做好農(nóng)業(yè)科研單位對外合作交流檔案管理的思考

文/云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院國際農(nóng)業(yè)研究所 余曉莉 張俊梅 和麗萍

時代變化日新月異，全球經(jīng)濟(jì)一體化的飛速發(fā)展，各國間的政治、經(jīng)濟(jì)與科技交流活動越來越頻繁。隨著“一帶一路”倡議和農(nóng)業(yè)科研單位“走出去”戰(zhàn)略的實(shí)施，加快了科技對外合作的國際化進(jìn)程，對外合作交流在農(nóng)業(yè)科研單位的作用和重要性日益突出。當(dāng)前，農(nóng)業(yè)科研國際化、農(nóng)業(yè)對外交流合作呈現(xiàn)出領(lǐng)域不斷拓寬、合作層面不斷提升、內(nèi)容日益豐富、合作交流形式日趨多樣化的特點(diǎn)。農(nóng)業(yè)科研單位對外合作交流檔案是指本國農(nóng)業(yè)科研單位與其他國家政府有關(guān)部門、農(nóng)業(yè)部（局、司）、農(nóng)業(yè)企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或集團(tuán)公司等開展各項合作交流、技術(shù)共享、指導(dǎo)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研討等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式載體的歷史記錄材料。不斷完善和加強(qiáng)對外合作交流檔案的管理應(yīng)成為農(nóng)業(yè)科研單位的共識。

一、農(nóng)業(yè)科研對外合作交流檔案的重要性

一是農(nóng)業(yè)科技對外合作交流已成為國內(nèi)外共同提高科技創(chuàng)新、提升科技能力、整合優(yōu)勢資源、實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，全球?qū)崿F(xiàn)科技國際化水平的必要手段。農(nóng)業(yè)科技對外合作交流檔案反映了農(nóng)業(yè)科研單位對外合作工作的全貌，對于不斷提高合作交流工作水平和健康持續(xù)發(fā)展具有重要的借鑒意義，也對助推農(nóng)科院所的全面發(fā)展有深遠(yuǎn)的影響。二是科技對外交流檔案可成為持續(xù)連接各合作單位、團(tuán)體、個人的橋梁，是雙方開展具體合作交流工作的重要依據(jù)和見證，對加強(qiáng)推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位與外方開展具體化的合作交流有著十分重要的作用。三是合作交流和互訪中形成的合作協(xié)議、備忘錄、紀(jì)要總結(jié)、考察報告等重要文字材料，及其他錄像、視頻、圖片、照片、電子信息等資料，包括互贈的具有存留價值的紀(jì)念實(shí)物等，經(jīng)過認(rèn)真收集、整理和使用，也體現(xiàn)了單位開展合作交流工作的整體水平，其重要性不容忽視。

二、對外合作交流檔案的特點(diǎn)

科研單位對外科技交流檔案作為科研單位及其下屬研究所或科技人員在國際交流活動中直接形成的各種形式的文字記錄和文件材料，它既有一般文件檔案的共性，也有自身的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

（一）廣泛性。一方面，對外科技交流活動的廣泛性決定了其檔案內(nèi)容的廣泛性，對外科技交流包括：交流合作、共享資源、技術(shù)援助、學(xué)術(shù)研討、互訪考察、外事接待和派遣等，活動內(nèi)容十分豐富。另一方面，對外科技交流檔案的載體除了紙質(zhì)材料外，還有大量的照片、碟片、錄音、硬盤、課件等電子化材料，還有外賓贈送的實(shí)物禮品、紀(jì)念品等，載體具有多樣性和復(fù)雜性。

（二）保密性。對外科技交流檔案涉及黨和國家的對外方針、政策、紀(jì)律，章程，具有很強(qiáng)的政治性?；顒又鞋F(xiàn)成的合作協(xié)議內(nèi)容包括科研成果、研發(fā)專利、合作共識等，涉及雙多邊國家的經(jīng)濟(jì)政治利益，具有很強(qiáng)的敏銳性。同時，對外科技交流活動參與方涉及國際組織、各國別相關(guān)單位及國際人才專家、政府官員等，審批手續(xù)中涉及領(lǐng)事館、合作處、外專局、外事辦等，簽章的部門范圍較多，其檔案不僅具有很大的影響力，而且具有很強(qiáng)的保密性。

三、對外科技交流檔案的歸檔范圍

對外科技交流檔案可綜合歸為外事接待、外事派遣、外事管理、因公出國（境）、國際郵件、科技交流合作、實(shí)物載體等幾類。具體內(nèi)容包括：請示批復(fù)、出訪計劃、聯(lián)系函、國際郵件、審批報告、合作協(xié)議書、簽署文件、出國（境）經(jīng)費(fèi)預(yù)算先行審核表、出國（境）費(fèi)用預(yù)算明細(xì)表、國際學(xué)術(shù)研討會形成的材料、科技論文、專著、涉外人員情況統(tǒng)計表、護(hù)照復(fù)印件、備忘錄等。

