“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題與解決對(duì)策

文/黑龍江工程學(xué)院檔案館 王雪純

國(guó)內(nèi)諸多高校具有悠久的發(fā)展歷史，文書(shū)檔案恰恰有效、準(zhǔn)確地記錄了高校歷年來(lái)的發(fā)展?fàn)顩r、組織的各項(xiàng)活動(dòng)，可以為高校未來(lái)的管理服務(wù)提供數(shù)據(jù)支持，實(shí)際作用顯著。但是，受到先進(jìn)科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)等影響，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境給高校文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展制造了全新的問(wèn)題，為了提高高校文書(shū)檔案管理效果，本文將結(jié)合問(wèn)題制定對(duì)策，確保高校文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展的科學(xué)性、有效性。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校文書(shū)檔案管理的作用

（一）充當(dāng)憑證。高校統(tǒng)一管理文書(shū)檔案的過(guò)程中，需要結(jié)合《高效檔案實(shí)體分類法與高校檔案工作規(guī)范》相關(guān)要求。因?yàn)槲臅?shū)檔案有效地記錄了高校的發(fā)展歷史，檔案信息十分真實(shí)可靠，所以能夠充當(dāng)高校發(fā)展的有效憑證。

（二）為高校工作的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支撐。文書(shū)檔案記錄的信息詳細(xì)記載了高校的發(fā)展歷史，在高校的調(diào)研與發(fā)展中，可以參照文書(shū)檔案信息展開(kāi)各項(xiàng)工作。

（三）對(duì)高校教研活動(dòng)提供了幫助。文書(shū)檔案會(huì)記錄高校教學(xué)科研方面的歷史成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)、反思、效果評(píng)價(jià)、反饋與改進(jìn)等內(nèi)容，可以較好地推動(dòng)高校的教學(xué)科研工作的開(kāi)展。

（四）其歷史價(jià)值突出。高校經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)歲月的發(fā)展，大量的文書(shū)檔案會(huì)失去憑證效力，但是會(huì)提高其自身的歷史價(jià)值。

二、闡述“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校文書(shū)檔案管理存在的相關(guān)問(wèn)題

（一）未能高度關(guān)注文書(shū)檔案管理工作。檔案管理工作是高校諸多工作中的一部分，雖然檔案管理工作十分重要，但是高校領(lǐng)導(dǎo)及管理人員并不重視文書(shū)檔案管理工作，在文書(shū)檔案管理中存在檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象。同時(shí)，由于管理文書(shū)檔案不能獲利，無(wú)法滿足人類的利益需求，所以高校領(lǐng)導(dǎo)未能為文書(shū)檔案管理匹配適當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、?cái)力資源，致使相關(guān)工作人員薪資待遇下降，影響了文書(shū)檔案管理工作者的積極性及工作效率。

（二）未能有效銜接文書(shū)工作與檔案管理。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，文秘及文書(shū)管理工作者必須具備對(duì)文書(shū)工作的有效處理能力。由于文書(shū)工作的開(kāi)展與檔案管理工作存在關(guān)聯(lián)性與個(gè)體性，因此，國(guó)內(nèi)高校采用文書(shū)—檔案分塊管理制度開(kāi)展相關(guān)工作，該制度使雙方獲得了足夠的獨(dú)立工作空間，不過(guò)卻未能明確銜接工作要求，致使雙方經(jīng)常各管自己的工作任務(wù)，雙方很少考慮對(duì)方的實(shí)際需求，如檔案管理人員忽略了文秘工作的可操作性，文秘書(shū)寫(xiě)也未能考慮檔案管理人員工作的程序性，從而使得雙方在工作銜接中出現(xiàn)了大量的處理方法、撰寫(xiě)格式不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題，影響了檔案銜接的效果，延長(zhǎng)了檔案銜接、處理的時(shí)間，容易造成數(shù)據(jù)丟失或記載錯(cuò)誤。

（三）收集文書(shū)檔案時(shí)存在大量問(wèn)題。當(dāng)前，高校檔案管理部門(mén)處理公文時(shí)缺乏規(guī)范性，雖然十分重視公文辦理、應(yīng)用流程，但忽略了公文格式是否規(guī)范、字體是否標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)文簽單是否完整等問(wèn)題。同時(shí)，也未能及時(shí)收集完整的公文材料，經(jīng)常發(fā)生未蓋章就將文書(shū)檔案材料歸檔等問(wèn)題。而且，歸檔文書(shū)檔案還缺乏連續(xù)性，顯現(xiàn)出“有頭無(wú)尾”或“有尾無(wú)頭”的現(xiàn)象，比如，有通知安排意見(jiàn)，卻沒(méi)有實(shí)施材料；若由高校相關(guān)部門(mén)與檔案管理部門(mén)一起開(kāi)展活動(dòng)，在文書(shū)檔案歸檔時(shí)往往是各自為營(yíng)，遇到問(wèn)題就諉罪于人，致使無(wú)法收集完整的檔案材料，使文書(shū)檔案利用價(jià)值在歸檔后無(wú)法發(fā)揮。

三、針對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校文書(shū)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策分析

