大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作研究

文/荊州市人力資源和社會(huì)保障信息中心 周香怡

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，如何在安全的基礎(chǔ)上有效利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用，對(duì)現(xiàn)有檔案管理機(jī)構(gòu)和人員及信息技術(shù)都提出了更高的要求。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)技術(shù)是以數(shù)據(jù)為本質(zhì)的新一代信息技術(shù)革命，在數(shù)據(jù)挖潛過(guò)程中，能夠帶動(dòng)理念、模式、技術(shù)及應(yīng)用實(shí)踐的創(chuàng)新。麥肯錫全球研究所對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)給出的定義是：一種規(guī)模大到在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析方面大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類(lèi)型和價(jià)值密度低四大特征。這些特征很好地滿足了現(xiàn)代檔案管理工作的需要，在數(shù)據(jù)化時(shí)代檔案信息數(shù)量大，內(nèi)容豐富結(jié)構(gòu)復(fù)雜，檔案資源價(jià)值高，采用傳統(tǒng)的管理手段無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和利用，而利用大數(shù)據(jù)及云計(jì)算手段很好地將海量的檔案信息進(jìn)行整合、分析。一方面檔案管理者可隨時(shí)將他們所需要的檔案信息檢索出來(lái)，這樣很好地滿足了現(xiàn)代高效辦公需求。另一方面利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建的檔案體系可以使檔案用戶獲得檔案數(shù)據(jù)背后的信息，從而利用這些資源創(chuàng)造更大的社會(huì)價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)思維在檔案管理中運(yùn)用不足。大數(shù)據(jù)的到來(lái)社會(huì)各行各業(yè)都受到了一些影響，但在檔案資源實(shí)際管理過(guò)程中，其管理模式依然很大程度依賴于傳統(tǒng)的管理思維，重紙質(zhì)檔案的管理，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息化電子檔案管理不夠重視。重收藏輕利用，對(duì)于檔案資源以傳統(tǒng)的整理思維加以處理，很少將大數(shù)據(jù)的思維融入挖掘檔案資源價(jià)值的利用中，因此無(wú)法從檔案中挖掘出高價(jià)值的有效信息。

（二）缺乏專業(yè)人才對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理更多凸顯檔案價(jià)值的利用上，這要求檔案管理者不僅要有扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還要精通大數(shù)據(jù)及云計(jì)算技術(shù)，能對(duì)檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行收集、整理的基礎(chǔ)上更好地挖掘數(shù)據(jù)背后的價(jià)值。現(xiàn)階段很多檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)不夠，管理理念仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理層面，不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理發(fā)展的需要。

（三）檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)加大。大數(shù)據(jù)帶來(lái)社會(huì)價(jià)值的同時(shí)也帶來(lái)了更大的安全風(fēng)險(xiǎn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資源主要載體是電腦和互聯(lián)網(wǎng)云，在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集整理檔案資源過(guò)程中因?yàn)闄n案價(jià)值變得越來(lái)越重要，因此更容易遭到黑客的進(jìn)攻，導(dǎo)致檔案信息遭到竊取、篡改和破壞。另外大數(shù)據(jù)時(shí)代強(qiáng)調(diào)資源共享與價(jià)值利用，很容易造成個(gè)人信息與隱私被非法收集和泄露。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作建議

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，轉(zhuǎn)變思維。思維創(chuàng)新是一切事物發(fā)展的基礎(chǔ)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，首先必須轉(zhuǎn)變檔案管理思維模式，以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理注重檔案的收藏與保護(hù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理注重檔案信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。作為檔案管理者要轉(zhuǎn)變思維，將網(wǎng)絡(luò)化、智能化的檔案數(shù)據(jù)挖掘和分析當(dāng)成未來(lái)檔案服務(wù)的主要方式，真正體現(xiàn)檔案信息的價(jià)值，滿足檔案工作的多樣化需求。一方面通過(guò)收集整理檔案資源建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案服務(wù)對(duì)象提供更豐富的資源。另一方面，檔案管理者在建設(shè)大數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)背后的信息進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)分析，主動(dòng)為決策者提供更有價(jià)值的信息，以便決策者作出更好的決策。

（二）加強(qiáng)檔案管理安全體系建設(shè)。依賴于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案資源信息安全受到了很大的挑戰(zhàn)，檔案管理者要做到如下幾點(diǎn)：一要健全檔案安全管理規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作有章可循。在設(shè)計(jì)檔案管理的流程中增加監(jiān)控程序，對(duì)信息化電子檔案的歸檔、查詢建立相應(yīng)的授權(quán)審批制度。二要增強(qiáng)技術(shù)投入，利用防火墻、殺毒軟件等先進(jìn)的技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)不被攻擊，利用身份認(rèn)證、加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)不被泄露。三要建立容災(zāi)機(jī)制，實(shí)時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并定期對(duì)以前年度存放的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理提出了更高的要求，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、精通大數(shù)據(jù)技術(shù)及計(jì)算機(jī)云技術(shù)的復(fù)合型人才是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)。在數(shù)據(jù)化時(shí)代管理者要積極引進(jìn)人才并加大培養(yǎng)力度，定期組織檔案管理部門(mén)進(jìn)行專業(yè)技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的工作能力。鼓勵(lì)檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案資源從而為社會(huì)提供更有價(jià)值的信息。

四、結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，為當(dāng)前檔案管理工作提供了機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，我們?cè)谧プC(jī)遇的同時(shí)要正視傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題，利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的契機(jī)不斷完善檔案管理工作，從而使檔案管理更好地服務(wù)于社會(huì)。