信息化背景下武漢藏龍集團有限公司檔案管理體系優(yōu)化研究

文/武漢藏龍集團有限公司 方龍仙子

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科技時代的不斷進步，信息化技術(shù)早已經(jīng)滲透到各個行業(yè)之中。檔案部門的管理工作一直都是非常繁瑣復雜且十分重要的，但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理過程中要將信息化技術(shù)充分應用到其中，促使檔案管理能夠大幅度提高其工作效率，是當代檔案管理的發(fā)展大趨勢。另外，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代的檔案管理，所以要構(gòu)建全新的檔案管理體系，避免檔案管理部門成為收、藏組織，不斷提高檔案管理效率，通過檔案管理為所在單位創(chuàng)造更大經(jīng)濟效益。另外，要對檔案管理人員進行嚴格的培訓，增強人員檔案信息管理意識，不斷加強信息化管理人員的管理水平，促使檔案在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)資源共享，以便企業(yè)人員查閱檔案信息。近幾年，我國信息化時代得到快速的發(fā)展，在當前檔案管理工作過程中要將傳統(tǒng)的管理理念全部拋棄掉，全面引入信息化管理措施，通過對企業(yè)的實際發(fā)展狀況進行調(diào)查，采用先進的信息化管理技術(shù)不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式。企業(yè)檔案信息主要是對企業(yè)發(fā)展狀況進行記錄，為企業(yè)未來的發(fā)展提供準確的數(shù)據(jù)信息，進而明確企業(yè)發(fā)展的方向。隨著企業(yè)檔案建設的逐漸深入，人們意識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展有著非常重要的作用。因此要采取一定的措施不斷提升企業(yè)檔案信息化管理水平，加強企業(yè)檔案管理人員的信息化管理意識，提升自身工作能力，為企業(yè)不斷發(fā)展奉獻自己的力量?；诖耍疚尼槍ξ錆h藏龍集團有限公司（以下簡稱：武漢藏龍集團）檔案信息化管理中所遇到的問題展開研究，以期通過本次研究，希望對武漢藏龍集團檔案管理方面相關(guān)工作有所幫助，進一步加快企業(yè)的發(fā)展，不斷提升企業(yè)檔案信息化管理水平。

一、武漢藏龍集團簡介

武漢藏龍集團成立于2001年，是大型的國有企業(yè)，注冊資金8個億，經(jīng)過長期的發(fā)展，集團資產(chǎn)總額已經(jīng)達到43.9億元，在區(qū)域企業(yè)發(fā)展中名列前茅，集團的實力已經(jīng)得到同行業(yè)的肯定與認同。通過集團員工長期的探索，集團由原有單一的市政建設向多個領(lǐng)域進行發(fā)展。目前所涉及的領(lǐng)域有市政建設、園林綠化、房地產(chǎn)建設開發(fā)、環(huán)境科技以及商業(yè)運營等多種行業(yè)。集團之所以能夠發(fā)展得如此之快，主要是因為集團內(nèi)部擁有一套良好的管理體系及多年的技術(shù)和資金積累，在此之中，檔案管理部門是不能不提的關(guān)鍵部門，發(fā)揮了舉足輕重的作用，為企業(yè)的發(fā)展作出了重大貢獻。但是我國社會經(jīng)濟正在快速發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷進步，集團檔案管理已經(jīng)跟不上時代的步伐，在管理上出現(xiàn)了諸多問題，嚴重影響了集團的發(fā)展。由此可見，一個企業(yè)的發(fā)展與企業(yè)內(nèi)部檔案管理水平有著重要關(guān)系，完善檔案管理體系對企業(yè)發(fā)展有著重要影響。

二、武漢藏龍集團檔案管理存在的問題

（一）缺乏專業(yè)性的檔案管理人員。目前我國信息化技術(shù)發(fā)展非常迅猛，檔案管理工作要求管理人員具有一定的專業(yè)理論知識和實踐經(jīng)驗，并且能夠熟練運用計算機，這樣才可以勝任檔案管理這一崗位。但是在武漢藏龍集團中，一部分檔案管理人員參差不齊，業(yè)務素質(zhì)偏低，專業(yè)性不高，大部分人員都是從其他部門調(diào)配過來的，導致工作人員對檔案管理的相關(guān)操作流程不是很了解，一部分檔案管理人員缺乏檔案管理方面的理論知識，管理人員還停留在簡單的資料整理上，對于計算機還無法熟練操作，所以檔案管理工作無法順利進行。

（二）檔案管理保管方式存在一定的風險。隨著信息化時代的到來，集團對檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文檔。電子文檔很容易進行更改，不像紙質(zhì)檔案那樣容易保存，存在一定的風險問題。信息時代，有很多不法分子通過高科技技術(shù)來竊取集團機密檔案資料，對其進行更改，甚至惡意破壞。部分檔案都是集團比較重要的技術(shù)成果，信息一旦泄露，就會給集團造成一定的損失。并且有的不法分子將竊取的信息進行販賣，導致企業(yè)在市場競爭中被動且缺乏競爭優(yōu)勢。

（三）檔案管理體系不夠完善。武漢藏龍集團的檔案管理體系目前還不夠完善，檔案管理信息化制度比較落后，完全不符合時代發(fā)展的趨勢，無法適應現(xiàn)代檔案信息化管理的需求。并且武漢藏龍集團在進行檔案信息化管理時根本沒有結(jié)合自身的發(fā)展狀況，構(gòu)建自己的檔案管理體系，欠缺一定的自主性和創(chuàng)新性。

