探討辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理

文/安徽省安慶市血吸蟲(chóng)病防治所 焦娜

一、辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔工作的重要性

在企事業(yè)單位日常管理中，檔案管理占有非常重要的地位。企事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程、事物決策、會(huì)議記錄、審批請(qǐng)示文件等文檔資料都屬于文書(shū)檔案管理的內(nèi)容，對(duì)這些文件收集、歸檔，能夠保證檔案資源的完整和有效。文書(shū)檔案管理的文件資源是單位管理中非常重要的文檔，甚至決定著單位發(fā)展的戰(zhàn)略方向。由此可見(jiàn)，辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔工作對(duì)于單位的日常管理至關(guān)重要。

二、辦公室文書(shū)檔案管理和歸檔工作存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案管理意識(shí)差。在實(shí)際工作中，許多單位對(duì)于文書(shū)檔案管理意識(shí)差，對(duì)于工作的重視程度不夠。尤其是一些事業(yè)單位的工作人員，對(duì)文書(shū)檔案收集和歸檔管理滿不在乎，僅僅重視單位的紅頭文件，而對(duì)一般性文件則往往不夠重視，沒(méi)有對(duì)其認(rèn)真管理，甚至隨處亂扔，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理出現(xiàn)檔案失真、缺損、不連續(xù)等多種問(wèn)題。

（二）檔案收集和歸檔力度小。目前，從企事業(yè)單位的辦公室檔案收集與歸檔管理上看，工作人員的收集和歸檔力度仍然不夠，其中存在的主要問(wèn)題是：（1）收集和歸檔模式過(guò)于落后，文書(shū)檔案的資料形式已經(jīng)與過(guò)去發(fā)生了許多變化，如果采用傳統(tǒng)的管理模式，整理難度較大，無(wú)法做到科學(xué)歸檔。（2）文檔資料在收集和歸檔時(shí)完整性不夠，許多文檔資料在收集和歸檔時(shí)，工作人員沒(méi)有對(duì)文檔做完整性檢查，導(dǎo)致在收集過(guò)程中出現(xiàn)缺頁(yè)、缺損等現(xiàn)象。

（三）文書(shū)檔案收集與歸檔管理人員的素質(zhì)不高。隨著文書(shū)檔案資料形式的復(fù)雜程度越來(lái)越大，管理人員的素質(zhì)已經(jīng)無(wú)法滿足管理工作的需要。管理人員素質(zhì)不高的主要表現(xiàn)是：（1）工作人員安于現(xiàn)狀，沒(méi)有工作目標(biāo)。在工作中，工作人員對(duì)待文書(shū)檔案收集和歸檔工作沒(méi)有責(zé)任心，聽(tīng)之任之，對(duì)許多文件隨處擺放，沒(méi)有分門(mén)別類(lèi)予以歸檔。（2）工作人員對(duì)文書(shū)檔案收集和歸檔工作存在偏見(jiàn)。許多工作人員對(duì)待檔案管理工作存在偏見(jiàn)，認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的整理文件。這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致其在工作中往往缺乏上進(jìn)心。

三、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理的措施

（一）構(gòu)建文書(shū)檔案管理體系。要做好辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作需要構(gòu)建文書(shū)檔案管理體系。在構(gòu)建文書(shū)檔案管理體系時(shí)應(yīng)該針對(duì)不同的歸檔模式制定不同的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定對(duì)應(yīng)的管理原則，并且要求檔案管理人員在工作中應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的良好狀態(tài)。與此同時(shí)，在構(gòu)建文書(shū)檔案管理體系時(shí)應(yīng)該對(duì)各個(gè)部門(mén)的管理職能進(jìn)行明確，強(qiáng)化各部門(mén)的工作落實(shí)。另外，在管理中將各個(gè)部門(mén)月季考核制度納入到歸檔管理體系中。通過(guò)員工的月度績(jī)效考核提升員工的工作效率，引導(dǎo)員工在日常工作中不斷規(guī)范自身的打印行為以及文書(shū)打印格式，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的高水平管理。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)。為了提升辦公室檔案管理人員素質(zhì)，應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)在實(shí)施管理工作時(shí)，應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)化的技能培訓(xùn)，通過(guò)技能培訓(xùn)強(qiáng)化員工的責(zé)任心，提升檔案管理工作水平，提升工作效率。其次，定期對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理工作人員展開(kāi)重塑意識(shí)會(huì)議。在會(huì)議中對(duì)文書(shū)管理人員的工作意識(shí)進(jìn)行糾正，使之能夠不斷糾正工作中產(chǎn)生的錯(cuò)誤理念。錯(cuò)誤的意識(shí)理念對(duì)于工作有引導(dǎo)作用，辦公室文書(shū)收集和檔案管理工作往往被單位、職工所忽視。因此，單位的管理部門(mén)應(yīng)該不斷強(qiáng)化工作人員意識(shí)，糾正錯(cuò)誤理念。

（三）加強(qiáng)檔案宣傳工作。加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔的宣傳工作對(duì)于做好檔案管理工作非常必要。加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：（1）單位在實(shí)施管理工作時(shí)應(yīng)該注重以簡(jiǎn)報(bào)編制以及檔案編研等形式擴(kuò)大檔案工作的宣傳力度，在實(shí)際工作中引導(dǎo)管理人員提升對(duì)文書(shū)檔案管理的意識(shí)，提升工作的積極性，積極完成文書(shū)檔案的宣傳目標(biāo)。（2）有效拓展文書(shū)檔案宣傳的范圍。單位的相關(guān)部門(mén)可以借助多媒體技術(shù)提升宣傳力度，并且由此規(guī)范檔案管理人員的管理手段，即引導(dǎo)其定期核查檔案室?guī)觳貎?nèi)容等，提升文書(shū)檔案的整體利用率。檔案宣傳工作開(kāi)展有助于傳統(tǒng)管理模式中問(wèn)題的解決，因而強(qiáng)化對(duì)其的執(zhí)行，能夠切實(shí)提升辦公室檔案收集與歸檔工作管理水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作往往被單位工作人員所忽視，為了提高辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作，實(shí)現(xiàn)良好的文書(shū)檔案管理狀態(tài)。單位相關(guān)部門(mén)應(yīng)該構(gòu)建并完善文書(shū)檔案管理體系，加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理宣傳工作等多個(gè)方面予以實(shí)施，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理的最佳管理。