四、農(nóng)業(yè)科研單位對外合作交流檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理的重要性認(rèn)識不足。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是檔案工作做得好壞的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，很多農(nóng)業(yè)科研單位的上層領(lǐng)導(dǎo)只注重科研成果，對行政管理工作的重視度不夠，沒有把檔案工作列入議事日程，導(dǎo)致檔案管理人員對檔案重要性的認(rèn)識不足，缺乏歸檔的自覺性和主動性，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力得不到提高。檔案管理人員的歸檔意識淡薄，導(dǎo)致文件資料收集整理經(jīng)常出現(xiàn)“三不現(xiàn)象”，即：不及時、不完整、不齊全。檔案收集與工作開展的時間差太長，結(jié)果導(dǎo)致查缺補(bǔ)漏困難的局面，最終不可挽回地流失一部分重要資料。

（二）檔案管理人員配備不規(guī)范。農(nóng)業(yè)科研單位的大部分檔案管理工作人員都是兼職，降低了檔案管理崗位對從業(yè)人員工作能力和素質(zhì)的要求，檔案管理工作人員欠缺對檔案管理工作的重視和投入，只能基本做到有什么存什么，有什么移交什么，對沒有直接參與對外交流合作工作所產(chǎn)生的檔案，不能進(jìn)行全面回收和積累。很多農(nóng)業(yè)科研單位一般安排年長的工作人員擔(dān)任檔案管理工作，難以適應(yīng)檔案信息化、數(shù)字化、電子化管理的基本要求，導(dǎo)致一些電子、聲像等珍貴檔案資料的缺失。

（三）檔案利用率有待提高。合作交流檔案是農(nóng)業(yè)科研單位重要的信息資源，對日趨頻繁和持續(xù)開展對外合作交流工作有重要的借鑒參考作用，做好開發(fā)利用才能顯現(xiàn)出檔案的真正價值。農(nóng)業(yè)科研單位中，對外合作交流檔案的管理與科技檔案和文書檔案的管理模式大同小異，僅僅限于收集、整理、保管的簡單化管理模式，沒有把檔案用活，形成檔案四不現(xiàn)象：不查不用、不管不問，閑置的檔案不能真正發(fā)揮其功能和作用，弱化了檔案自身的實(shí)用價值。

五、做好科研單位對外合作交流檔案管理的幾個措施

（一）培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理人員。選拔配備有良好專業(yè)基礎(chǔ)和檔案管理工作經(jīng)驗的專職檔案人員，能提高檔案管理工作效率。培養(yǎng)具有良好政治素質(zhì)的年輕人從事檔案管理工作，能滿足檔案管理工作持續(xù)性和先進(jìn)性的要求，實(shí)現(xiàn)管理人員隊伍的穩(wěn)定性。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理水平。對外合作交流檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，加強(qiáng)檔案管理干部隊伍建設(shè)，提高專業(yè)素質(zhì)和水平，是檔案管理現(xiàn)代化和科學(xué)化的時代要求。對外合作交流檔案涉及面廣，影響層面較高，檔案管理人員不僅要具備較高的政治素質(zhì)，有較高的政治敏銳度和政治覺悟，還要熟悉合作交流工作，有較強(qiáng)的責(zé)任意識、服務(wù)意識、愛崗敬業(yè)的情操。積極組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和進(jìn)修班，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和工作能力。

（三）參與合作交流工作，提高檔案管理意識。上級領(lǐng)導(dǎo)要有重視檔案管理人員的意識，加強(qiáng)理論指導(dǎo)工作，提供和創(chuàng)造條件讓檔案管理人員多參加對外交流合作工作，熟悉檔案管理的技能，在參與工作中增強(qiáng)對檔案管理工作重要意義的認(rèn)識，充分調(diào)動工作的積極性。

（四）健全檔案管理機(jī)制，明確具體崗位職責(zé)。檔案管理工作要納入部門管理制度，并明確分管領(lǐng)導(dǎo)，公開崗位職責(zé)，督查指導(dǎo)檔案管理工作，對出現(xiàn)的問題提出指導(dǎo)性意見或給予及時處理的方法。檔案管理人員要根據(jù)對外合作交流檔案的特點(diǎn)，結(jié)合單位開展工作的實(shí)際，制定相應(yīng)的檔案管理制度，及時做好每一次立卷歸檔工作，保障文件材料的完整齊全。同時要不定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。