量化，往往“重績效，輕品德”。另外，單位在崗位考核中考核指標(biāo)與員工工作內(nèi)容脫節(jié)，甚至?xí)霈F(xiàn)不同崗位的員工用相同的考核標(biāo)準(zhǔn)，在某種程度對(duì)員工造成了誤導(dǎo)。單位設(shè)立量化指標(biāo)過程時(shí)，并沒有考慮實(shí)踐操作性，導(dǎo)致有些部門對(duì)待月效考核時(shí)持敷衍的態(tài)度，所以在年終考核時(shí)沒有重要參考依據(jù)。

三、行政管理的精細(xì)化思路

（一）管理項(xiàng)目精細(xì)化。在傳統(tǒng)辦公室行政管理理念下，單位員工總是以自我為中心，整個(gè)行政管理工作缺乏一定的連續(xù)性，不能有效發(fā)揮辦公室的各方面職能性能。精細(xì)化管理以科學(xué)管理為前提，加強(qiáng)辦公室行政管理人員自身職責(zé)提高辦公室行政效率，使企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

（二）管理理念精細(xì)化。在各大先進(jìn)企業(yè)中，最先采用精細(xì)化管理模式的一般在企業(yè)的生產(chǎn)車間。實(shí)施辦公室行政管理精細(xì)化有十分重要的價(jià)值，一名合格的企業(yè)員工要認(rèn)識(shí)到行政管理精細(xì)化有獨(dú)特的作用，對(duì)日常辦公室工作科學(xué)合理調(diào)整，將精細(xì)化的管理理念融入辦公室的行政管理當(dāng)中。

（三）團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)的精細(xì)化。眾人拾柴火焰高是很多員工明白、了解的團(tuán)隊(duì)合作理念，這也明確了團(tuán)隊(duì)合作的重要意義。在辦公室行政管理理念中，只靠個(gè)人力量不可能完成重大的工作任務(wù)。通過團(tuán)隊(duì)成員相互支持、合作，不僅能把自己工作做好，也在很大程度上提高了辦公室工作效率。實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化需要有強(qiáng)大的合作意識(shí)，促進(jìn)大家在日常工作中將所有力量凝聚在一起。這樣才可以發(fā)揮辦公室行政管理作用，把辦公室行政管理的重要價(jià)值體現(xiàn)出來。

四、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策

（一）建設(shè)企業(yè)文化。每一個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，它是整個(gè)公司發(fā)展道路上的靈魂。從小的細(xì)節(jié)來講，一般有經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)導(dǎo)非常了解下屬的工作風(fēng)格和特點(diǎn)，對(duì)于他們經(jīng)常出現(xiàn)的問題十分了解。當(dāng)前應(yīng)該在企業(yè)中提倡“放大抓小”的理念，也就是說從細(xì)節(jié)上顯示管理效果，可以有利提高效益?！胺糯蟆敝竼挝坏墓芾韺討?yīng)全部放開下屬員工職責(zé)范圍內(nèi)的事情。例如，業(yè)務(wù)部門經(jīng)營方針開展市場業(yè)務(wù)的洽談和宣傳推廣，單位高層可以與下屬共同商量，讓下屬放手大膽地工作，并讓他們自己做好督促檢查。

（二）加強(qiáng)制度化管理手段?！盁o規(guī)矩不成方圓”，想達(dá)到辦公室行政管理精細(xì)化的效果，企業(yè)需要制定激勵(lì)和約束制度。單位在辦公室日常的管理工作中，需要制定嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度來確保辦公室管理的精細(xì)化，在日常工作生活中規(guī)范員工行為。例如，員工參加單位會(huì)務(wù)工作的時(shí)候，先寫明會(huì)議的目的、內(nèi)容，再申請(qǐng)會(huì)議的場地。工作進(jìn)行前，先對(duì)工作流程進(jìn)行總結(jié)，并細(xì)化整理，為今后類似工作的開展提供參考。

（三）全面提高員工的素質(zhì)。精細(xì)化管理是對(duì)員工職業(yè)化的要求，讓員工把提高職業(yè)素質(zhì)和技能固化到工作習(xí)慣上。所以，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化，必須培養(yǎng)出合格的職業(yè)員工，通過人才職業(yè)化實(shí)現(xiàn)流程的標(biāo)準(zhǔn)化精細(xì)化。例如，辦公室在制定《月度工作計(jì)劃》中，把辦公室各個(gè)領(lǐng)域的工作精細(xì)化，明確每位員工的任務(wù)，從而使工作績效一目了然。

（四）深化精細(xì)化管理。細(xì)節(jié)中創(chuàng)新，辦公室行政管理精細(xì)的過程要將規(guī)范性和創(chuàng)新性相結(jié)合。規(guī)范是精細(xì)的重要表現(xiàn)形式，創(chuàng)新來源于精細(xì)，企業(yè)的成功離不開規(guī)范和創(chuàng)新。例如，很多企業(yè)尋求創(chuàng)新的時(shí)候，不管是技術(shù)還是管理創(chuàng)新，喜好貪大求全，缺乏耐心和細(xì)心。相反，海爾集團(tuán)總裁張瑞敏說過：“創(chuàng)新不等于高新，創(chuàng)新存在與企業(yè)的每一個(gè)細(xì)節(jié)之中?！?/p>

五、結(jié)束語

辦公室日常工作內(nèi)容多，員工責(zé)任重大，如果處理不好辦公室細(xì)節(jié)問題，就會(huì)出現(xiàn)一系列的事情，甚至影響企業(yè)未來的持續(xù)發(fā)展。辦公室行政管理要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，必須要在管理上做到精細(xì)化，從而帶動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。