試論如何做好建筑企業(yè)干部人事檔案工作

文/福州建工（集團(tuán)）總公司 林威旻

在建筑企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展過程中，干部人事檔案管理工作是較為重要的一項(xiàng)工作，做好檔案管理工作能為建筑人才選拔帶來幫助，有利于建筑企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。但是目前我國建筑企業(yè)在干部人事檔案管理方面或多或少存在一定問題，本文針對存在的普遍問題談?wù)勅绾巫龊萌耸聶n案管理工作。

一、建筑企業(yè)干部人事檔案管理工作存在的問題

眾所周知，建筑企業(yè)干部人事檔案管理工作相當(dāng)重要，但是目前很多企業(yè)在實(shí)際檔案工作中還存在一定的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，干部人事檔案管理制度不健全，在開展相關(guān)工作時規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案工作質(zhì)量不高，甚至在企業(yè)中會出現(xiàn)職能交叉、工作脫節(jié)等問題。第二，建筑企業(yè)的檔案員素質(zhì)參差不齊，責(zé)任心不夠強(qiáng)，積極性不高，對人事檔案管理工作中細(xì)節(jié)問題不夠重視。有些建筑企業(yè)時常更換檔案員，甚至?xí)霈F(xiàn)一崗多職現(xiàn)象，都會影響相關(guān)工作的開展。第三，建筑企業(yè)干部人事檔案材料內(nèi)容整理不規(guī)范，工作人員在填寫相關(guān)材料時會出現(xiàn)錯填、誤填和漏填的現(xiàn)象，以至還會出現(xiàn)檔案造假情況，這都會影響檔案信息的準(zhǔn)確性和合理性，導(dǎo)致建筑企業(yè)在調(diào)用檔案時無法根據(jù)準(zhǔn)確的檔案信息作出科學(xué)的決策。

二、做好建筑企業(yè)干部人事檔案工作的對策

針對以上干部人事檔案管理工作方面存在的問題，相關(guān)建筑企業(yè)都需要采取措施予以解決，具體可以通過以下方面來提高檔案管理相關(guān)工作的質(zhì)量：

（一）樹立正確的管理觀念。要想做好干部人事檔案管理工作，就要認(rèn)識到檔案管理的重要性，樹立正確的管理理念，并在工作中不斷創(chuàng)新思維。檔案員首先要提高對于干部人事檔案管理工作的認(rèn)識，制定全面創(chuàng)新的管理策略，可以先進(jìn)行短期規(guī)劃，之后在其基礎(chǔ)上再制定長期管理方案。同時，建筑企業(yè)還要投入一定的周轉(zhuǎn)資金，建立健全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，購買檔案管理軟件，提高管理水平。例如，在進(jìn)行人事檔案收集處理時，可以利用互聯(lián)網(wǎng)科技建立信息庫系統(tǒng)，在信息庫中全面搜集檔案信息，提升管理效率。此外，建筑企業(yè)相關(guān)人員也要順應(yīng)形勢，依據(jù)國家《檔案法》等相關(guān)法律，在維護(hù)企業(yè)利益的前提下，創(chuàng)新工作模式，提升工作質(zhì)量，更好服務(wù)于企業(yè)在人才選拔、評聘、晉升、退休時需要的檔案信息。

（二）確保檔案材料的真實(shí)性。對于建筑企業(yè)來說，干部人事檔案管理工作存在一定的特殊性。特別是對干部人事檔案內(nèi)容材料的真實(shí)性要求很高，只有確保檔案內(nèi)容信息正確才能為企業(yè)提供高質(zhì)量的服務(wù)。所以檔案員一定要確保在整理歸檔時所提供的材料是準(zhǔn)確無誤的，并且對收集上來的材料要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的甄選、鑒別，并跟干部登記表、簡歷表、鑒定表、履歷表等對照檢查，時間點(diǎn)要能夠相吻合，在此基礎(chǔ)上再進(jìn)行分類歸檔。

（三）做好檔案動態(tài)管理。建筑行業(yè)與其他行業(yè)相比較，最大的特點(diǎn)就是干部人事變動較大，人事檔案管理工作具備動態(tài)性特征，所以企業(yè)對干部人事檔案進(jìn)行動態(tài)化管理非常重要。檔案員一定要實(shí)時收集信息并及時將信息錄入檔案信息庫中，尤其在發(fā)生新變化時，一定要及時更新，充分利用檔案軟件等工具，做好動態(tài)管理工作。

