醫(yī)院檔案資源開發(fā)價(jià)值與利用策略研究

文/海南省?？谑协偵絽^(qū)婦幼保健院 胡詩(shī)

醫(yī)院是我國(guó)關(guān)乎民生的一種公共性機(jī)構(gòu)，在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展中會(huì)產(chǎn)生很多檔案信息，醫(yī)院檔案包含的內(nèi)容比較多，比如醫(yī)療、科研、基礎(chǔ)建設(shè)以及人事等相關(guān)信息，都是醫(yī)院最寶貴的信息資源。在醫(yī)院資料中，檔案有著其自身原始性和真實(shí)性，在醫(yī)院管理和發(fā)展中發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用。而經(jīng)過對(duì)檔案資源的開發(fā)，可以促使醫(yī)院獲得更加穩(wěn)定的發(fā)展，為人們的健康與社會(huì)的穩(wěn)定作出一定的貢獻(xiàn)。因此，對(duì)醫(yī)院檔案資源開發(fā)價(jià)值和利用措施進(jìn)行研究有一定現(xiàn)實(shí)意義。

一、醫(yī)院檔案資源構(gòu)成

與其他單位的檔案資源相比，醫(yī)院檔案資源有著其一定特殊性。根據(jù)相關(guān)功能與作用，醫(yī)院檔案基本可以被分成以下幾方面：其一為病歷檔案，也稱為病案，主要是醫(yī)務(wù)人員對(duì)病人診治程中產(chǎn)生的文字、符號(hào)、圖表或者是影像等相關(guān)信息的匯總，病歷可以客觀真實(shí)地記錄病人病情變化與診治的過程，這是醫(yī)院義務(wù)工作人員和信息管理人員，在經(jīng)過采集、整理與加工之后形成的有科學(xué)性與邏輯性的診斷記錄，同時(shí)也是臨床診斷、教學(xué)和研究中最重要的資源信息。其二是文書檔案，這是醫(yī)院在進(jìn)行行政管理時(shí)產(chǎn)生的，其中包含了命令、指示、決定、會(huì)議記錄等。其三是科研檔案，這是一種在醫(yī)院科學(xué)研究中直接產(chǎn)生且應(yīng)該歸檔的文字，這些資料有一定的價(jià)值，經(jīng)常是以文字、圖表以及聲像等形式保存的。除此之外，還有人事、設(shè)備、會(huì)計(jì)、基礎(chǔ)建設(shè)、專題以及實(shí)物等相關(guān)的檔案內(nèi)容。

二、醫(yī)院檔案資源開發(fā)的價(jià)值

檔案資源開發(fā)，主要是將檔案資源中具備的各種價(jià)值進(jìn)行挖掘，從中獲取比較集中或者是有價(jià)值的信息。對(duì)開發(fā)檔案信息進(jìn)行使用，為醫(yī)院發(fā)展與社會(huì)的建設(shè)提供必需的資料信息。對(duì)于醫(yī)院而言，檔案信息的開發(fā)價(jià)值體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）創(chuàng)新檔案工作。對(duì)醫(yī)院檔案的開發(fā)，可以讓醫(yī)院檔案工作從傳統(tǒng)模式走向開放，這也是新時(shí)期中醫(yī)院的發(fā)展需求。長(zhǎng)時(shí)間以來，醫(yī)院檔案工作一直都在整個(gè)醫(yī)院的管理工作中沒有存在感。醫(yī)院檔案工作要想做出創(chuàng)新，就需要對(duì)當(dāng)前的現(xiàn)狀進(jìn)行改善，要將檔案信息的收集、整理保管發(fā)展成利用，加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)工作。

（二）社會(huì)發(fā)展需求。對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行開發(fā)，是醫(yī)院與社會(huì)對(duì)檔案工作的實(shí)際需求。醫(yī)院對(duì)于社會(huì)而言是一個(gè)十分關(guān)鍵的機(jī)構(gòu)，所以醫(yī)院檔案也是一種不可替代的資源，其蘊(yùn)含了十分豐富的信息。在社會(huì)進(jìn)步、發(fā)展之下，社會(huì)與醫(yī)院對(duì)信息資源需求量逐漸增多，經(jīng)過對(duì)醫(yī)院檔案的開發(fā)，能讓檔案管理工作為醫(yī)院與市場(chǎng)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（三）利于提升醫(yī)院工作水平。經(jīng)過開發(fā)醫(yī)院檔案資源，可以有效提升醫(yī)院檔案室業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)管理人員綜合能力。為了做好檔案資源管理工作，管理人員要做好自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作，為檔案資源開發(fā)與利用打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。所以，開發(fā)醫(yī)院檔案資源，可以在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)檔案構(gòu)成與管理中的問題，使檔案管理人員積累更多的經(jīng)驗(yàn)，從而有效提升人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理水平。

