醫(yī)院文書檔案管理問題及對(duì)策分析

文/天津市安定醫(yī)院 秦羽

一、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

醫(yī)院文書檔案是記載醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)和事務(wù)發(fā)展變化的憑證，是醫(yī)院在業(yè)務(wù)考核、績效管理、人力資源管理、黨務(wù)考核以及醫(yī)院匯編撰寫、醫(yī)院文化發(fā)展、紅頭文件下達(dá)的重要原始記錄。隨著社會(huì)環(huán)境的不斷發(fā)展，衛(wèi)生事業(yè)也發(fā)生了翻天覆地的變化。公立醫(yī)院中文書檔案管理也存在一些亟須解決的問題，以此來更好適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作需要，以此來促進(jìn)醫(yī)院的不斷進(jìn)步和發(fā)展。

（一）醫(yī)院整體檔案管理意識(shí)淡薄。在醫(yī)院各種類型的檔案中，現(xiàn)階段就整個(gè)衛(wèi)生行業(yè)來說，醫(yī)院更加重視病例檔案的存檔管理工作，同時(shí)隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子病歷檔案也得到了推廣。但是，這就造成了對(duì)于醫(yī)院文書檔案的管理工作的重視程度不夠，醫(yī)院整體檔案管理意識(shí)淡薄的情況。根據(jù)現(xiàn)階段施行的《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》，當(dāng)醫(yī)院面對(duì)醫(yī)療事故案件處理時(shí)，能夠起到舉證作用的不僅僅包括病歷檔案，同時(shí)也包括了文書檔案。當(dāng)處理醫(yī)院相關(guān)醫(yī)療事故時(shí)，往往還需要參考文書檔案中有關(guān)醫(yī)院紅頭文件的記載、規(guī)章制度的制定、各種下設(shè)委員會(huì)小組的職能、人事任免制度、財(cái)務(wù)審計(jì)檔案以及物資設(shè)備采購等相關(guān)規(guī)章檔案文件等。隨著醫(yī)院日常經(jīng)營管理中的事務(wù)越來越繁雜，這就導(dǎo)致醫(yī)院管理者檔案意識(shí)淡薄與文書檔案需求增長之間不平衡的矛盾。

（二）醫(yī)院文書檔案管理空間亟須擴(kuò)大。隨著人民生活水平的提高，人民對(duì)于生命健康的重視程度也在提高，醫(yī)院接收的病人和門診數(shù)量也在逐年上升。醫(yī)院收入的增加也帶來了醫(yī)院整體規(guī)模的擴(kuò)建，但是醫(yī)院擴(kuò)建的重點(diǎn)往往是醫(yī)院診室以及病區(qū)床位的建設(shè)，這些基礎(chǔ)設(shè)施往往能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展帶來基礎(chǔ)性作用。醫(yī)院事物的繁雜也產(chǎn)生了大量的文書檔案，對(duì)于文書檔案的儲(chǔ)存空間也產(chǎn)生了巨大的需求。醫(yī)院的實(shí)際建設(shè)空間重心由于只放在了基礎(chǔ)設(shè)施上，導(dǎo)致了文書檔案管理空間十分有限，反而隨著發(fā)展空間變得越來越小。積攢的檔案越來越多，空間越來越小，這與文書檔案的規(guī)范管理產(chǎn)生了一定的矛盾。

（三）醫(yī)院職能科室檔案管理分散。通過調(diào)研各大綜合性醫(yī)院和?？漆t(yī)院可以發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院在發(fā)展的過程中由于相關(guān)績效考核制指標(biāo)的壓力，往往存在“重臨床，輕管理”的情況。各大醫(yī)院在日常的行政管理中，或多或少缺少相應(yīng)規(guī)范的文書檔案管理規(guī)定，同時(shí)檔案管理工作人員在操作過程中也存在隨意性。有些醫(yī)院職能科室檔案管理比較分散，不能夠集中統(tǒng)一存放，各類型的檔案沒有發(fā)揮資源的綜合開發(fā)利用效果。檔案管理要真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)歸檔，優(yōu)化配置醫(yī)院的財(cái)務(wù)資源、人力資源、信息資源等，從而使文書檔案資源得到充分利用，助理醫(yī)院的行政管理。

（四）檔案管理模式方法難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展要求。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”以及大數(shù)據(jù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式正在發(fā)生日新月異的變化。醫(yī)院的信息化建設(shè)主要放在了臨床以及醫(yī)療技術(shù)信息網(wǎng)的建設(shè)上，對(duì)于文書檔案信息化的投入力度不夠，缺少信息化大數(shù)據(jù)的支撐，往往導(dǎo)致檔案管理工作的效率較為低下，面對(duì)越來越多的文書檔案，如何利用好“互聯(lián)網(wǎng)+”的大數(shù)據(jù)紅利，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，從而提高檔案管理工作的效率顯得尤為重要。

二、醫(yī)院文書檔案管理中存在問題的原因分析

（一）文書檔案管理制度不規(guī)范。根據(jù)現(xiàn)行的檔案管理制度以及《中華人民共和國檔案法》以及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策及法規(guī)的規(guī)定，檔案管理制度需要嚴(yán)格參照?qǐng)?zhí)行。就目前大多數(shù)醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀來看，醫(yī)院文書檔案工作者大多數(shù)由職能科室人員兼職管理，這就容易造成檔案管理制度在執(zhí)行過程中不能進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，甚至有些醫(yī)院文書檔案只留存在各個(gè)職能科室，無法有效進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，這極大降低了文書檔案應(yīng)該發(fā)揮的效果，不利于醫(yī)院各項(xiàng)行政事務(wù)的開展和醫(yī)療事故的處理等。

