大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的走向與檔案人的使命

文/東莞市第三人民醫(yī)院綜合檔案室 趙玲

作為全球性重大熱點(diǎn)，大數(shù)據(jù)革命成為IT行業(yè)繼物聯(lián)網(wǎng)改革之后的顛覆性變革事件，熱度持續(xù)高漲。大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過對(duì)內(nèi)部眾多領(lǐng)域和各個(gè)行業(yè)的發(fā)展與變革，對(duì)人民的生活、生產(chǎn)、思維、工作等方面產(chǎn)生了極大影響。當(dāng)前時(shí)代，通過對(duì)數(shù)據(jù)全面地整合與信息技術(shù)的高速發(fā)展，能夠有效解決檔案工作中數(shù)據(jù)不足、數(shù)據(jù)缺失等問題，能夠推動(dòng)檔案管理工作長(zhǎng)足發(fā)展和有序進(jìn)行。發(fā)展的同時(shí)新的挑戰(zhàn)也開始產(chǎn)生，例如有效數(shù)據(jù)挖掘、有價(jià)值信息篩選，信息共享的同時(shí)如何保障信息安全可靠，在優(yōu)化信息的同時(shí)確定信息價(jià)值最大化。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展的背景下，利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案發(fā)展對(duì)每一位檔案工作人員提出了全新的要求和更高的發(fā)展期遇。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)

（一）大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使檔案管理能夠高效率完成。檔案管理工作與海量數(shù)據(jù)整合有著密切的關(guān)系，所以大數(shù)據(jù)概念的應(yīng)用對(duì)提升檔案管理工作效率、優(yōu)化模式和人力資源成本節(jié)約有著重要的、突破性的成果，大大降低管理工作的成本，優(yōu)化績(jī)效。傳統(tǒng)的檔案管理工作以人力資源實(shí)用為主，需要大量空間、時(shí)間來(lái)維持其正常運(yùn)行，資源浪費(fèi)與資源不合理使用現(xiàn)象嚴(yán)重，與之不同的是，大數(shù)據(jù)檔案管理工作在節(jié)省保存空間的同時(shí)，優(yōu)化資源利用效率，大大減少成本。

（二）大數(shù)據(jù)能夠提高檔案工作的質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理需要實(shí)際保存數(shù)據(jù)的空間，因?yàn)楸４娴攸c(diǎn)的危險(xiǎn)不確定性，如遇火災(zāi)、水電、氧化等危險(xiǎn)情況發(fā)生，后續(xù)恢復(fù)工作難度大，數(shù)據(jù)整合困難、信息流失問題嚴(yán)重，并且隨著時(shí)間的推移、地點(diǎn)的變化和空氣氧化現(xiàn)象導(dǎo)致出現(xiàn)檔案不清晰問題，同樣會(huì)造成數(shù)據(jù)損失、資料丟失嚴(yán)重等現(xiàn)象。反之，大數(shù)據(jù)檔案保存工作，能夠行之有效地解決問題，避免危險(xiǎn)情況，防患于未然，同時(shí)也能夠節(jié)約實(shí)際空間，減少資源使用。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的走向

（一）從“數(shù)字化”走向“數(shù)據(jù)化”。大數(shù)據(jù)時(shí)代，地方檔案室的檔案數(shù)量呈現(xiàn)急速增長(zhǎng)的趨勢(shì)。同時(shí)，全新的信息化工作同樣面臨未知的挑戰(zhàn)，檔案信息化發(fā)展與建設(shè)的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型已經(jīng)迫在眉睫。其中，我們的檔案大數(shù)據(jù)思路需要轉(zhuǎn)變，由單純數(shù)字化向優(yōu)化數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變。數(shù)字化模式以二進(jìn)制及0和1來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和保存。其中，檔案的數(shù)字化由檔案全文和檔案目錄兩部分組成，與傳統(tǒng)紙質(zhì)方式形成鮮明對(duì)比。辯證地看來(lái)，檔案的大數(shù)據(jù)通過微小數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，進(jìn)行簡(jiǎn)單錄入和檔案目錄整理并最終掃描與整理全文，這些僵化的數(shù)字化模式只能為固定的檔案信息，并最終為大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)研究。我們通過整合數(shù)據(jù)，將固定、缺乏變化的檔案掃描目錄和檔案全文變成全新的檔案大數(shù)據(jù)，其中檔案數(shù)據(jù)化工作與檔案全文的錄入工作需要同步進(jìn)行，文本和圖像內(nèi)容進(jìn)行一定的識(shí)別與分類，并以此完成數(shù)據(jù)化工作，更加優(yōu)質(zhì)地完成檢索詞檢索工作，進(jìn)行完善的檔案信息整合工作。