（一）重點(diǎn)關(guān)注文書(shū)檔案管理工作狀況。文書(shū)檔案管理是高校檔案管理不可或缺的部分之一，因此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展效果，要形成文書(shū)檔案管理意識(shí)，明確在高校相關(guān)部門(mén)、教學(xué)研究、服務(wù)管理中文書(shū)檔案的重要作用，要完善文書(shū)檔案管理工作的分類、歸檔、立卷、編目等各項(xiàng)程序，提高全員對(duì)文書(shū)檔案應(yīng)用價(jià)值的重視程度。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要帶領(lǐng)全員正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案在高?？蒲?、資格認(rèn)定、發(fā)展等過(guò)程中發(fā)揮的積極影響，要進(jìn)一步提高全員關(guān)注文書(shū)檔案的程度。同時(shí)，要增加文書(shū)檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力資源投入，改善文書(shū)檔案管理工作人員的工作環(huán)境，從而在管理文書(shū)檔案工作的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

（二）完善制度，有效銜接文書(shū)及檔案工作。為了保障文書(shū)檔案管理的有效性，就必須提高文件的規(guī)范性。由于檔案歸檔后的形態(tài)受文書(shū)檔案質(zhì)量影響，所以要對(duì)文件進(jìn)行規(guī)范化的處理加工。因此，高校必須建立健全管理制度，構(gòu)建一個(gè)能夠全面覆蓋、縱橫交錯(cuò)的體系，規(guī)范好文書(shū)、檔案的銜接。另外，文書(shū)工作者要及時(shí)準(zhǔn)確、保質(zhì)保量地做好文書(shū)的收集工作，要時(shí)刻注意到檔案管理工作的規(guī)范化，并最終實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作的有機(jī)整合。高校檔案管理部門(mén)員工要經(jīng)常檢查、核對(duì)文書(shū)檔案數(shù)量，避免丟失文件。在收發(fā)文件管理中，要做好注冊(cè)登記工作，若發(fā)現(xiàn)文件丟失，應(yīng)馬上調(diào)查文件使用路徑，追討相關(guān)文件，若無(wú)法追回，應(yīng)馬上與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，做好文件補(bǔ)充工作，從而保證檔案部門(mén)始終具備完整的文書(shū)資料。另外，要重視文書(shū)檔案的書(shū)寫(xiě)規(guī)范性，要進(jìn)一步優(yōu)化檔案檢索系統(tǒng)，縮短文書(shū)檔案檢索時(shí)間，提高文書(shū)檔案歸檔后的利用價(jià)值。同時(shí)，要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，收集、整理、登記所有檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案共享，從而提高檔案管理人員的工作效率。另外，要引入計(jì)算機(jī)設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等建設(shè)高校文書(shū)檔案入庫(kù)、注銷、統(tǒng)計(jì)、借閱等管理系統(tǒng)，完善高校文書(shū)檔案的數(shù)字化、自動(dòng)化管理水平。

（三）積極收集文書(shū)檔案相關(guān)資料。高校檔案管理部門(mén)在日常工作的開(kāi)展中，要重視收集、整理文書(shū)檔案信息資源等相關(guān)工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)積極培訓(xùn)檔案管理人員，提高檔案管理人員收集、整理文書(shū)檔案信息的能力。同時(shí)，要健全監(jiān)督管理制度，加強(qiáng)監(jiān)管效果。還要在文書(shū)檔案搜集、整理工作開(kāi)展中合理運(yùn)用高校組織的各種活動(dòng)形式，加強(qiáng)文書(shū)檔案信息的搜集效果。

（四）完善文書(shū)檔案管理體制。高校應(yīng)結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境發(fā)展特點(diǎn)，完善文書(shū)檔案管理體制，所以要嚴(yán)格實(shí)施部門(mén)立卷的歸檔制度，使文書(shū)檔案管理體系進(jìn)入到“四納入”“四同步”的軌道中來(lái)，即將高校文書(shū)檔案管理工作納入到學(xué)校規(guī)劃、管理制度、管理隊(duì)伍建設(shè)、兼職人員的職責(zé)范圍之中，并與高校各項(xiàng)工作的布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收相同步。或是聘請(qǐng)檔案管理專家入校培訓(xùn)檔案管理部門(mén)員工，抑或是為員工提供外出實(shí)踐學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，從而幫助檔案管理員工提高自身的專業(yè)化綜合素質(zhì)及工作水平。

（五）做好高校文書(shū)檔案管理的信息化、電子化建設(shè)工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等得到了廣泛的運(yùn)用，高校應(yīng)積極地利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等統(tǒng)一管理文書(shū)檔案信息，完善立卷歸檔制度的建立與落實(shí)。另外，要積極使用計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，建設(shè)同步、分類歸檔管理電子及紙質(zhì)檔案的雙檔案管理系統(tǒng)。高校還要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息電子化建設(shè)，增強(qiáng)檔案利用的便捷性，實(shí)現(xiàn)快速檢索和電子化傳輸，提高文書(shū)檔案信息的共享效果。另外，高校管理文書(shū)檔案時(shí)應(yīng)建立局域網(wǎng)與隔離帶，提高文書(shū)檔案信息在校內(nèi)傳播的安全性與速度。同時(shí)，高校要積極地為檔案管理部門(mén)文書(shū)檔案管理員工提供信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，改善員工對(duì)科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用水平，從而幫助高校改善文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代涌現(xiàn)的大量先進(jìn)技術(shù)對(duì)高校傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式、制度產(chǎn)生了較大沖擊，所以要積極地完善文書(shū)檔案相關(guān)制度及模式，積極收集、整理相關(guān)資料，才能提高高校文書(shū)檔案管理效果。