推進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化研究

文/中國鐵路成都局集團(tuán)有限公司 鄧學(xué)國

企業(yè)檔案工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化是新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展趨勢，如何更好地開展標(biāo)準(zhǔn)化管理，對于企業(yè)，特別是參與工程項(xiàng)目建設(shè)類企業(yè)提供最方便、最快捷、最高效的服務(wù)，是當(dāng)今企業(yè)檔案領(lǐng)域研究的重要課題。

一、搭建檔案管理平臺和模板，用硬標(biāo)準(zhǔn)來促進(jìn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

所謂“定標(biāo)準(zhǔn)、立規(guī)矩”。建立一套檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是推進(jìn)檔案工作體系標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的前提。

（一）分門別類，科學(xué)劃歸。無論是傳統(tǒng)檔案管理，還是現(xiàn)代信息化檔案管理，對于企業(yè)單位而言，科學(xué)分類是檔案規(guī)范化的關(guān)鍵。比如，鐵路集團(tuán)公司要建立規(guī)劃系統(tǒng)、招標(biāo)系統(tǒng)、工程技術(shù)管理系統(tǒng)、工程項(xiàng)目建設(shè)系統(tǒng)、監(jiān)理和檢測系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、CAD編制系統(tǒng)等等單獨(dú)檔案管理單元，每個(gè)單元的流程又都形成一套體系，形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)。在紛繁復(fù)雜的檔案網(wǎng)絡(luò)里，只有做到科學(xué)劃分，將企業(yè)從事市場活動(dòng)的所有生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)都分出門類，建立檔案庫，才能為之后的檔案標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化提供前提支撐。

（二）規(guī)范操作，理順流程。建立標(biāo)準(zhǔn)化流程系統(tǒng)是檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的總趨勢，要嚴(yán)格規(guī)范流程，從建檔到歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)都要建立一套科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如統(tǒng)一的關(guān)鍵詞信息，目錄信息、檢索信息等等，讓各個(gè)環(huán)節(jié)都能快速入檔、歸檔、提檔，從而提高檔案管理效率。1.標(biāo)準(zhǔn)客觀。即制定的規(guī)章制度和考核標(biāo)準(zhǔn)要相對客觀。標(biāo)準(zhǔn)越客觀，主觀人為干擾因素就越小，規(guī)范化水平就越高，越能夠真實(shí)準(zhǔn)確地反映出企業(yè)從事檔案管理人員工作狀況，使評價(jià)結(jié)果更公正，更有信服力。2.標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)。即制定的標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)劃分相應(yīng)的責(zé)任層級和具體職能。標(biāo)準(zhǔn)劃分越細(xì)致，職能分工越具體，責(zé)任歸屬越明晰，檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)就越有章可循。3.標(biāo)準(zhǔn)適用。每個(gè)企業(yè)都有每個(gè)企業(yè)的特點(diǎn)，比如鐵路系統(tǒng)有很多分局，從事不同生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，不能將其他企業(yè)的管理規(guī)章和考核標(biāo)準(zhǔn)照搬套用，一定要結(jié)合各自企業(yè)的實(shí)際情況建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，要廣泛征求檔案工作人員的意見建議，建立一套能夠被本企業(yè)管理人員支持和接受的管理標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)動(dòng)起檔案員的工作積極性，全面提高檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提供人員保障。

（三）無縫對接，上下聯(lián)動(dòng)。企業(yè)不是獨(dú)立存在的，是處在產(chǎn)業(yè)鏈中的一環(huán)，有上級管理、監(jiān)管部門和甲方單位，也有下級組成部門、單位和工程承接單位。如果各個(gè)單位標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，就會(huì)造成對接混亂，有時(shí)會(huì)因各自標(biāo)準(zhǔn)不同，出現(xiàn)銜接失誤，甚至發(fā)生檔案事故。因此，一定要做好標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作，對上下級檔案管理平臺進(jìn)行有效對接。建立統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)，形成上下聯(lián)動(dòng)體系，讓企業(yè)檔案信息可以與上下游單位無縫對接，融入整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈檔案系統(tǒng)，讓檔案系統(tǒng)有效承接企業(yè)參與生產(chǎn)經(jīng)營的各個(gè)環(huán)節(jié)工作，讓標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理從線性管理到立體化管理方向發(fā)展。

二、加強(qiáng)人文檔案管理制度體系建設(shè)，以軟環(huán)境來推進(jìn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建立了，就要用標(biāo)準(zhǔn)促工作流轉(zhuǎn)，如果擺空架子，沒有“人”去操作執(zhí)行，再完美的管理標(biāo)準(zhǔn)也都是空談。

（一）建立健全工作考核機(jī)制。為促進(jìn)各項(xiàng)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有效執(zhí)行，勢必要將檔案工作考核機(jī)制建立完善起來，建立一套與標(biāo)準(zhǔn)配套的考核體系。一般為企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)主導(dǎo)、績效考核考評組負(fù)責(zé)、人力資源等職能部門配合、檔案人員配合的工作督查體系，在進(jìn)行檔案工作督查時(shí)，要堅(jiān)持問題導(dǎo)向，以改進(jìn)工作中的不規(guī)范問題為主要目的，以更好地幫助企業(yè)完善檔案工作，有效促進(jìn)檔案規(guī)范化運(yùn)行，也能使績效考核更便于操作，讓各項(xiàng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)落到實(shí)處。

