信息時代企業(yè)檔案管理研究

寧夏建材集團(tuán)股份有限公司是國家重點扶持的60戶水泥企業(yè)之一, 西部地區(qū)具有較強(qiáng)競爭力的建材工業(yè)企業(yè)。主要經(jīng)營水泥制造、銷售，水泥制品、水泥熟料的制造與銷售，混凝土骨料的制造與銷售等?，F(xiàn)擁有10家水泥生產(chǎn)企業(yè)、6家商混企業(yè)，分布在寧夏、甘肅、內(nèi)蒙古等省區(qū)。公司規(guī)模較大，業(yè)務(wù)繁忙，僅檔案管理工作就要耗費大量的人力物力，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中能夠有效提高工作效率。近年來，我國建材行業(yè)有很大的發(fā)展，隨著建材行業(yè)的發(fā)展，建材規(guī)模也日漸擴(kuò)大，這就給建材行業(yè)的檔案信息管理帶來了一定的難度，為了更好地適應(yīng)建材行業(yè)的新發(fā)展，就要在建材行業(yè)的檔案信息管理中應(yīng)用新技術(shù)、新手段來提高管理效率，從而更好地促進(jìn)建材行業(yè)的發(fā)展與壯大。

一、檔案管理信息化的作用

（一）提高檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理主要通過人工進(jìn)行記錄，需要耗費大量的人力與時間，但不能保證檔案管理的準(zhǔn)確性。檔案管理中應(yīng)用了信息化技術(shù)之后，很多工作都可以通過計算機(jī)統(tǒng)計完成，一方面可以減少信息統(tǒng)計與分析的任務(wù)量。另一方面也能夠更好地保證信息的準(zhǔn)確性與清晰性，從而有效提高檔案管理的效率。另外，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，檔案信息還能夠及時實現(xiàn)共享，只需要錄入一次信息，就可以在需要的時候重復(fù)使用，這對于提高檔案管理的效率是十分有利的。在信息化技術(shù)的幫助下，很多工作都能夠通過計算機(jī)自動完成，不需要工作人員一一進(jìn)行統(tǒng)計，這在很大程度上減少了工作人員的工作量，因此能夠更好地保證工作的準(zhǔn)確性。

（二）優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，提高管理水平。在信息化技術(shù)的影響下，從事檔案管理的工作人員工作觀念會有所轉(zhuǎn)變，同時工作人員的業(yè)務(wù)能力與素養(yǎng)也會有明顯的提高，很多之前工作人員難以解決的問題都可以借助計算機(jī)來解決，這在很大程度上為工作人員減少了麻煩。另外，工作人員通過對信息技術(shù)的熟悉掌握，很多工作任務(wù)都可以借助計算機(jī)來完成，保證工作的規(guī)范性與科學(xué)性，以及采集信息的準(zhǔn)確性，從而有效地保證檔案管理的可靠性，為企業(yè)的其他工作提供很大的便利，提高企業(yè)內(nèi)部的整體管理水平，為企業(yè)帶來更大的效益，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

二、建材企業(yè)檔案信息化管理措施

（一）增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員的信息化意識與能力。要想在建材企業(yè)檔案管理中更好地應(yīng)用信息化技術(shù)，首先要做的就是轉(zhuǎn)變檔案業(yè)務(wù)人員的觀念，幫助相關(guān)工作人員樹立信息化的意識，只有這樣，檔案業(yè)務(wù)人員才會在工作中有意識地應(yīng)用信息技術(shù)。因此，相關(guān)企業(yè)就要采取一定的措施，讓從事檔案管理的業(yè)務(wù)人員認(rèn)識到信息化在檔案管理工作中的重要性，進(jìn)而提高檔案業(yè)務(wù)人員的工作積極性，保證相關(guān)工作的順利完成。另外，建材企業(yè)檔案管理部門也可以制定具體的獎懲機(jī)制，對于在工作中有良好表現(xiàn)的工作人員進(jìn)行有效的獎勵，從而激發(fā)檔案業(yè)務(wù)人員的工作積極性，促進(jìn)信息化技術(shù)在檔案管理中的有效利用，為企業(yè)帶來更大的便利。

（二）明確檔案學(xué)的價值觀念，擴(kuò)展建材資料管理模式的建設(shè)。建材資料對于建材行業(yè)的發(fā)展有著十分重要的作用，這種重要性主要體現(xiàn)在兩方面：一方面是建材資料記錄的群體信息，以及其中每個不同的組成部分的價值認(rèn)同；另一方面，建材資料對于建材行業(yè)的發(fā)展與規(guī)劃有著十分重要的指導(dǎo)作用與參考價值，能夠保證建材行業(yè)決策的準(zhǔn)確性與可靠性。因此，必須要對建材資料的重要性有清晰的認(rèn)識，從而重視建材資料的管理，認(rèn)真做好建材資料的管理工作。另外，要不斷擴(kuò)展建材資料的建設(shè)思路，跟隨時代發(fā)展的潮流，將信息化技術(shù)應(yīng)用到建材資料的管理中，有效提高建材檔案管理的效率，更好地為建材行業(yè)的發(fā)展提供動力。

（三）優(yōu)化建材資料的管理模式，培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。隨著建材行業(yè)的發(fā)展，建材企業(yè)檔案信息管理工作也發(fā)生了很的變化，特別是近年來在信息化技術(shù)的影響下，建材企業(yè)檔案管理工作與傳統(tǒng)的工作形式有很大的不同，如果死守傳統(tǒng)觀念不僅不會促進(jìn)建材行業(yè)的發(fā)展，甚至還會對其發(fā)展產(chǎn)生阻礙作用。因此，為了更好地發(fā)揮信息化技術(shù)的作用，首先，就要有意識地提高從事建材企業(yè)檔案管理工作的業(yè)務(wù)人員的信息化業(yè)務(wù)水平，保證檔案管理的業(yè)務(wù)人員對信息化技術(shù)有良好的掌握，從而在檔案管理工作中對信息化技術(shù)應(yīng)用自如，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，為建材企業(yè)檔案信息管理工作帶來更大的便利，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

三、結(jié)語

總之，為了更好地適應(yīng)建材事業(yè)的發(fā)展，我們要有意識地尋求建材企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提高建材行業(yè)檔案管理工作的效率，確保建材行業(yè)檔案管理工作更好地服務(wù)于建材事業(yè)的發(fā)展，為我們帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益，所以我們應(yīng)該充分重視信息化技術(shù)在建材企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用，希望以上提到的幾點建議對于建材企業(yè)檔案管理工作有所幫助，最后相信在眾多建材企業(yè)的不斷努力之下，建材行業(yè)會有更好的發(fā)展。