文書檔案管理存在的問題及強(qiáng)化措施

文/中共黑龍江省農(nóng)墾牡丹江管理局委員會(huì)黨校 張華

一、文書檔案管理存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。一段時(shí)間以來(lái)，部分單位對(duì)文書檔案管理工作沒有形成正確的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)和管理員對(duì)文書檔案管理工作不夠重視。一些單位認(rèn)為文書檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的整理文件，只要保證文件不丟就算完成工作了，并沒有從信息分類、歸檔和提取的角度看待文書檔案管理工作。正因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作重視程度不夠，各部門在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入等方面都很少，這不能滿足新時(shí)代文書檔案管理工作的需要。例如，在信息化時(shí)代，有些部門沒有配備數(shù)字化檔案管理設(shè)施和專業(yè)人員，致使文書檔案的管理和查閱比較繁瑣，一定程度上影響了文書的應(yīng)用。

（二）部門之間協(xié)調(diào)不好。當(dāng)前，在文書檔案管理的具體工作中，各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)配合還有待加強(qiáng)。有些部門為了自身的利益或者其他原因不愿意把文件歸案，而是放在本部門自己手中，即使文書檔案管理員多次親自去收集也不能完成歸檔，這就使文書檔案管理工作遇到阻力，致使文書檔案不完整。有些部門即便對(duì)文書檔案管理工作表面配合，但是也很難自覺把文件送到檔案室或者到年底才一并把所有文件送到檔案室。另外，個(gè)別部門往往以工作需要為由借閱文件，但是在借閱文件后，不及時(shí)歸還，導(dǎo)致文件找不到或者丟失，這在一定程度了影響了文書檔案管理工作。

（三）檔案管理員素質(zhì)不高。新時(shí)期檔案管理工作處于公司或單位的底層，文書檔案管理員的地位和工資待遇也不高。因此，有能力、有擔(dān)當(dāng)?shù)娜硕疾辉敢鈸?dān)任文書檔案管理工作，很多部門的檔案管理人員是接近退休的人員或者是臨時(shí)聘用人員。加之，文書檔案管理員很少有外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，這就造成文書檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍不高，部分人員缺乏專業(yè)的檔案管理水平，這就致使部分部門的文書檔案管理工作不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。目前，一部分單位和部門的管理員在檔案管理方面還是停留在對(duì)文書檔案的整理和存放，他們只是把各種文件放在檔案室，并沒有進(jìn)行有效的分類，導(dǎo)致大量的文件堆放在一起，沒能實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，在需要查找和翻閱的時(shí)候很困難。

二、加強(qiáng)文書檔案管理的措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)文書檔案的重視。思想決定著行為。加強(qiáng)文書檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性和積極作用。1.各部門領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的態(tài)度影響著文書檔案管理工作的開展情況。所以，領(lǐng)導(dǎo)一定要把文書檔案管理放在重要位置，了解文書檔案管理工作的情況，定期聽取檔案管理員的匯報(bào)，幫助文書檔案管理員解決突出問題，加大對(duì)文書檔案管理工作的支持力度。同時(shí)，要對(duì)優(yōu)秀的文書檔案管理員進(jìn)行表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)他們的工作積極性。2.文書檔案管理員要提高認(rèn)識(shí)。檔案管理員的態(tài)度直接關(guān)系著文書檔案管理工作的好壞。所以，檔案管理員一定要高度重視文書檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到自身所肩負(fù)的責(zé)任，在工作中兢兢業(yè)業(yè)，不斷創(chuàng)新，使文書檔案管理工作不斷向前推進(jìn)。

（二）加強(qiáng)配合，做好文書檔案的對(duì)接。機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位的各個(gè)部門都會(huì)有很多文書，強(qiáng)化文書檔案管理必須要加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)配合，確保文書檔案的收集和管理工作有序開展。1.文書檔案管理員要積極主動(dòng)收集文書檔案。文書檔案管理員要及時(shí)地收集整理各個(gè)部門的文書檔案，避免遺漏或者丟失。2.各部門要配合文書檔案管理工作。當(dāng)一些文件審閱之后應(yīng)自覺地將其送到檔案管理室保存，以確保文書檔案的完整。3.查閱人員要配合文書檔案管理員的工作。文書檔案管理有其規(guī)章制度。例如，在查閱文書檔案時(shí)要登記，查閱人員就應(yīng)該按要求登記，不得隨意翻閱。再如有些文件不能帶出檔案管理室，這就要求查閱人員配合文書檔案管理工作，不得強(qiáng)行帶走文件，使文書檔案管理工作在規(guī)范的制度下運(yùn)行。

（三）強(qiáng)化隊(duì)伍，提升文書檔案管理員素質(zhì)。在新時(shí)期，強(qiáng)化文書檔案管理工作必須要提升文書檔案管理員的綜合素質(zhì)。1.要引進(jìn)和選拔一批專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作需要一定的專業(yè)知識(shí)和技能，各單位要通過選拔、人才引進(jìn)等形式把檔案管理專業(yè)的人才納入檔案管理工作中，打造一支專業(yè)素質(zhì)過硬的文書檔案管理隊(duì)伍。2.要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。在信息化時(shí)代，文書檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，這對(duì)檔案管理員提出了新的要求。所以，各部門要建立文書檔案管理人員培訓(xùn)制度，定期組織文書檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。通過外出學(xué)習(xí)交流和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等形式使文書檔案管理人員提高計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力和文書檔案管理能力，從而發(fā)揮好文書檔案管理工作的積極作用。