淺析人事檔案管理在醫(yī)院工作中的重要性

文/四川安岳縣中醫(yī)醫(yī)院 徐銘偉

檔案管理堅(jiān)持“以人為本”原則。人事檔案是檔案收集管理的重要內(nèi)容之一，事關(guān)個人隱私。筆者認(rèn)為，醫(yī)院人事檔案是目前醫(yī)院所有檔案信息中最值得注意的部分。同時醫(yī)院人事檔案管理對提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量、增強(qiáng)醫(yī)院對人員的信息保護(hù)工作都非常有幫助，更為醫(yī)院完善整體的管理體系增磚添瓦，這是人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要作用。

一、醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要性

（一）提高醫(yī)院人事管理質(zhì)量。醫(yī)院人事管理質(zhì)量的提升，不僅要對個人表現(xiàn)出的工作狀態(tài)、能力、成績進(jìn)行監(jiān)管，還要借助人事檔案，嚴(yán)格審查個人學(xué)歷、工作經(jīng)歷、背景等，避免出現(xiàn)學(xué)歷造假、身份造假等情況，所以加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，對提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量具有非常重要的作用。

（二）增強(qiáng)醫(yī)院對人員的信息保護(hù)工作。人員的信息尤其是個人隱私信息是受法律保護(hù)的，在法律未允許的前提下不能隨便暴露，醫(yī)院人事檔案管理通過紙質(zhì)、電子形式進(jìn)行保存，對保護(hù)人員檔案信息的安全性加上了“雙保險”，最大限度地避免了因人員信息泄露而產(chǎn)生的嚴(yán)重后果。

（三）為醫(yī)院完善整體的管理體系添磚加瓦。醫(yī)院人事檔案管理也是醫(yī)院整體管理體系中的重要組成部分，提升其管理效率和質(zhì)量，本質(zhì)上也是推動醫(yī)院整體管理體系的不斷完善，繼而促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的不斷提升。而隨著檔案管理越發(fā)受到社會的高度重視，其在為醫(yī)院完善整體的管理體系的過程中也發(fā)揮著越來越重要的作用。

二、醫(yī)院人事檔案管理的對策

（一）進(jìn)一步強(qiáng)化紙質(zhì)檔案保存措施。1.加入防火、防水設(shè)備。目前，醫(yī)院人事檔案的安全管理措施并不到位，部分非常重要的檔案材料、對外合同、醫(yī)院重要人事資料等都被簡單放入柜子里鎖起來，一旦遇到火災(zāi)水災(zāi)，難保這些檔案材料不受損害。所以醫(yī)院檔案管理辦公室要對檔案保存的地方進(jìn)行防火防水處理。2.及時清理，防止蟲蛀霉變。有些人事當(dāng)時因?yàn)槌Ｄ瓴粍?，已?jīng)嚴(yán)重積灰，極易出現(xiàn)蟲蛀霉變等情況。作為檔案管理員，必須要及時清理這些重要檔案，及時噴灑霧狀或放置固體的防蟲劑，同時要定期把檔案拿出來曬一曬，防止其出現(xiàn)霉變。

（二）定期更新人事檔案信息。1.讓人員定期填寫最新的檔案信息。人員的某些信息，例如家庭住址、手機(jī)號碼等都是可以變換的，為保證檔案信息的真實(shí)性，醫(yī)院必須讓每名人員定期填寫最新的檔案信息，重點(diǎn)關(guān)注那些常變動的信息，如上述提到的家庭住址和手機(jī)號碼。2.必須修改超過年限的檔案信息。有些檔案信息由于長期封存，已經(jīng)超過了保存年限，對于這些檔案信息，檔案員不能一刀切地把它們?nèi)慷继幚淼簦切枰匦滦抻喴恍┍容^重要的檔案信息，如果在修訂過程中發(fā)現(xiàn)有信息不符的地方，一定要及時詢問本人弄清楚信息，這樣才不會讓珍貴的檔案信息資源白白流失。

（三）完善電子檔案管理手段。1.開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機(jī)APP。電子檔案管理系統(tǒng)通常都是PC版的，但是隨著智能手機(jī)的大面積推廣和普及，醫(yī)院作為電子檔案管理系統(tǒng)的擁有者和使用者，必須要緊跟時代潮流，積極與軟件企業(yè)合作開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機(jī)APP，這樣既可以方便檔案管理員的工作，又可以為檔案管理提供軟件層面的“雙保險”，一舉兩得。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全保護(hù)，防止病毒入侵。醫(yī)院人事檔案信息非常珍貴，這也會引起網(wǎng)絡(luò)黑客的注意，為避免這些重要的資料遭遇黑手，醫(yī)院必須要協(xié)同網(wǎng)絡(luò)管理部門加強(qiáng)對系統(tǒng)的安全保護(hù)工作，通過訂購專業(yè)的防病毒軟件、防火墻、建立內(nèi)外網(wǎng)隔離系統(tǒng)等方式防止病毒入侵。

三、結(jié)束語

綜上所述，本文分析了醫(yī)院人事檔案管理的重要性以及相關(guān)的管理對策，人事檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量、增強(qiáng)醫(yī)院對人員的信息保護(hù)工作以及完善醫(yī)院整體的管理體系三個方面，而基于其重要性，相關(guān)的管理對策也需要從紙質(zhì)檔案保存、檔案信息維護(hù)以及電子檔案管理升級三個方面進(jìn)行，多管齊下，從而使人事檔案管理工作邁上新臺階。