前端控制在高校新校區(qū)基建檔案管理中的應(yīng)用分析

文/重慶航天職業(yè)技術(shù)學(xué)院 王毓芳

高校新校區(qū)基建檔案的形成具有自身的特性。這些特性要求檔案部門更新檔案管理觀念和模式，做好檔案前端控制工作，從源頭控制歸檔文件材料質(zhì)量，保障基建檔案的準(zhǔn)確完整。

一、高校新校區(qū)基建檔案的特點(diǎn)

（一）數(shù)量大，種類多。高校新校區(qū)建設(shè)包括了教學(xué)、行政、生活用房及場館等單項(xiàng)建筑物的建設(shè)，整個(gè)校區(qū)的建設(shè)分階段實(shí)施完成，在各階段和各單項(xiàng)工程都會有包括立項(xiàng)、選址、初設(shè)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、施工、竣工驗(yàn)收等大量的文件材料。

（二）內(nèi)容復(fù)雜，專業(yè)性強(qiáng)。高校新校區(qū)建設(shè)從入駐簽約、征地拆遷到項(xiàng)目立項(xiàng)過程中要產(chǎn)生請示報(bào)告、會議紀(jì)要、協(xié)議、合同等大量的前期檔案材料；在建設(shè)中還涉及規(guī)劃、城建、設(shè)計(jì)、消防、勘察、質(zhì)監(jiān)及土建等多個(gè)專業(yè)環(huán)節(jié)，形成內(nèi)容復(fù)雜，專業(yè)性強(qiáng)的基建檔案。

（三）來源廣泛，載體形式多樣。新校區(qū)基建檔案來源廣泛，校內(nèi)有基建、財(cái)務(wù)、審計(jì)、后勤等部門；校外有政府部門、設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)單位、監(jiān)理單位、施工單位等。同時(shí)，檔案有紙質(zhì)文件、圖表、電子文件及聲像制品等多種載體形式。

（四）項(xiàng)目多，形成時(shí)間長。高校新校區(qū)建設(shè)有整個(gè)校區(qū)的建設(shè)也有多個(gè)單項(xiàng)工程，各項(xiàng)工程都有獨(dú)自的基建檔案材料，整個(gè)校區(qū)建設(shè)周期比較長。因此，高校新校區(qū)基建檔案的形成也是一個(gè)漫長的過程。

二、高校新校區(qū)基建檔案前端控制的必要性

高校新校區(qū)基建檔案前端控制，就是將檔案管理工作介入節(jié)點(diǎn)前置到新校區(qū)簽約立項(xiàng)階段，從新校區(qū)建設(shè)文件形成之時(shí)甚至之前，就對整個(gè)項(xiàng)目文件從形成到歸檔的全過程進(jìn)行管控。

（一）檔案前端控制的法律依據(jù)?！稒n案法實(shí)施辦法》規(guī)定檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)“指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作”，要求檔案部門將工作節(jié)點(diǎn)提前到文件形成之時(shí)，即對文件進(jìn)行前期管控。國家檔案局印發(fā)的《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行”，這種“三同步”說明前端控制已經(jīng)成為項(xiàng)目檔案管理工作的基本要求。

（二）檔案前端控制能夠保障基建檔案的完整準(zhǔn)確。由于高校新校區(qū)基建檔案的上述特點(diǎn)，實(shí)行“后端”管理會使檔案工作滯后，導(dǎo)致檔案資料質(zhì)量不高甚至缺失。而實(shí)施前端控制，可以避免原件簽署蓋章不全、圖紙污損殘缺、圖物不符等質(zhì)量缺陷及原件散失等問題，

（三）檔案前端控制是提高檔案管理效率的重要手段。新校區(qū)基建檔案既包括以新校區(qū)為整體項(xiàng)目的前期文件材料，也涵蓋多個(gè)單體項(xiàng)目工程建設(shè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收、審計(jì)結(jié)算等文件材料，采取前端控制可以優(yōu)化管理流程，減少文件與檔案管理各環(huán)節(jié)的重復(fù)，提高管理效率。

三、前端控制在高校新校區(qū)基建檔案中的應(yīng)用

（一）在項(xiàng)目檔案管理工作中樹立前端控制思想。檔案部門應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)甚至之前就制定工作計(jì)劃，對項(xiàng)目文件材料和檔案管理工作進(jìn)行全盤規(guī)劃。檔案工作者則要將新校區(qū)基建檔案工作節(jié)點(diǎn)提前到立項(xiàng)階段，主動(dòng)掌握項(xiàng)目文件形成與運(yùn)轉(zhuǎn)的控制權(quán)，將工作重點(diǎn)移到指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查項(xiàng)目文件的形成積累過程。

（二）建立完善的制度體系和新校區(qū)基建檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。構(gòu)建新校區(qū)基建檔案管理制度體系，明確參建各方對檔案管理的職責(zé)、范圍和內(nèi)容，提出歸檔要求。同時(shí)對各類基建檔案加以規(guī)范。構(gòu)建新校區(qū)基建檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，規(guī)定文件形成單位負(fù)責(zé)歸檔文件的收集與積累及質(zhì)量，檔案管理部門負(fù)責(zé)對新校區(qū)基建項(xiàng)目文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。建立一支由新校區(qū)建設(shè)部門檔案人員為主，各參建方資料員為輔的新校區(qū)基建檔案工作隊(duì)伍，統(tǒng)一對文檔的管理要求、標(biāo)準(zhǔn)及口徑。

（三）建立工程項(xiàng)目文檔一體化管理模式。檔案部門應(yīng)該與文件形成部門協(xié)作，參與文件的形成、流轉(zhuǎn)過程的控制管理，讓文件的動(dòng)態(tài)管理與檔案的靜態(tài)管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文件控制與檔案管理一體化。

（四）加強(qiáng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的文件管控，確保檔案收集的質(zhì)量過關(guān)。首先，應(yīng)以合同條款等明確檔案形成、整理和移交的要求。明確項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)中相關(guān)責(zé)任人應(yīng)檢查驗(yàn)收檔案資料，確保基建檔案收集的質(zhì)量過關(guān)。其次，應(yīng)實(shí)行“三參加，兩檢查”文件管理制度，“三參加”是指檔案人員參加項(xiàng)目合同評審會，將歸檔要求納入合同專門條款；參加設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收會，管控文件的齊全完備；參加單項(xiàng)驗(yàn)收評審會，審核文檔準(zhǔn)確完整?！皟蓹z查”是指對項(xiàng)目文件實(shí)行定期檢查和隨機(jī)抽查，規(guī)范文檔形成流程，確保歸檔文件符合項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求。