淺談醫(yī)院檔案利用與經(jīng)濟(jì)效益

文/海南省海口市瓊山區(qū)婦幼保健院 陳鵠起

醫(yī)院檔案是非常重要的信息資源，不僅可以看作是醫(yī)療診斷和管理的有效依據(jù)，還具備一定的價(jià)值屬性，在開發(fā)和利用的時(shí)候，會產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。隨著我國衛(wèi)生事業(yè)的改革與發(fā)展，醫(yī)院也開始向著內(nèi)涵建設(shè)的方向發(fā)展，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的管理工作，實(shí)際上也是提高資源利用效益的一種途徑，能夠確保檔案經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

一、醫(yī)院檔案在利用過程中存在的問題

（一）缺乏完善的管理機(jī)制。部分醫(yī)院雖然已經(jīng)構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但是實(shí)際運(yùn)行的效果卻不夠理想，而且部分工作人員的檔案管理意識比較薄弱，有時(shí)候?yàn)榱朔奖悖S意地?cái)[放檔案材料，導(dǎo)致檔案的丟失。同時(shí)，醫(yī)院很少組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識，在宣傳力度方面的力度也不夠，這就讓醫(yī)院的員工無法準(zhǔn)確地意識到檔案的特殊性與重要性，自然也無法很好地開展檔案管理工作。從相關(guān)調(diào)查中也可以發(fā)現(xiàn)，有些醫(yī)院在實(shí)行信息管理體系的時(shí)候，一般采用的是信息科與綜合檔案室相互分離的模式，當(dāng)兩個(gè)部門之間缺乏溝通的時(shí)候，就會出現(xiàn)重復(fù)性的勞動，很大程度上制約了醫(yī)院檔案管理信息化的提升。

（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中存在的問題。部分醫(yī)院在利用檔案的時(shí)候，往往只需要統(tǒng)計(jì)幾個(gè)簡單的利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、檔案冊數(shù)等，卻忽視掉了檔案中所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。從統(tǒng)計(jì)的這些數(shù)據(jù)中可以發(fā)現(xiàn)，檔案在實(shí)際應(yīng)用的時(shí)候，具備一定的價(jià)值屬性，因此，相關(guān)人員不僅要去統(tǒng)計(jì)利用的數(shù)據(jù)，更應(yīng)該將檔案的利用效益包含在內(nèi)。

二、醫(yī)院檔案經(jīng)濟(jì)效益最大化的相關(guān)原則

（一）完整性。主要是醫(yī)院檔案的存檔情況，應(yīng)該最大限度地降低數(shù)據(jù)空缺、資料丟失等問題。醫(yī)院檔案實(shí)際上也是醫(yī)院在經(jīng)營與管理中所形成的一些憑證和數(shù)據(jù)，只有確保了檔案的完整性，才能使得整個(gè)檔案信息資源更加清楚，向員工展示醫(yī)院在各項(xiàng)經(jīng)營管理中的實(shí)際情況，進(jìn)而滿足職工在信息資源上的各種需求。

（二）真實(shí)性。實(shí)際上就是確保醫(yī)院檔案信息的真實(shí)性，最大可能地避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、資料涂改的情況。真實(shí)性也是醫(yī)院檔案工作的一部分，只有確保了這些材料是完整、可靠的，醫(yī)院的檔案才具備相應(yīng)的利用價(jià)值。檔案管理部門和管理人員在實(shí)際的工作中，也必須要嚴(yán)格地按照真實(shí)性的基本原則，對歸檔的材料進(jìn)行相應(yīng)的考查，以此來確保這項(xiàng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。

（三）便捷性。醫(yī)院檔案信息資源在利用的時(shí)候，應(yīng)該確保它的方便與快捷，發(fā)揮出資源的優(yōu)勢。保存醫(yī)院檔案管理的目的，實(shí)際上就是利用，無論檔案的價(jià)值如何，它的最終目的，還是給人使用，不然就會失去它的經(jīng)濟(jì)效益和社會性質(zhì)。因此，也應(yīng)該秉承著檔案便捷性的原則，將其看作是檔案利用的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能更好地去優(yōu)化管理的流程，提高資源的利用效率。

