高校二級學院辦公室主任應具備的能力和素養(yǎng)

文/沈陽體育學院 谷鳳娟

高校二級學院辦公室作為學院的中心樞紐和綜合管理部門，承擔著管理政務、處理事務、搞好服務的重任。辦公室工作的質(zhì)量和效率直接影響著二級學院各個層面的工作開展。辦公室主任作為辦公室的管理者，其自身能力和素養(yǎng)對于發(fā)揮辦公室職能作用和提高辦公效率有著至關重要的作用。辦公室主任應在工作實踐中，注重自身能力培養(yǎng)，提升素養(yǎng)，提高辦公室工作水平。

一、高校二級學院辦公室主任應培養(yǎng)的四種能力

（一）管理能力。二級學院辦公室工作任務錯綜復雜，要通過加強制度建設，推進規(guī)范化管理。首先要深入貫徹落實校院兩級現(xiàn)有的各項規(guī)章制度，按規(guī)辦事。同時要強化辦公室內(nèi)部管理，就印章使用、會議室管理、公文處理、檔案管理、固定資產(chǎn)管理等常規(guī)工作建章立制，科學管理。明確二級學院辦公室人員崗位職責，劃分崗位權責，合理分工，積極規(guī)范工作人員行為，強化辦公室凝聚力，使辦公室各項工作正常運轉。

（二）協(xié)調(diào)能力。二級學院辦公室是一個綜合協(xié)調(diào)部門，既要把學校下達的任務傳達給二級學院領導、師生，又要把師生的意見反饋給學校，還要協(xié)調(diào)好各教研室之間、職能部門之間、校企合作之間的關系。在協(xié)調(diào)工作中，經(jīng)常會遇到工作推進有難度、有障礙的情況，這就要求辦公室主任樹立大局意識，藝術地進行溝通，善于從錯綜復雜的矛盾中理出頭緒、抓住要害。既堅持原則，又要盡可能既照顧到方方面面，有效化解矛盾，推進各項工作有序開展。

（三）參謀能力。發(fā)揮參謀助手作用，是二級學院辦公室的一項重要職責。辦公室主任要努力使自己在知識、能力、思想等方面適應領導的工作需求，努力保持與領導的“思維共振”。在學院編制工作計劃、師資隊伍建設規(guī)劃、財務預算等重大事宜上，辦公室主任要超前謀劃，做好調(diào)研和信息收集工作，梳理思路，為領導決策提供切實有效的參考資料。決策一旦形成，要不折不扣落實，及時向領導反饋落實進程。

（四）服務能力。高校二級學院辦公室是一個綜合服務部門，各項具體工作通過服務形式表現(xiàn)出來。首先是為領導做好服務工作，讓領導從瑣碎的事務中解脫出來，有更多的精力思考長遠工作。同時要為學院各職能部門做好服務工作，加強溝通，密切配合，及時上報各類信息、材料。二級學院在日常工作中，應為本院師生做好服務工作，如為教師安排好職稱評審、年終考核、科研業(yè)績、教學評比、辦公用品保障等，為學生加蓋印章、出具證明等，凡事要做到細心熱心，真誠服務。

二、高校二級學院辦公室主任應具備的四種素養(yǎng)

（一）政治素養(yǎng)。作為二級學院辦公室主任，首先應具有良好的政治修養(yǎng)和高尚的道德情操。辦公室主任要牢固樹立大局意識，責任意識，要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入學習貫徹黨的十九大精神，不斷提升政治素養(yǎng)。辦公室主任還要有一定的政策水平，了解國家和黨的大政方針，了解高等教育發(fā)展的形勢和規(guī)律，了解和掌握本校的規(guī)章制度和政策規(guī)定，在傳達和落實工作中，有效執(zhí)行各項政策和規(guī)定，扎實做好每項工作。

（二）學習素養(yǎng)。辦公室主任只有不斷學習，提升能力，才能跟所服務的師生隊伍在一定程度上匹配，實現(xiàn)高效管理和服務。首先要學習國家大政方針、時事政治等，提高理論素養(yǎng)。其次要學習掌握學校的各項基本政策，按規(guī)辦事。要學習掌握二級學院師資隊伍建設、學科建設、教學和學生基本概況等基本信息。要學習行政管理、公文寫作、檔案管理等方面的業(yè)務知識，日積月累，厚積薄發(fā)。

（三）信息素養(yǎng)。辦公室主任應在實際工作中不斷提高現(xiàn)代辦公能力。要熟練掌握OA辦公系統(tǒng)的應用，還可利用QQ、微信等輔助通知。要熟練掌握現(xiàn)代化信息處理手段，做好數(shù)據(jù)處理、資料統(tǒng)計、信息收集等工作。辦公室主任應掌握一定計算機應用知識，對辦公人員文檔處理過程中遇到的排版、格式問題及時指導；對領導日常辦公中遇到電腦信息方面問題及時處理。辦公室主任掌握一定的軟件使用知識會提高效率，如教師年終考核計算分值，打分項目多，使用計算器煩瑣易錯，如能使用Excel表計算公式運算則快捷準確。

（四）創(chuàng)新素養(yǎng)。在高校教育管理體制不斷深化改革的形勢下，二級學院辦公室主任應積極探索辦公室工作的新思路、新途徑，更好地為學院中心工作服務。辦公室作為綜合部門，有時一個小小的創(chuàng)新舉措，就會給師生帶來意想不到的方便。如在本科教學水平評估工作中，需二級學院按照評估指標提供數(shù)據(jù)，并無具體要求，如果將上級文件直接轉發(fā)，教師不明晰具體提供什么，格式也不統(tǒng)一。這時，辦公室主任就要進行創(chuàng)新思考，如針對評估的師資隊伍建設一項，可以設計出表格，標明姓名、學歷、職稱、年齡、專業(yè)、教學科研等要素，再據(jù)此衍生出年齡結構、學緣結構、職稱結構等數(shù)據(jù)。這樣創(chuàng)新性地落實文件，方便提供和整理，保證材料有效度。

三、結語

高校二級學院辦公室主任應注重各項基本素質(zhì)的提升和能力培養(yǎng)，不斷提高自身工作水平，進而帶動整個辦公室團隊工作能力的提升，促進辦公室管理工作的規(guī)范化、科學化，保證學院各項工作高效有序地開展。