（二）提升對檔案管理人員的人文關(guān)懷。對于檔案工作人員來說，工作強(qiáng)度大，繁雜勞累；又承擔(dān)著保密職責(zé)，承受著工作和精神“雙重”壓力。要做好對檔案工作人員后勤服務(wù)保障工作，提高薪酬待遇，落實(shí)休假政策，檔案工作人員感受到企業(yè)的人文關(guān)懷，可以有效提升工作人員的工作熱情和工作積極性，快速提升職工的工作效率和質(zhì)量，推動(dòng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化運(yùn)營。

（三）完善檔案工作人員培訓(xùn)體系。建立和完善檔案管理培訓(xùn)體系是針對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)的重要手段，培訓(xùn)一般包括對于現(xiàn)代的檔案管理的理念、管理新工具新方法、檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字化、檔案服務(wù)利用給予系統(tǒng)的梳理學(xué)習(xí)等，通過培訓(xùn)提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作效率，引導(dǎo)檔案管理人員樹立“以標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化為中心”的工作理念，摒棄僵化被動(dòng)的傳統(tǒng)模式，自覺地將標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化納入到日常工作當(dāng)中。積極開展企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部各系統(tǒng)之間的交流活動(dòng)，幫助檔案工作人員交換工作經(jīng)驗(yàn)和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化理念。鼓勵(lì)有條件的企業(yè)組織檔案工作人員到一些檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開展較好的先進(jìn)地區(qū)進(jìn)行學(xué)習(xí)參觀，開闊眼界、擴(kuò)展思路，將外地較為成熟的工作模式和方法體系結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，應(yīng)用到本單位的檔案工作體系當(dāng)中，提升標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。

三、引入“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式，借信息化來促進(jìn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度決定了檔案管理整體工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度。要利用“互聯(lián)網(wǎng)+”建設(shè)的有利契機(jī)，在轉(zhuǎn)移錄入和充實(shí)檔案電子數(shù)據(jù)庫時(shí)，從源頭做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)工作。

（一）全面充實(shí)資源，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)檔案資料全覆蓋。每個(gè)企業(yè)所從事的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)都是一套系統(tǒng)工程，比如鐵路建設(shè)系統(tǒng)，從鐵路工程立項(xiàng)到建設(shè)完成，再到完成驗(yàn)收，期間涵蓋了大量信息，而檔案工作就是要對工程各個(gè)環(huán)節(jié)都要作如實(shí)的記錄，并歸檔保存。信息化檔案建設(shè)，就是要把這套系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)、各類信息，包括工程進(jìn)度信息、工程驗(yàn)收信息等等，全面錄入電子信息系統(tǒng)甚至網(wǎng)絡(luò)上，進(jìn)行電子管理。為發(fā)揮好檔案信息化管理的職能，要在開展檔案數(shù)據(jù)錄入工作時(shí)，對企業(yè)流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)梳理，逐一對照，做到無一遺漏，全部覆蓋，以確保所有入檔的資料做到應(yīng)歸盡歸。

（二）及時(shí)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，實(shí)現(xiàn)舊檔案文件標(biāo)準(zhǔn)劃轉(zhuǎn)。過去很多資料都是以紙質(zhì)文件、材料或資料留存，空間占用大、查詢難度大、檔案管理工作量大。而如今要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，就必須對過去老舊文件進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化處理，也就是我們說的檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移工作。而這一轉(zhuǎn)移過程，也正是檔案管理規(guī)范化的過程?？梢岳脪呙鑳x等設(shè)備，將過去的紙質(zhì)文件掃描成電子文檔形式納入工程基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)行電子存檔。要本著“先進(jìn)后遠(yuǎn)”“先急后緩”“先重后輕”的原則，科學(xué)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，盡量補(bǔ)齊數(shù)據(jù)短板，實(shí)現(xiàn)全部檔案資料信息化管理，為實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。

（三）嚴(yán)格進(jìn)出關(guān)口，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)規(guī)范管理。每一套檔案系統(tǒng)，都有一定的期限。過去因?yàn)闄n案存儲空間有限，檔案清理工作一般較為及時(shí)，但隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的介入，很多檔案數(shù)據(jù)是存在電腦上的，缺少了數(shù)量上的直觀感，極易造成過期的檔案數(shù)據(jù)長時(shí)間滯留在系統(tǒng)內(nèi)。如果不及時(shí)對過期的檔案進(jìn)行清理，勢必會(huì)造成檔案混亂，不僅占用存儲空間，還會(huì)造成數(shù)據(jù)擁堵，影響正常檔案管理工作效率。因此，建立嚴(yán)格的歸檔、存檔、出檔的標(biāo)準(zhǔn)，是檔案規(guī)范化的必要要求。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理，特別是信息化管理時(shí)，必須要嚴(yán)格按照各項(xiàng)資料的管理期限進(jìn)行，有些資料超出檔案期限的，要及時(shí)銷毀，新納入檔案信息系統(tǒng)的，要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫資源，做到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，檔案動(dòng)態(tài)管理。

四、結(jié)語

為進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)檔案工作，要在實(shí)際工作中建立硬標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化軟環(huán)境，應(yīng)用新模式，不斷促進(jìn)檔案規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化程度，為更好地推進(jìn)企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營提供保障。