（二）檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)。全文數(shù)據(jù)庫(kù)集檢索與文獻(xiàn)為一體，能夠提供一定的網(wǎng)絡(luò)性資源集合與數(shù)據(jù)整合工作。通過完善全文數(shù)據(jù)庫(kù)模式，能夠避免繁瑣的人工查閱文獻(xiàn)過程，簡(jiǎn)化閱讀模式，為讀者提供全新的在線全文閱讀模式和優(yōu)質(zhì)的讀書體驗(yàn)。進(jìn)行檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)工作，需要從軟硬件等方面入手，保證兩者兼得。其工作流程分為以下三個(gè)方面：1.建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)際利用需求，需要滿足不同層次與不同方面，其中檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的專項(xiàng)數(shù)據(jù)內(nèi)容和實(shí)際網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍在充分滿足消費(fèi)需求方面起著決定性的因素，數(shù)據(jù)庫(kù)的中的專項(xiàng)數(shù)據(jù)均需要符合數(shù)量和質(zhì)量大的要求。政治文明、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、軍事工業(yè)和文化教育等各方面內(nèi)容以及不同時(shí)期的檔案均要體現(xiàn)在大數(shù)據(jù)信息中，要以真實(shí)和完整、順序有條理為要求。2.建設(shè)檔案檢索系統(tǒng)。作為用戶查找以及充分利用檔案的關(guān)鍵，檔案檢索系統(tǒng)要做到的界面簡(jiǎn)潔和內(nèi)容全面，檢測(cè)項(xiàng)目入口多，包含關(guān)鍵詞、目錄、主題等眾多項(xiàng)目，切實(shí)滿足消費(fèi)者的實(shí)際需求。3.建設(shè)檔案服務(wù)功能。因?yàn)槲覈?guó)現(xiàn)存檔案檢索系統(tǒng)沒有提供優(yōu)質(zhì)網(wǎng)上服務(wù)，雖然全面但是存在規(guī)模不夠等問題。需要健全與完善交流互動(dòng)模式，加強(qiáng)服務(wù)功能的建設(shè)，不僅要提供自動(dòng)介紹與自助服務(wù)功能，還要將人工在線服務(wù)包含其中，切實(shí)幫助與引導(dǎo)消費(fèi)者進(jìn)行在線獲取與在線整合檔案信息。

（三）檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)模型構(gòu)建。目前，檔案部門使用大數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行整合與有效管理，大數(shù)據(jù)平臺(tái)模型的構(gòu)建與完善工作是整合與管理的最終的理想目標(biāo)。當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，所有社會(huì)參與者包括個(gè)人、機(jī)構(gòu)和企業(yè)都會(huì)面臨相關(guān)問題。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)工作的特殊性，平臺(tái)構(gòu)建包括基礎(chǔ)管理、分析應(yīng)用兩方面層，所以具體的檔案管理工作過程中，相關(guān)部門要切實(shí)考慮檔案管理工作的具體問題，對(duì)收集整理、鑒定整合等八項(xiàng)具體工作內(nèi)容在實(shí)際工作中進(jìn)行對(duì)接與優(yōu)化，建立健全符合檔案管理部門的優(yōu)質(zhì)大數(shù)據(jù)平臺(tái)。作為提供基礎(chǔ)支撐的基礎(chǔ)層平臺(tái)，為大數(shù)據(jù)的發(fā)展提供相應(yīng)軟硬件服務(wù)支撐，包括存儲(chǔ)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)和服務(wù)資源等項(xiàng)目。與之相對(duì)，傳統(tǒng)的檔案管理將上述工作環(huán)節(jié)嵌入檔案平臺(tái)的搭建中，構(gòu)成管理層。管理層構(gòu)建以單獨(dú)的管理設(shè)計(jì)為原則，附著在大數(shù)據(jù)的平臺(tái)上。其中，掌握智能檔案管理和維持檔案數(shù)據(jù)的高速運(yùn)行的心臟層為分析層。它依托互聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)體系，并對(duì)專項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、存儲(chǔ)與處理開發(fā)等分析。應(yīng)用層的設(shè)計(jì)時(shí)要涵蓋種類較多和內(nèi)容較全的檔案數(shù)據(jù)，其工作過程不僅要將簡(jiǎn)單檢索與高級(jí)檢索相融合，還應(yīng)該提供檔案自助辦理和實(shí)時(shí)人工在線交流等服務(wù)。