三、醫(yī)院檔案利用和經(jīng)濟(jì)效益最大化的措施

（一）強(qiáng)化管理人員的“歸檔”，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)工作。檔案管理的最終目的就是供人使用，因此，檔案管理人員必須要樹立一個(gè)良好的服務(wù)意識，讓醫(yī)院檔案可以更好地被臨床醫(yī)療和科研工作所使用。首先，可以積極地開展各種編研工作，積極對信息進(jìn)行有效的開發(fā)，開展各種專題匯報(bào)，爭取為利用者提供更多有效的信息。加強(qiáng)檔案的利用反饋工作，以此來滿足醫(yī)療和科研工作的基本需求，這樣也能更好地提高檔案的利用效率，發(fā)揮出它的經(jīng)濟(jì)效益。其次，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)化的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，這才是檔案利用的關(guān)鍵所在。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，管理手段和水平也有了一定的提升，基于此，必須要構(gòu)建一個(gè)與之相適應(yīng)的檔案管理體系，將醫(yī)院中各個(gè)門類、不同載體的檔案來進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，促進(jìn)兩者的同步發(fā)展。最后，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)他們不斷地去探索和分析相應(yīng)的管理工作。例如某市醫(yī)院組織檔案搜集、整理培訓(xùn)班，聘請專家來進(jìn)行相應(yīng)的演講，讓醫(yī)院的工作人員能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的技術(shù)知識，提高他們的業(yè)務(wù)水平。另一方面，該醫(yī)院也著重強(qiáng)調(diào)“歸檔”工作，以此來確保材料的真實(shí)性和完整性，更好地提高醫(yī)院檔案的利用價(jià)值。

（二）利用醫(yī)院檔案的被動性和多樣性，為醫(yī)院創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益。如果利用經(jīng)濟(jì)學(xué)的相關(guān)知識來計(jì)算檔案的利用效益，那么可以將其理解成“機(jī)會成本”，這在經(jīng)濟(jì)學(xué)中是一個(gè)非常重要的概念。檔案利用的經(jīng)濟(jì)效益可以分為很多種，如利用檔案減少勞動上的消耗量，節(jié)省了生產(chǎn)成本，又或者是為醫(yī)院改造、提高產(chǎn)品質(zhì)量等方面作出了一定的貢獻(xiàn)?；诖?，醫(yī)院要想提升檔案的經(jīng)濟(jì)效益，就需要充分發(fā)揮出它的被動性與多樣化。從檔案效用的發(fā)揮情況來看，它在檔案室中的作用是隱蔽的、不容易被人發(fā)現(xiàn)的，所以醫(yī)院應(yīng)該從多個(gè)角度出發(fā)，積極去開發(fā)和利用檔案，才能讓它的使用價(jià)值，逐漸地轉(zhuǎn)變成為經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，從檔案的經(jīng)濟(jì)收益來看，也具備一個(gè)多樣化的特點(diǎn)，醫(yī)院在對檔案進(jìn)行投資的時(shí)候，主要是根據(jù)具體的工作來制定的，花費(fèi)了大量的資金投入到檔案工作的建設(shè)中。但是，由于檔案工作收益的多樣化，在數(shù)量上是無法獲得同等的經(jīng)濟(jì)效益。因此，可以換個(gè)方向去看待這種收益，如檔案室可以為一些醫(yī)療糾紛所服務(wù)，為科學(xué)技術(shù)所服務(wù)，這種服務(wù)雖然是不可見的，但是收益卻非常大。

（三）強(qiáng)化檔案的信息化管理工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范性建設(shè)。檔案資源的利用實(shí)際上也是檔案管理的主要內(nèi)容，通過多渠道和多層次地去開發(fā)檔案信息資源，這樣不僅能夠提高檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，還能更好地為醫(yī)院業(yè)務(wù)和相關(guān)患者所服務(wù)。再者，利用檔案能夠?yàn)獒t(yī)院創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益，讓檔案在醫(yī)院管理中的作用更加明顯。而在實(shí)踐的過程中可以從兩個(gè)角度出發(fā)，一個(gè)是強(qiáng)化對檔案的管理，可以設(shè)置相應(yīng)的檔案庫，配備好安全的保管設(shè)施。另一個(gè)則是強(qiáng)化對檔案的信息化管理，利用計(jì)算機(jī)將醫(yī)院中各種類型的檔案都儲存好，方便職工及時(shí)的查找與閱讀。這樣既能節(jié)省時(shí)間，也提高了工作效率。例如醫(yī)院科技檔案有助于研究成果的開發(fā)和推廣，醫(yī)院要想加快科研的步伐，獲取更多的科研成果，就必須要使用大量的資料。同時(shí)，還可以利用這些資料來進(jìn)行學(xué)術(shù)上的交流，達(dá)到推廣應(yīng)用與服務(wù)于大眾的目的，這才是醫(yī)院檔案潛在的經(jīng)濟(jì)效益。

四、結(jié)束語

檔案信息資源的利用是現(xiàn)階段醫(yī)院進(jìn)程中非常重要的一部分工作，相關(guān)人員應(yīng)該加強(qiáng)對檔案利用的準(zhǔn)確認(rèn)知，多渠道、多途徑地去開發(fā)一些檔案信息資源，以此來滿足現(xiàn)代化醫(yī)療的基本需求。在現(xiàn)代化市場經(jīng)濟(jì)體制下，檔案管理人員也要清楚地認(rèn)識到檔案管理同經(jīng)濟(jì)效益之間的關(guān)系，只有樹立了一個(gè)良好的服務(wù)意識，積極地開發(fā)和利用檔案資源，才能為醫(yī)院創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。