三、加強武漢藏龍集團檔案管理的相關(guān)措施

（一）提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。確保檔案信息的安全，主要是為了能夠獲得完整、真實的檔案信息。檔案數(shù)據(jù)信息的安全可以采取訪問驗證的方式來加以保障。1.完善計算機應用程序。武漢藏龍集團使用了安全的計算機操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，同時不斷升級和完善計算機應用程序，進行必要的安全升級設置，及時消除計算機系統(tǒng)中的安全隱患。2.對檔案數(shù)據(jù)進行加密。在訪問人員信息時，需要員工提供密碼，進而防止非內(nèi)部人員對檔案信息進行惡意破壞，確保檔案信息的安全。另外，通過先進信息技術(shù)對檔案信息進行控制，防止非法人員入侵，即使竊取成功，也無法進行破解，使檔案信息無法使用。3.安裝系統(tǒng)防火墻以及入侵防御軟件。防火墻是一個系統(tǒng)防御裝置，一般處于機構(gòu)內(nèi)與外網(wǎng)之間，對信息進行監(jiān)測、限制以及更改跨越防火墻系統(tǒng)文件，對外界的用戶進行限制，促使網(wǎng)絡時刻都處于安全狀態(tài)。實踐證明，一個網(wǎng)絡化信息系統(tǒng)要安全避免越權(quán)操作是很困難的，但要做好防御工作并采取補救措施減少損失卻是可以做到的。

（二）加強檔案信息化管理人員的管理水平。加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力水平，對其進行培訓，到相關(guān)部門去學習，加強自身的專業(yè)知識，進而檔案人員的業(yè)務水平和工作質(zhì)量得到有效的提高。通過老員工帶新員工的方式，促使新員工盡快熟悉掌握相關(guān)的技能和理論知識；通過專家講座的形式對檔案管理人員進行相關(guān)的培訓工作，使檔案管理人員的專業(yè)理論及實踐技術(shù)有進一步的提升。定期考察檔案管理人員的工作情況，充分進行了解并及時改進。

（三）夯實基礎(chǔ)，完善檔案管理的設施設備。擁有良好的地基，高樓才會更加安全，所以檔案管理部門要抓好內(nèi)部基礎(chǔ)工作。在企業(yè)領(lǐng)導的大力支持下，檔案室設有庫房占地約90平。在庫房外面安裝了鐵門、防盜網(wǎng)、防盜報警器；室內(nèi)的窗戶還有厚窗簾加固，并且檔案庫房內(nèi)還安裝了空調(diào)和去濕機以及溫濕度自動控制系統(tǒng)。檔案室配有計算機、復印機、照相機、掃描儀、防磁柜、監(jiān)控系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)等。

（四）合理利用，重視效果。檔案的用途非常廣泛，并且具有一定的特殊性，在管理上非常困難。為了能夠充分發(fā)揮檔案的作用，對其管理進行了加強，集團制定了《檔案利用制度》并嚴格遵守。一是建立便捷的檢索工具和參考資料，加大檔案的利用率，精簡手續(xù)，自覺搞好服務。二是詳細記錄檔案的借閱和歸還信息，明確責任。三是對檔案的利用效果做好登記，確保檔案能夠充分地發(fā)揮其作用，不斷提高集團經(jīng)濟效益以及社會效益。

（五）對檔案管理體系進行完善。對檔案信息管理制度進行完善，促使檔案管理工作得到保障。同其他工作一樣，檔案管理好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導。武漢藏龍集團成立了以集團總經(jīng)理任組長、集團辦公室主任任副組長、各部門、子公司負責人任成員的檔案管理領(lǐng)導小組，實施由分管領(lǐng)導分管，辦公室主任主管、檔案管理人員具體管的分工負責制。檔案管理制度要根據(jù)不同的部門進行相應的制度管理，對工作人員的工作進行細化，確保員工充分了解自身的責任，做好自己的工作，促進檔案工作再上新臺階，武漢藏龍集團設立了檔案工作領(lǐng)導小組、檔案鑒定領(lǐng)導小組，并制定了《檔案管理制度》《檔案利用制度》《保密制度》《檔案保管制度》等規(guī)章制度，使檔案管理工作每個環(huán)節(jié)都有章可循，責任明確。另外，對檔案管理人員進行有效的監(jiān)督，完善內(nèi)部的監(jiān)督手法，不斷提升集團檔案信息化管理水平。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，科技水平也得到很大的提高，信息化技術(shù)在各個行業(yè)已經(jīng)得到廣泛的應用。通過對武漢藏龍集團內(nèi)部發(fā)展情況進行詳細的分析，該集團在檔案管理上存在著一定的問題，例如人員信息化管理意識薄弱，缺乏專業(yè)檔案管理人員等。因此，要不斷加強企業(yè)檔案管理模式，確保檔案管理制度科學合理，不斷提升集團的檔案管理水平，改善檔案管理信息系統(tǒng)，針對檔案信息管理人員的工作進行相關(guān)的培訓，提升管理人員工作能力，增強檔案信息化管理意識，進而提升企業(yè)工作效率，加快企業(yè)發(fā)展。