淺談如何做好工會(huì)會(huì)員檔案管理工作

文/廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院工會(huì)委員會(huì) 羅梓元

會(huì)員檔案管理井然有序后，能夠確保單位各項(xiàng)工作更加有序、協(xié)調(diào)并且高效運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案管理本身是一項(xiàng)政策化、機(jī)密化的工作，需要具備的專業(yè)技能也較高，管理工作中稍有不慎會(huì)帶來意想不到的損失。會(huì)員檔案管理時(shí)更應(yīng)該加強(qiáng)管和理，一方面要爭取到領(lǐng)導(dǎo)層面的肯定和大力支持，另一方面應(yīng)該明確自身工作的責(zé)任感和使命感，更好地開展會(huì)員檔案管理工作。

一、工會(huì)會(huì)員檔案管理常見問題

工會(huì)中會(huì)員檔案管理的問題相對較為集中，表現(xiàn)在：（1）管理手段相對落后，管理水平相對較低。（2）會(huì)員檔案管理的重視程度不夠。（3）檔案管理室的硬件配套設(shè)施不夠健全。（4）會(huì)員個(gè)人的高低層次不齊，管理展現(xiàn)出自身的問題。管理手段上，因工會(huì)會(huì)員檔案管理人員一般是兼職，在管理工作的投入時(shí)間、投入精力上相對不足，平時(shí)工作只是常規(guī)的放入資料、適當(dāng)規(guī)整資料，進(jìn)而影響檔案管理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。會(huì)員檔案管理工作中，部分甚至大部分人員沒有得到專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，僅僅是在前輩的指導(dǎo)下展開機(jī)械性工作。所以整體而言，對工會(huì)會(huì)員的檔案管理自身的重要性認(rèn)識(shí)不深刻，在收集整理歸納裝訂上的業(yè)務(wù)能力較差，對會(huì)員資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性沒有大致的了解，會(huì)員檔案管理和收集的意識(shí)較為薄弱。重視程度不夠集中在領(lǐng)導(dǎo)層面，領(lǐng)導(dǎo)不重視，不給予各方面的支持，下級員工就會(huì)出現(xiàn)懈怠。硬件配套設(shè)置是指各項(xiàng)媒體資源，現(xiàn)代檔案管理，除了紙質(zhì)檔案管理，一般都已經(jīng)整理出電子檔案，更加方便查閱、傳輸和調(diào)動(dòng)。會(huì)員檔案管理室也應(yīng)該有自己的電子設(shè)備，以大數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行管理更加科學(xué)，也方便更好地完善各項(xiàng)信息。另一方面，紙質(zhì)檔案管理室需要重視材料的保質(zhì)，在霉變、蟲蛀、潮濕等情況下，檔案的信息會(huì)受到嚴(yán)重的影響。會(huì)員學(xué)歷高低不齊主要集中在，近年來上級工會(huì)要求將農(nóng)民工納入工會(huì)之中，結(jié)合筆者所在工會(huì)中，會(huì)員共計(jì)4500多名，博士共781名，農(nóng)民工587名，檔案管理上因?qū)W歷高低出現(xiàn)了管理上的困難。想要更好地管理會(huì)員檔案，還需要深入研究。

二、工會(huì)會(huì)員檔案管理解決措施

（一）制度入手，健全工會(huì)會(huì)員檔案管理。會(huì)員檔案管理應(yīng)該有自己的制度，單位中必須有專人對會(huì)員檔案進(jìn)行專項(xiàng)工作整理。筆者所在單位會(huì)員人數(shù)較多，4500多名會(huì)員，檔案也是十分豐富，這種情況下沒有制度化的約束、專業(yè)的人員很難將工作開展下去。專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)上，應(yīng)該對檔案收集、整理、歸檔、保管以及利用等進(jìn)行專項(xiàng)制度約束。檔案收集時(shí)應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際情況選擇合適的時(shí)機(jī)，如會(huì)員入會(huì)、入會(huì)后一個(gè)月、入會(huì)后1年分別對資料進(jìn)行完善和更新。檔案收集時(shí)除了收集，也應(yīng)該對基本的、重要的信息進(jìn)行確認(rèn)，可將證件信息、入職信息以及入會(huì)信息進(jìn)行一致性篩查，確保收集的資料是準(zhǔn)確的、可靠的。在整理、歸檔工作上，也應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際的情況進(jìn)行調(diào)整。研究發(fā)現(xiàn)，許多會(huì)員眾多的工會(huì)，單位的年度活動(dòng)已經(jīng)較為成熟，所以在會(huì)員獲獎(jiǎng)、受懲罰等方面也應(yīng)該定期、及時(shí)地對會(huì)員檔案進(jìn)行更新，確保會(huì)員檔案的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。在管理上，首先需要具有嚴(yán)格的保密意識(shí)，會(huì)員檔案是會(huì)員自己的隱私，管理人員應(yīng)該在尊重隱私的基礎(chǔ)上展開工作。其次是應(yīng)該對每一位會(huì)員負(fù)責(zé)，給予會(huì)員正確的成長記錄，使得各項(xiàng)工作在需要會(huì)員資料時(shí)能夠準(zhǔn)確提供。最后是檔案的完整性和系統(tǒng)性管理，每位會(huì)員檔案應(yīng)該得到規(guī)范化的管理，確保不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)放、漏放的情況。以制度的形式完成以上工作，會(huì)員檔案管理基本雛形已經(jīng)建成。

