事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的強化對策探討

文/肇慶市中心血站 沈超龍 章延立

事業(yè)單位人事檔案是人才履歷的重要載體，事業(yè)單位中大部分都是圍繞個人為單位來反映和記載事業(yè)單位干部的詳細信息，同時也是單位對干部職工進行全面了解和提拔的重要參考依據(jù)。人事檔案大多數(shù)都是由人事部門管理，完善事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設工作，能夠推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作健康、穩(wěn)定發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的特點

（一）改變檔案管理方式，增加檔案管理職能。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理模式主要是以紙質(zhì)的方式作為媒介，使用人工錄入的方式，這種工作方式會導致工作效率下降，進而會嚴重影響整個檔案管理信息化工作的開展。伴隨著信息化時代的快速發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足新時代事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展的需要，在信息化時代，主要使用電子錄入的信息化管理模式，在對事業(yè)單位人事檔案資料信息化管理的過程中，一定要體現(xiàn)保存資料的功能，同時還能夠完成對其他資料的收集和整理，進而促進事業(yè)單位人事檔案資料信息管理工作的正常開展。

（二）便于管理事業(yè)單位人事檔案資料。事業(yè)單位人事檔案資料種類非常多，在對其進行管理的過程中需要消耗大量人力和物力，如果使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式不僅會產(chǎn)生很大工作量，而且整個程序也會非常繁瑣復雜。在對事業(yè)單位人事檔案資料進行信息化管理的過程中，通過把檔案信息直接輸入到數(shù)據(jù)庫中，為以后快速進行查詢提供方便，同時還能夠提升工作效率水平，最后實現(xiàn)降低事業(yè)單位人事檔案管理成本的目標。

（三）永久保存檔案資料。以往事業(yè)單位人事檔案管理方式絕大多數(shù)都是使用紙質(zhì)檔案。然而，紙質(zhì)檔案由于受到天氣或者環(huán)境因素的影響，容易出現(xiàn)發(fā)霉或者損壞，嚴重的可能會導致大部分信息數(shù)據(jù)丟失，信息資料查詢也非常困難。近幾年，隨著信息化技術快速發(fā)展，事業(yè)單位通過對人事檔案資料進行信息化管理，在一定程度上能夠解決紙質(zhì)檔案中存在的問題，為能夠永久保存人事檔案信息資料提供了一種可行的方式。

二、事業(yè)單位人事檔案管理信息化存在的問題

（一）檔案管理信息化建設平臺更新速度慢。在對事業(yè)單位人事檔案進行信息化管理的過程中，很多事業(yè)單位對人事檔案管理工作沒有投入太多時間和精力，導致檔案管理的更新速度越來越慢，同時還會導致工作人員人事檔案信息得不到及時更新，甚至會出現(xiàn)錯漏等問題。事業(yè)單位在實際工作中對人事檔案管理工作不夠重視，人事檔案管理信息化平臺模塊設置更新緩慢，無法滿足人事檔案實際管理需求。

（二）檔案管理信息化建設平臺使用率低。事業(yè)單位進行人事檔案信息化管理在一定程度上能夠降低管理成本，提升事業(yè)單位人事檔案信息資料查詢的高效性，但在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的過程中，檔案管理信息化建設平臺的整體使用率并不是很高，從而影響了信息化平臺作用的發(fā)揮。

（三）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)低。在對事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設過程中，檔案管理人員自身扮演著非常重要的角色，然而，有一部分事業(yè)單位人事檔案管理人員專業(yè)技能并不符合實際需要的規(guī)范標準，綜合素質(zhì)水平有待進一步提升。還有一部分事業(yè)單位人事檔案管理人員對人事檔案管理的重要性認識不夠，責任心不強，同時缺乏相關計算機技術操作知識，導致他們的業(yè)務水平越來越低，由于事業(yè)單位人事檔案管理信息需求量的不斷增大，很多人事檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合能力有待于進一步提升。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的強化對策

（一）增強工作人員專業(yè)技能培訓。人事檔案管理工作人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)高低，會在一定程度上影響事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設整體進程。所以，在對事業(yè)單位職工人事檔案信息化管理的過程中，一定要定期對工作人員專業(yè)技能進行系統(tǒng)培訓，只有工作人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)水平得到提升之后，才能夠促進事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設工作穩(wěn)定開展，進而促進事業(yè)單位各項工作的正常穩(wěn)定。事業(yè)單位檔案管理信息化建設并不是一件容易的事情，牽扯到的因素非常多，單單依靠學習培訓來促進事業(yè)單位信息化建設顯然是不夠的，還應該聘請更多的專業(yè)人士積極投入到事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作中，只有這樣才能夠推動事業(yè)單位人事檔案信息化建設工作的優(yōu)化發(fā)展。

（二）增強信息化建設平臺推廣模式創(chuàng)建。事業(yè)單位人事檔案管理信息化平臺創(chuàng)建的主要作用是為信息需求者提供更多優(yōu)質(zhì)服務，以此來滿足信息需求者的實際需要，因此，在實際工作開展的過程中，事業(yè)單位管理人員一定要增強檔案信息管理信息平臺的推廣和宣傳，最大限度地提升信息化建設平臺的影響力與知名度。與此同時，還應該充分借鑒大型事業(yè)單位對人事檔案管理的各方面先進經(jīng)驗，通過提升信息化建設平臺使用效率的方式，來更好地促進事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設工作的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）增強檔案管理人員和網(wǎng)絡技術人員管理力度。事業(yè)單位人事檔案管理人員和網(wǎng)絡技術人員兩者聯(lián)系非常密切，兩者之間的協(xié)調(diào)性是保證事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設正常、穩(wěn)定開展的重要前提，網(wǎng)絡技術人員應該為信息化平臺建設維護工作提供高效服務。事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設過程中，通過創(chuàng)建互通機制來增強檔案管理人員和網(wǎng)絡技術人員之間的合作，進而保證事業(yè)單位人事檔案管理信息錄入和更新的及時性，同時還能夠提高信息化管理效率。在對事業(yè)單位人事檔案信息化管理的過程中，一定要增強管理人員服務意識的培養(yǎng)，使他們在日常工作中也能夠更加標準化和規(guī)范化，提供更好的服務。

（四）更新設備、重視技術創(chuàng)新。在提升人事檔案管理信息化建設的基礎上，必須明確建設規(guī)劃內(nèi)容，加強資金方面的投入，提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設水平。通常情況下采取的措施是更新信息化設備、引進更多創(chuàng)新型設備，積極引進現(xiàn)代化管理模式。假設在資金方面遇到困難，也一定要對設備與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行更新、升級，只有這樣才能夠保障信息化平臺的正常使用。如條件允許的情況下，應該加強大數(shù)據(jù)、云計算前言技術的應用，進而為事業(yè)單位人事檔案管理工作提供重要保障。

四、結語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案信息化管理并不是一件簡單的事情，應用科學、合理的方式對事業(yè)單位人事檔案信息進行管理，在一定程度上能夠促進事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。然而，事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中常常會受到各方面因素的影響，導致事業(yè)單位人事檔案管理工作不能夠正常開展。因此，一定要重視事業(yè)單位檔案管理信息化建設，充分把信息化和事業(yè)單位人事檔案管理各項工作充分結合在一起，進而研究出適合本單位人事檔案管理信息化建設的措施，推動事業(yè)單位健康、穩(wěn)定發(fā)展。