（二）文書檔案管理職責(zé)不明晰。醫(yī)院文書檔案不僅僅存在于專職檔案室或者醫(yī)院辦公室，文書檔案涉及醫(yī)院的方方面面，每個(gè)職能科室都可能會(huì)產(chǎn)生文書檔案。由于每個(gè)職能科室都會(huì)產(chǎn)生一定數(shù)量和多種類型的文書檔案，并且在醫(yī)院日常管理過程中也有使用和查找文書檔案的需求，這就應(yīng)該把各個(gè)職能科室的文書檔案納入到醫(yī)院文書檔案的管理體系之中。現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理員的在進(jìn)行文書檔案歸檔中難以與各個(gè)職能科室進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的檔案移交工作，由于管理職責(zé)不明晰，導(dǎo)致個(gè)別科室工作人員隨意丟棄或者扣押檔案，檔案歸檔不規(guī)范會(huì)對(duì)醫(yī)院的檔案產(chǎn)生不可挽回的損失。

（三）文書檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。雖然在醫(yī)院中專職的檔案員每年能夠得到有效的檔案管理繼續(xù)教育，檔案管理工作符合相應(yīng)規(guī)章制度要求，但是除了專職檔案管理員，其他科室負(fù)責(zé)檔案管理的人員很難有機(jī)會(huì)接受專業(yè)和系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，這就容易導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，產(chǎn)生檔案缺少或者排序錯(cuò)亂等情況。同時(shí)，由于其他科室的檔案管理人員存在一定的流動(dòng)性，這對(duì)檔案系統(tǒng)歸檔也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。

三、完善醫(yī)院文書檔案管理的對(duì)策與建議

（一）建立健全的文書檔案管理規(guī)章制度。在醫(yī)院的文書檔案管理工作中，醫(yī)院管理者要提高檔案管理的意識(shí)，將檔案管理的重點(diǎn)放在檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)上。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)的檔案規(guī)章制度，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，制定出適合醫(yī)院自身發(fā)展需要的檔案管理規(guī)章制度。同時(shí)，結(jié)合相關(guān)的績效考核管理辦法，真正將檔案管理工作放在較為重要的位置。檔案管理員要建立科學(xué)合理的檔案臺(tái)賬制度以及醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)檔案報(bào)告和存檔制度，規(guī)范存檔流程，充分利用大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)新檔案管理方法，提高檔案管理效率，做到檔案有據(jù)可查、科學(xué)排序等。

（二）增強(qiáng)醫(yī)院整體的檔案管理意識(shí)。檔案管理規(guī)章制度的貫徹落實(shí)離不開醫(yī)院每位職工檔案管理意識(shí)的提高，這就需要做好檔案管理工作的宣傳工作。在醫(yī)院日常管理過程中，要采用多種形式的檔案工作宣傳方式。可以通過采取講座的形式，以個(gè)別醫(yī)療事故案例為樣本，講述醫(yī)院文書檔案在處理醫(yī)療事故糾紛時(shí)發(fā)揮的財(cái)務(wù)、績效、法律效力作用等。同時(shí)，加大對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期召開檔案管理技能知識(shí)的學(xué)術(shù)性講座，通過建立相應(yīng)的溝通平臺(tái)，及時(shí)解答檔案管理過程中產(chǎn)生的問題。

（三）建設(shè)完備的檔案管理體系。文書檔案管理工作離不開醫(yī)院的頂層設(shè)計(jì)，因此要建立健全醫(yī)院文書檔案管理體系，形成從上到下的檔案管理體系。從上來講，要由醫(yī)院的主管院領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任醫(yī)院檔案管理體系的領(lǐng)導(dǎo)者和監(jiān)督者，同時(shí)由醫(yī)院的專職檔案管理員負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案管理制度的具體實(shí)施，其他職能科室的兼職檔案管理工作人員發(fā)揮輔助性作用。檔案管理體系的三個(gè)主體相互輔助、相互監(jiān)督，從而有利于促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)、有序開展。

（四）將檔案管理工作納入績效考核體系中。文書檔案管理工作的有序開展離不開績效考核制度的激勵(lì)。對(duì)于檔案管理意識(shí)較強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理人員要進(jìn)行績效獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，對(duì)于有關(guān)檔案管理人員隨意丟棄或者違反檔案管理制度操作方法的現(xiàn)象進(jìn)行懲罰，真正做到獎(jiǎng)懲分明，以此來提高大家檔案管理的積極性和重視程度，做到職責(zé)分明，崗位負(fù)責(zé)。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作雖然面臨著種種問題和嚴(yán)峻復(fù)雜的衛(wèi)生事業(yè)環(huán)境挑戰(zhàn)，但是檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展和管理水平的直接體現(xiàn)，因此要努力提高檔案管理工作的質(zhì)量，創(chuàng)新檔案管理工作方法，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案發(fā)揮不可替代的作用，為醫(yī)院的衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)一分力量。