（二）健全各級工會(huì)組織，完善工會(huì)會(huì)員檔案管理體系。工會(huì)組織的管理應(yīng)該從上至下有完善的職能安排。工會(huì)主席應(yīng)該正確對每個(gè)分工會(huì)進(jìn)行管理和教育，分工會(huì)主席也應(yīng)該在工會(huì)主席的領(lǐng)導(dǎo)下，更好地帶領(lǐng)下屬員工完成工會(huì)的工作。各單位的情況不一，但大多分工會(huì)的流動(dòng)性較大，新晉員工、進(jìn)修學(xué)習(xí)員工、休假員工、外派員工、規(guī)培、崗位異動(dòng)涉及分工會(huì)調(diào)整等等，分工會(huì)在管理中都應(yīng)該一一將體系完善。可選拔優(yōu)秀的職員作為組長完成各項(xiàng)工作，組長應(yīng)該能夠從所有會(huì)員的角度，重視會(huì)員個(gè)人的利益，能夠?yàn)闀?huì)員建立完整的檔案信息。組長對每一位會(huì)員都有深刻的印象，這樣一來，無論是檔案管理，還是活動(dòng)傳達(dá)、資料異動(dòng)等都不會(huì)出現(xiàn)紕漏。工會(huì)主席和分工會(huì)主席在統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)后對制度進(jìn)行完善，各分工會(huì)主席可各自對會(huì)員檔案管理體系進(jìn)行更加細(xì)致的劃分。同時(shí)，上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵(lì)會(huì)員積極為會(huì)員檔案管理工作建言獻(xiàn)策，根據(jù)建議的價(jià)值給予會(huì)員不同程度的獎(jiǎng)勵(lì)，從而更好地將會(huì)員管

（三）鼓勵(lì)搭建適宜自身發(fā)展的平臺(tái)。會(huì)員檔案管理在建設(shè)時(shí)，工會(huì)主席和分工會(huì)主席應(yīng)該積極搭建各項(xiàng)平臺(tái)，將服務(wù)職工群眾的意識(shí)深入展現(xiàn)。如會(huì)員檔案日應(yīng)該對會(huì)員的工作進(jìn)行適當(dāng)考核，考核結(jié)果在年度績效考核中有一定占比。所有工會(huì)工作人員應(yīng)該在每年至少參加一次培訓(xùn)、三次行業(yè)內(nèi)交流會(huì)，這對工作人員更好地開展工作有直接的幫助，對提升工作人員的業(yè)務(wù)能力、提高工會(huì)會(huì)員檔案管理有非常重大的幫助。工會(huì)工作人員也應(yīng)該積極和會(huì)員進(jìn)行活動(dòng)交流，從實(shí)際接觸中了解會(huì)員的個(gè)性，在未來會(huì)員的各項(xiàng)發(fā)展上、信息推薦上給予中肯的幫助。

（四）層次不同，管理措施不同。在會(huì)員檔案管理之中，因會(huì)員的學(xué)歷層次各有高低，且人數(shù)占比較多，在進(jìn)行歸納管理時(shí)，可以參考圖書館分類的方式，如博士層次的會(huì)員，流動(dòng)性表現(xiàn)在外出學(xué)習(xí)、交流等，可在設(shè)置博士會(huì)員檔案管理區(qū)域旁配置流動(dòng)性管理區(qū)域，要求超過30天的外出學(xué)習(xí)和交流應(yīng)該在外出后第三日之內(nèi)將資料放置在對應(yīng)位置，從而確保信息的完善。碩士層次的人員也可參考博士管理模式。本科層次和本科以下的人員，可根據(jù)人數(shù)情況，分別設(shè)置對應(yīng)的區(qū)域存放會(huì)員檔案。因本科層次和農(nóng)民工在人員流動(dòng)性上以離職、異動(dòng)為主，所以在檔案管理時(shí)可根據(jù)實(shí)際需求歸納整理，方便各項(xiàng)工作的開展。

三、結(jié)束語

新時(shí)期工會(huì)發(fā)展逐漸成熟，在為會(huì)員謀福利的工作背景下，積極做好會(huì)員的檔案管理工作，更新管理理念，制定適合單位的管理制度，從而更好地采取有效措施，一方面工作人員積極學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)能力，學(xué)會(huì)使用科學(xué)、多媒體將繁瑣的工作簡化，優(yōu)化。另一方面積極調(diào)動(dòng)會(huì)員的智慧，鼓勵(lì)會(huì)員為檔案管理提供自身的建議和意見，使得會(huì)員管理更加規(guī)范、完整。