辦公室檔案管理規(guī)范化對(duì)策研究

文/山東省單縣財(cái)政局 王磊

如今，各個(gè)單位均越來(lái)越重視辦公室檔案管理的規(guī)范化，其可促進(jìn)辦公室工作效率的有效提升。而檔案管理作為一項(xiàng)具有極強(qiáng)系統(tǒng)性的工作，需要專門的管理人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案的查閱、保存等流程，且還需將其裝訂、存檔。在此過(guò)程中，每個(gè)步驟均離不開(kāi)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，不能出錯(cuò)。所以，當(dāng)務(wù)之急就是加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的規(guī)范化管理。

一、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義

目前，辦公室檔案管理已成為非常重要的工作，其可促進(jìn)工作品質(zhì)和效率的提高，是其茁壯發(fā)展的基礎(chǔ)，能夠幫助還原歷史真實(shí)性。除此之外，辦公室檔案規(guī)范化管理也可用于衡量單位的管理能力和成果。在探討其運(yùn)營(yíng)成果和發(fā)展的規(guī)律上，可提供有效參考。單位領(lǐng)導(dǎo)能否將本單位整體運(yùn)營(yíng)情況把握住，可否及時(shí)對(duì)運(yùn)營(yíng)政策做出調(diào)整，均在很大程度上取決于辦公室檔案工作管理的好壞。所以，規(guī)范辦公室檔案工作，既可對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到較好的推動(dòng)，也能夠促進(jìn)本單位市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)性提高，可謂現(xiàn)實(shí)意義深遠(yuǎn)。

二、辦公室檔案管理規(guī)范化的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。若要進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，首先就要對(duì)檔案工作的重要性有充分認(rèn)識(shí)，這其中既包括領(lǐng)導(dǎo)，也有普通員工，應(yīng)加大宣傳力度。檔案管理部門在規(guī)范化管理檔案時(shí)，需將檔案管理的規(guī)范化納入其中，使單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的規(guī)范化有所了解，并就其中的便利有真切體會(huì)，進(jìn)而對(duì)檔案規(guī)范化管理工作的重要性予以明確。其次，不僅要求領(lǐng)導(dǎo)具備檔案管理規(guī)范化意識(shí)，也要對(duì)員工的相關(guān)意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的支持，對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化做積極宣傳，并在公司的日常工作規(guī)范之中加入檔案規(guī)范化管理；除了展開(kāi)積極宣傳，還要在各個(gè)部門試行檔案的規(guī)范化管理工作，使各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)均對(duì)其中的便利有深切體會(huì)，進(jìn)而使宣傳效果不斷加強(qiáng)。

（二）建立科學(xué)合理的規(guī)章制度。要想有效進(jìn)行辦公室檔案管理工作，就必須要建立科學(xué)、合理的規(guī)章制度。新時(shí)期，辦公室檔案管理工作若要與時(shí)俱進(jìn)，就需在制定新的檔案管理制度時(shí)將原來(lái)規(guī)章制度的束縛擺脫，創(chuàng)新制度的內(nèi)容與形式，堅(jiān)決杜絕形式化形象，如此方可使檔案管理工作有據(jù)可依。除此之外，在對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行制定時(shí)，還應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代化的手段，讓檔案管理制度更加完整、安全與科學(xué)。建立檔案管理制度還應(yīng)將檔案銷毀制度囊括其中，根據(jù)規(guī)定，第一時(shí)間銷毀部分保存到期的檔案，充分發(fā)揮出辦公室檔案管理工作的職能。

（三）促進(jìn)檔案程序化管理的規(guī)范化。辦公室檔案管理的一個(gè)顯著特點(diǎn)就是管理程序的規(guī)范化。辦公室檔案程序化管理的工作內(nèi)容主要有三種，即檔案調(diào)卷、立卷與存檔。在進(jìn)行辦公室程序化管理時(shí)，第一步就要科學(xué)性地簡(jiǎn)化檔案的工作流程，去除重復(fù)與復(fù)雜的程序，防止浪費(fèi)時(shí)間與精力，進(jìn)而呈現(xiàn)出高質(zhì)量的檔案管理信息。同時(shí)，立足于檔案管理的工作內(nèi)容，嚴(yán)格制定工作流程，使檔案管理人員具備更強(qiáng)的職業(yè)責(zé)任感，提高檔案信息準(zhǔn)確率，只有如此方可使檔案信息的真實(shí)性得到保證。

（四）積極建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)。如今，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，讓其在諸多單位中均得到了較多的應(yīng)用，而辦公室檔案管理工作若要提升工作效率和質(zhì)量就必須將信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)給利用起來(lái)?？梢?jiàn)，辦公室檔案管理規(guī)范化與時(shí)代發(fā)展的需要相符。所以，新時(shí)期，事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理模式與信息化技術(shù)結(jié)合起來(lái)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化辦公室檔案管理系統(tǒng)予以利用來(lái)展開(kāi)更加科學(xué)、規(guī)范的檔案管理工作。如今，在處理檔案方面，事業(yè)單位的方式主要有兩種：第一種是為延長(zhǎng)檔案的保管期限，減小紙質(zhì)檔案管理的空間，即把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，從而形成數(shù)字信息檔案。第二種是為再現(xiàn)紙質(zhì)檔案，即對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行直接加工，使之成為原件數(shù)字檔案。

（五）加強(qiáng)辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。辦公室檔案管理水平的高低在很大程度上由辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)所決定，所以，若要促進(jìn)相關(guān)人員綜合素質(zhì)的提高，首先就需在檔案管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)與技能方面做進(jìn)一步加強(qiáng)。其次，檔案管理人員還應(yīng)擁有現(xiàn)代化的操作手段，而這就要求嚴(yán)格選拔辦公室檔案管理人員。同時(shí)，為促進(jìn)辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)工作人員的專業(yè)知識(shí)，使之隨時(shí)更新知識(shí)，特別是更新計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，之所以這樣做主要是因?yàn)槿缃裥畔⒓夹g(shù)已在各行各業(yè)中滲透，只有讓檔案管理人員掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，方可使檔案管理的發(fā)展更加規(guī)范化。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，單位或企業(yè)若要獲得進(jìn)一步發(fā)展，就必須要開(kāi)展辦公室的檔案管理工作。因此，我們就需在辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)上加大力度，促進(jìn)管理水平和工作效率的提升。在平時(shí)的檔案管理工作中，嚴(yán)格遵循規(guī)范的流程，促進(jìn)辦公室檔案資料信息化管理的提高，使工作人員具備終身學(xué)習(xí)的能力，進(jìn)一步規(guī)范辦公室的檔案管理工作。