三、新時(shí)代檔案工作人員的使命

（一）轉(zhuǎn)變思維方式。1.建立信息化思維。在當(dāng)今社會(huì)，信息化發(fā)展是必然趨勢(shì)?！靶畔⒒季S”指的是在開展檔案工作的過程中，學(xué)會(huì)從信息化發(fā)展的角度來(lái)看待問題，學(xué)會(huì)用信息化的方法解決問題，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案人員對(duì)檔案工作信息化的了解。但是現(xiàn)階段，檔案工作人員缺乏信息化思維，在處理工作問題時(shí)，仍然用傳統(tǒng)思維方式解決問題。不會(huì)采用信息化思維處理問題，就會(huì)導(dǎo)致檔案工作效率低下。因此，建立信息化思維是非常有必要的。2.樹立技術(shù)性思維。在開展檔案工作的時(shí)候，技術(shù)性思維也非常關(guān)鍵。技術(shù)性思維不僅可以促進(jìn)檔案工作信息化的實(shí)現(xiàn)，而且還可以引導(dǎo)檔案工作者增強(qiáng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)。因此，檔案工作人員樹立技術(shù)性思維就顯得十分必要。3.強(qiáng)化商業(yè)化思維。商業(yè)化思維也就是指商業(yè)化運(yùn)作思維，其本質(zhì)是以效益為主。也就是說(shuō)通過提供商品的方式，進(jìn)行營(yíng)利。在開展檔案管理工作過程中，檔案工作管理人員一定要注重增強(qiáng)效益，在投資時(shí)，要選擇能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的商品與設(shè)備，保障投資的每一分錢都是值得的。

（二）增強(qiáng)職業(yè)技能。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，技術(shù)革命是推動(dòng)社會(huì)革命的原動(dòng)力。在新時(shí)代人們對(duì)檔案信息管理化的要求也越來(lái)越高，既有的檔案信息管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求。因此，提升檔案管理技術(shù)的先進(jìn)性、提高檔案管理人員的專業(yè)性、增強(qiáng)檔案管理的高效性等是非常必要的。所以，建設(shè)專業(yè)化的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)是現(xiàn)在急需解決的問題。在建設(shè)專業(yè)化的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)時(shí)，一方面要加大對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)他們檔案管理新理念，樹立信息化思維、技術(shù)性思維以及商業(yè)化思維，提升他們的專業(yè)技能水平。另一方面，引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理人才，為檔案管理工作注入新鮮血液，滿足信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的要求。與此同時(shí)，還要完善職稱考核制度，促進(jìn)檔案管理工作人員不斷學(xué)習(xí)，提高自身水平，樹立終生學(xué)習(xí)的思想意識(shí)，推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)角色重塑。大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)是開放、公開和民主。隨著信息化技術(shù)的不斷普及，數(shù)據(jù)將更加公開化，公眾對(duì)檔案管理的需求也會(huì)變得越來(lái)越多樣化。此外，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)成本的降低，檔案管理發(fā)展可能會(huì)泛化。因此，檔案管理工作人員應(yīng)該對(duì)自己的工作進(jìn)行重新規(guī)劃，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的要求。國(guó)外學(xué)者曾經(jīng)提出，在未來(lái)，檔案機(jī)構(gòu)會(huì)發(fā)生重大變化。那就是從一個(gè)簡(jiǎn)單的、希望和文件合作的懇求機(jī)構(gòu)，變成一個(gè)復(fù)雜、監(jiān)督審查文件的審計(jì)機(jī)構(gòu)。也就是說(shuō)，檔案工作人員的工作會(huì)從原來(lái)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒O(jiān)督管理。所以，有不少學(xué)者認(rèn)為，未來(lái)檔案工作人員要做到三方面的要求：第一是要保存檔案資料的真實(shí)性與完整性。第二是從文件源頭開始，完整的監(jiān)督文件處理的全過程，確保檔案資料安全。第三是要做到以人為本，建立起檔案與使用者之間的橋梁，讓檔案更好地為公眾服務(wù)。因此，作為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作人員，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)角色重塑，適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案工作的要求，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)的飛快發(fā)展，人們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化。人們已經(jīng)從信息稀缺的時(shí)代進(jìn)入到了信息爆炸的大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)時(shí)代不僅給我們的社會(huì)帶來(lái)了巨大的機(jī)遇，而且也給社會(huì)帶來(lái)了不少的挑戰(zhàn)。作為新時(shí)代的檔案工作人員，只有迎難而上，抓住機(jī)遇，才能促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。根據(jù)現(xiàn)階段我國(guó)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，檔案工作人員只有緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新思維，不斷解決新問題，提升檔案管理工作的效率，才能更好促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。