淺談國有企業(yè)干部人事檔案專項審核工作難點與對策

文/陜西省延安市延長石油管道運輸公司 王蕊

為進一步從嚴(yán)管理干部人事檔案，根據(jù)中組部、國家和省煙草公司的要求，邵陽市煙草公司統(tǒng)一部署、分級負責(zé)，自上而下開展了干部人事檔案專項審核工作。本文重點分析了干部人事檔案專項審核工作中的問題和原因，并提出了解決辦法，旨在推進國有企業(yè)干部人事檔案專項審核工作有序開展。

一、干部人事檔案審核專項工作存在的問題

（一）檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱。涉及單位包括九縣一市，人事檔案900余本，各單位的檔案管理基礎(chǔ)薄弱：一是檔案資料整理不到位。檔案規(guī)格、內(nèi)容分類及收歸資料存在差異；檔案資料補充不齊、報送資料不及時；入檔資料有缺失，檔案資料整理不到位等等。二是沒有專門的人事檔案管理員，且專業(yè)化水平不高。三是人事檔案制度不健全。

（二）檔案形成質(zhì)量參差不齊。干部檔案形成質(zhì)量參差不齊，一是書寫不規(guī)范，存在使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水填寫檔案材料，字跡潦草、檔案涂改勾抹嚴(yán)重等情況。二是填寫有缺失，要本人簽字的未簽，需組織審批蓋章的未蓋，干部任免文號該填的未填等。三是裝訂不規(guī)范，沒有按照要求裝訂，甚至出現(xiàn)漏裝、誤裝的現(xiàn)象，以上情況的出現(xiàn)嚴(yán)重影響到了干部檔案的質(zhì)量。

（三）重要檔案材料有缺失。人事檔案材料缺失的情況主要包括以下幾個方面：一是學(xué)籍檔案材料缺失。二是專業(yè)技術(shù)職務(wù)與職業(yè)技能資料的缺失。三是參加工作證明材料缺失。四是干部任免材料的缺失。五是調(diào)轉(zhuǎn)材料缺失。資料的缺失給檔案審核過程中的調(diào)查取證與信息核實工作帶來不便，需花費大量精力核實檔案信息及補充資料真?zhèn)巍?/p>

二、干部人事檔案專項審核工作存在問題的原因分析

（一）檔案材料形成時間跨度大。干部人事檔案存在材料缺失的客觀原因在于檔案的最早形成材料與最新材料形成時間間隔大，每份干部人事檔案的形成、組卷、歸檔再到移交、接收往往要經(jīng)歷很長的時間跨度，有個別干部的人事檔案出現(xiàn)“人檔分離”情況。

（二）人事檔案管理工作重視程度不足。一方面是部分員工檔案意識淡薄，補交材料不主動，更有甚者隨意涂寫更改檔案信息。另一方面是企業(yè)對人事檔案管理工作重視不夠，沒有制定系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理制度，沒有設(shè)置專門的檔案管理員。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有欠缺。人事檔案管理員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對人事檔案管理的基本知識與方法了解不夠，特別是在檔案審核過程中，人事檔案管理員因缺乏相關(guān)業(yè)務(wù)知識，對政策理解把握不透徹，對存疑員工檔案的取證調(diào)查及研判認(rèn)定工作把握不準(zhǔn)。

（四）檔案管理的信息化程度不高。當(dāng)前，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中被廣泛運用，大部分縣級公司至今還沒有配備專門計算機、資料檢索、調(diào)閱檔案等工具，仍然采取手工操作，容易造成紙質(zhì)檔案材料的損耗及毀壞。

三、干部人事檔案審核專項工作的對策和措施

（一）嚴(yán)格規(guī)范檔案審核程序。嚴(yán)格按照審核登記、調(diào)查核實、組織認(rèn)定“三步走”流程有條不紊地開展。一是審核登記做到實事求是，要進行細致的初審和交叉復(fù)審，對清查的存疑檔案要如實登記在案。二是調(diào)查核實步步到位。堅持“凡疑必查”“凡疑必核”原則，展開調(diào)查，全面取證，做到“三個不放過”，即：情況核不準(zhǔn)不放過、問題查不清不放過、結(jié)果不確定不放過。三是組織認(rèn)定公平公正。根據(jù)《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》（組工通訊〔2015〕10期）等文件規(guī)定，結(jié)合實際調(diào)查取證情況，集體研究、綜合研判。

（二）加強政策學(xué)習(xí)，提高檔案意識。切實做到以事實為依據(jù)、以政策為準(zhǔn)繩，加強宣傳，提高全員檔案意識。一是以視頻會議、專題培訓(xùn)等形式組織人事部門人員主動學(xué)習(xí)檔案管理知識及檔案審核相關(guān)政策精神。二是定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，增強管理人員的管理技能，使其積極主動參與到檔案管理建設(shè)中來。三是通過廣泛而有效的宣傳，充分利用講座、咨詢、知識競賽及發(fā)放宣傳小冊等形式，全面、深入、持久地向全員宣傳檔案知識和理論。

（三）加強人事檔案信息化建設(shè)。不斷提升干部人事檔案管理信息化水平，全面提升干部人事管理工作。一是要完善信息設(shè)備建設(shè)，對現(xiàn)代信息設(shè)備合理購買，對陳舊設(shè)備及時更新。二是建立電子檔案實現(xiàn)一人一檔，將干部職工檔案進行拍照登記，始終保持紙質(zhì)檔案與電子檔案相符。三是實行人事檔案數(shù)字化管理，形成由檔案目錄數(shù)據(jù)、檔案原始圖像數(shù)據(jù)和檔案高清圖像數(shù)據(jù)三種類型電子數(shù)據(jù)組成的數(shù)字檔案，通過應(yīng)用管理軟件實現(xiàn)對人事檔案日常工作的數(shù)字化管理。

（四）完善人事檔案制度建設(shè)。加強人事檔案規(guī)范化管理，保證人事檔案管理制度的科學(xué)化與規(guī)范化。一是健全人事檔案制度，保證檔案管理人員在日常的管理工作中有法可依、有章可循。二是要針對當(dāng)前人事檔案管理工作的具體要求，對檔案管理制度進行科學(xué)的調(diào)整，與時俱進地對人事檔案管理制度進行完善。三是在檔案的規(guī)范化收集控制上，要及時去偽存真，使檔案的管理過程更加科學(xué)、全面，管理流程符合人事檔案管理工作的具體需求。