（四）增強(qiáng)檔案工作的全面性和保密性。干部人事檔案工作是一項(xiàng)全面性的工作，檔案材料涉及面廣、收集難度大。在實(shí)際工作中，檔案員應(yīng)注重檔案材料收集的全面性，根據(jù)企業(yè)干部的實(shí)際情況完善所有信息。在收集檔案信息中可以拓寬材料收集渠道，建立專門的信息庫，構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，提升信息整合錄入的效率和質(zhì)量。例如，干部的求學(xué)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭情況、入黨情況、獎懲情況等都要錄入檔案系統(tǒng)中，全面展示干部個人的人生軌跡。此外，檔案員還要做好檔案信息的鑒別、核對，錄入等工作，采取普遍收集與重點(diǎn)收集等方式，完善檔案信息，做好年終表彰、違紀(jì)處分階段性的材料，提高檔案的利用價值。另外，建筑企業(yè)的干部人事檔案信息要嚴(yán)格保密，檔案員在管理期間一定要提升工作的保密性，保護(hù)相關(guān)人員的隱私，明確保密職責(zé)，使檔案管理達(dá)到預(yù)期目的，不得出現(xiàn)檔案信息泄露、材料丟失等情況。

（五）創(chuàng)新檔案管理模式。創(chuàng)新檔案管理模式是建筑企業(yè)做好干部人事檔案管理工作的重點(diǎn)，這需要企業(yè)提升自身競爭，進(jìn)行工作形式的創(chuàng)新。建筑企業(yè)首先要健全檔案工作制度和操作流程，注重細(xì)節(jié)，制定具體的歸檔方案。其次，企業(yè)還要注重檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)工作，注意防火、防盜、防潮問題，配置相關(guān)設(shè)備控制好檔案室的溫度和濕度。最后，還要對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，并積極運(yùn)用軟件更新，發(fā)揮信息系統(tǒng)輔助管理的作用。檔案員在平時工作中要不斷積累經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新管理模式，提高工作效率。

（六）健全和完善檔案管理制度。健全和完善檔案管理制度是干部人事檔案管理工作的關(guān)鍵所在，一方面，建筑企業(yè)的相關(guān)人員要根據(jù)檔案管理工作需要建立相關(guān)制度。例如，建立保密制度、歸檔流程制度、查閱借閱制度等。另一方面，建筑企業(yè)要明確檔案管理形式，區(qū)分行政部門和其他部門間的具體職責(zé)，讓各個部門協(xié)同配合，為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。同時，檔案員也要對檔案資源進(jìn)行優(yōu)化配置，有效利用信息資源，根據(jù)檔案信息與企業(yè)發(fā)展的具體情況，完善工作體系，制定出更加科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理方案。例如，可以針對檔案管理中存在的問題，進(jìn)行針對性的完善，制定提高工作效率的制度。具體可以進(jìn)行檔案信息審核與管控，提高檔案員的工作認(rèn)真性，杜絕虛假現(xiàn)象，一旦發(fā)現(xiàn)有信息誤填、錯填、造假等問題，需要進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，從而提高檔案管理效果。

（七）提高檔案員管理水平。建筑企業(yè)檔案管理工作是需要檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督管理的，所以提高檔案員的素質(zhì)與管理能力非常重要，建筑企業(yè)切忌頻繁更換檔案員，盡量保持檔案管理隊(duì)伍的相對穩(wěn)定性，建立一支高素質(zhì)、高能力、高水平的檔案管理人才隊(duì)伍，提升檔案管理工作質(zhì)量。例如，企業(yè)可以聘用具有工作經(jīng)驗(yàn)的、高水平的管理人才，在具體工作中讓其發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，以傳幫帶的方式帶動其他檔案員，提升整個檔案管理從業(yè)人員隊(duì)伍的工作水平。另外，建筑企業(yè)還可以針對檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)與考核，促使檔案員提升工作技能與專業(yè)能力，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案工作管理，還要對檔案員進(jìn)行思想政治方面的培訓(xùn)，提升檔案員的職業(yè)道德與自身修養(yǎng)，從而激發(fā)檔案員的工作責(zé)任心與積極性，使他們根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求嚴(yán)于律己，從而全面提升干部人事檔案管理工作的水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，建筑企業(yè)的干部人事檔案管理工作非常重要，所以在企業(yè)實(shí)際發(fā)展過程中，檔案管理人員要重視檔案工作，不斷提升自己的工作技能與管理水平，建全管理制度，創(chuàng)新管理模式，提升檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，從而做好檔案管理工作，為企業(yè)人才選拔與其他決策提供實(shí)質(zhì)性的幫助。