提高檔案管理科學化水平的路徑探討

文/貴陽市市場監(jiān)管局食品藥品檢驗檢測中心 謝娟娟

檔案管理工作是一項為我國社會建設(shè)和發(fā)展提供方便的工作。檔案管理工作的主要內(nèi)容就是對原始檔案之中含有的實體和檔案信息進行收集與統(tǒng)計，從而實現(xiàn)對這些信息的管理與服務(wù)的最終目的。但是隨著當前我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展以及科學技術(shù)的日新月異，相應(yīng)的也對我國行政單位之中的檔案管理工作提出了新的要求標準，我國傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求，對檔案管理工作進行信息化已經(jīng)成為當前我國檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

一、信息化時代檔案管理工作存在的問題

（一）硬件設(shè)施落后。隨著當前我國科學技術(shù)的日新月異，檔案管理儀器設(shè)備也隨之飛速更新。在這樣的時代，要想有效提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，就必須要注意相關(guān)設(shè)備的更新?lián)Q代。但是由于資金有限，導致檔案管理工作之中的儀器設(shè)備非常落后，這不利于檔案管理工作效率的提升，同時還導致檔案管理工作人員的工作量大大增加，大大增加了人力成本，不利于事業(yè)單位降低成本。

（二）工作人員綜合素質(zhì)不夠。信息化時代，檔案管理工作之中的專業(yè)儀器設(shè)備也隨之開始更新?lián)Q代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)由于其獨有的特點開始被應(yīng)用到檔案管理工作之中，這同時也對我國檔案管理工作人員提出了新的要求標準。要求他們除了需要具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)之外，還需要對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多方面的內(nèi)容進行了解掌握。并且因為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)依然處于飛速發(fā)展當中，因此檔案管理工作人員在日常工作之余，必須要不斷學習，借此有效提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，有效將檔案管理信息化的作用充分發(fā)揮出來。但是現(xiàn)今我國絕大多數(shù)檔案管理工作人員都沒有認識到自我學習的重要性，這直接導致檔案管理信息化的作用無法完全發(fā)揮出來，不能有效提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。

（三）沒有認識到檔案管理工作的重要性。經(jīng)調(diào)查研究顯示，現(xiàn)如今我國檔案管理工作之中存在的一個主要問題就是對檔案管理工作的重要性認知不足。由于檔案管理工作無法有效創(chuàng)造經(jīng)濟收益，因此我國絕大多數(shù)人對于檔案管理工作都不太重視，這就對我國檔案管理工作的信息化建設(shè)進程造成了嚴重影響。須知，檔案管理信息化并不是簡單地將文件信息傳輸?shù)接嬎銠C之中，而是一個系統(tǒng)的過程，需要工作人員對其進行全方位實施把握控制。

二、提高檔案管理科學化水平路徑的策略

（一）更新相關(guān)硬件設(shè)施。面對信息化時代檔案管理工作中存在的硬件設(shè)施落后的問題，可以對檔案管理工作的設(shè)備更新?lián)Q代，同時可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)一個完善的檔案數(shù)據(jù)庫，將所有檔案信息都錄入到該數(shù)據(jù)庫之中，工作人員需要使用的時候只需要通過網(wǎng)絡(luò)平臺搜索就能夠快速查找到相關(guān)信息，有效提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量的同時，還大大提升了我國檔案管理服務(wù)工作的總體質(zhì)量，為我國檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）培養(yǎng)工作人員的綜合素質(zhì)。面對信息化時代檔案管理工作中存在的工作人員綜合素質(zhì)不足的問題，可以專門建設(shè)一個培訓機構(gòu)，組織一個專業(yè)化教學隊伍來定期對檔案管理工作人員進行相關(guān)專業(yè)知識培訓，通過培訓，可以有效提升檔案管理工作人員的知識水平以及工作能力，保證了檔案管理工作現(xiàn)代化的順利進行，有效提高檔案管理工作的工作質(zhì)量。除此之外，隨著檔案管理工作信息化的不斷深入，也給檔案管理工作之中的保密工作帶來了潛在的安全隱患，在使用計算機網(wǎng)絡(luò)進行相關(guān)工作的時候，可能會因為硬件軟件設(shè)施的故障或者他人的惡意攻擊從而導致信息丟失或泄密，因此還需要加強對于工作人員信息安全專業(yè)知識的培養(yǎng)工作。

（三）加強檔案管理工作重要性宣傳。可以通過加強檔案管理工作人員對于檔案管理工作的重要性認知的方法來促進檔案管理信息化建設(shè)工作的進程。比如可以通過新興網(wǎng)絡(luò)信息平臺如QQ、微信以及微博等給檔案管理工作人員推送關(guān)于檔案管理工作重要性的內(nèi)容；或者在單位內(nèi)部召開會議，專門對檔案管理工作人員講述檔案管理工作的重要性；還可以通過宣傳欄等形式對檔案管理工作人員進行相應(yīng)的科普等等。借此在檔案管理工作人員心中樹立一個檔案管理工作非常重要的認知，有效促進檔案管理工作信息化建設(shè)的進程。

三、結(jié)束語

隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位之中原有的檔案管理方法已經(jīng)漸漸跟不上時代的腳步，無法滿足人們對于檔案管理工作的要求。在這樣的時代，對當前我國檔案管理信息化之中存在的問題進行研究分析，在此基礎(chǔ)之上找出解決措施，借此有效提高我國檔案管理工作的科學性，將檔案管理工作的作用完全發(fā)揮出來，為我國企業(yè)的進一步發(fā)展創(chuàng)造出一個良好的發(fā)展環(huán)境，從而給我國社會經(jīng)濟早日趕超發(fā)達國家奠定一個堅實的基礎(chǔ)。