三、醫(yī)院檔案資源利用策略

醫(yī)院檔案資源利用，主要是及時(shí)地為檔案用戶或者是社會(huì)機(jī)構(gòu)檔案信息，檔案利用是檔案工作基礎(chǔ)與前提，是檔案最大的一個(gè)功能與作用。對(duì)醫(yī)院檔案信息利用，是目前醫(yī)院檔案工作發(fā)展重要形勢(shì)。在實(shí)際工作中，要采取以下措施來進(jìn)行檔案資源的利用：

（一）加快檔案信息化建設(shè)。在社會(huì)不斷發(fā)展之下，醫(yī)療改革也逐漸深入。在發(fā)展過程中，醫(yī)院也開始注重醫(yī)療檔案利用，為了能夠提升檔案資源的利用水平，醫(yī)院要加快檔案資源信息化建設(shè)，提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子病歷與辦公自動(dòng)化目標(biāo)。從目前的情況來看，醫(yī)院的檔案資源種類十分多，檔案資源的豐富可以為醫(yī)療、科研以及教學(xué)等領(lǐng)域提供豐富的資源信息，同時(shí)也可以為醫(yī)院管理層的決策提供可靠的信息。信息化時(shí)代，檔案資源信息化在醫(yī)院發(fā)展中起到了十分關(guān)鍵的作用，做好醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理工作理念與方式，使用現(xiàn)代技術(shù)來收集、管理與開發(fā)檔案信息，在此基礎(chǔ)上科學(xué)合理地配置資源。通過這些方式的實(shí)施，為醫(yī)院其他的工作提供高質(zhì)量檔案信息。

（二）制定合理的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案信息開發(fā)的基礎(chǔ)與前提，所以醫(yī)院檔案工作除了加快信息化建設(shè)、規(guī)范檔案工作之外，還需要制定合理的管理制度。在目前的檔案信息化建設(shè)工作中，管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范還有一些問題，這對(duì)醫(yī)院檔案信息化工作形成了一定影響。所以，醫(yī)院要建設(shè)健全的管理制度，對(duì)醫(yī)院檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化，規(guī)范檔案管理工作。在實(shí)際工作中，各個(gè)醫(yī)院可以結(jié)合自身的真實(shí)情況，依據(jù)國(guó)家相關(guān)的法規(guī)制定與自身符合的檔案管理制度，在此過程中要保障制度的合理性與可操作性。將制度作為檔案工作的重要基礎(chǔ)與依據(jù)，對(duì)醫(yī)院各大科室的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。并且對(duì)檔案工作考核機(jī)制加以完善，讓檔案工作可以和醫(yī)院業(yè)務(wù)共同考核與評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一發(fā)展目標(biāo)。

（三）健全醫(yī)院檔案信息資源。在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展之下，檔案工作中使用的現(xiàn)代化技術(shù)逐漸增多，這不但提高了檔案信息儲(chǔ)備量，同時(shí)也加強(qiáng)了檔案管理工作質(zhì)量和效率。使用信息技術(shù)的過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被電子檔案代替，這讓檔案信息可以被大量?jī)?chǔ)存，不像紙質(zhì)檔案那樣占據(jù)空間位置與資源。同時(shí)也為醫(yī)院檔案的利用帶來了良好條件，讓檔案利用有著更強(qiáng)的直觀性和可操作性。長(zhǎng)時(shí)間以來，檔案管理中都對(duì)病歷管理十分重視，但是卻忽視了對(duì)文書檔案的管理，這就致使醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)制度不夠規(guī)范。因?yàn)闆]有清晰的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院文書檔案收集缺乏相應(yīng)完整性。在這種情況之下，需要對(duì)醫(yī)院的檔案藏室進(jìn)行優(yōu)化，提升檔案信息資源完整性，為檔案資源的利用打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。除此之外，醫(yī)院檔案還要開展集中管理，不但要保障信息化管理中設(shè)備的完整性，同時(shí)還要加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息庫(kù)建設(shè)，構(gòu)建完善的規(guī)章制度，保障醫(yī)院檔案管理規(guī)范性，發(fā)揮醫(yī)院檔案信息資源作用，為檔案資源利用提供優(yōu)質(zhì)條件。

（四）加強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理工作技術(shù)性較高，工作內(nèi)容也十分復(fù)雜，因?yàn)槿藛T編制和機(jī)構(gòu)上的限制性，一些醫(yī)院檔案管理人員是辦公人員兼職，檔案業(yè)務(wù)水平較低，學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)也比較少，沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，這樣就讓管理人員專業(yè)能力無法符合檔案工作的要求，同時(shí)也和社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)不契合，缺乏一定的創(chuàng)新。所以，醫(yī)院在開發(fā)利用檔案時(shí)，要把檔案管理人員列入人才培養(yǎng)方案中，有效提升檔案管理人員的素質(zhì)與專業(yè)能力。首先要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)與教育，讓管理人員及時(shí)掌握最新知識(shí)，通過進(jìn)修與學(xué)習(xí)提升檔案人員業(yè)務(wù)水平，使管理人員的專業(yè)素質(zhì)符合管理工作的實(shí)際需求。其次還需要對(duì)臨床展開調(diào)查工作，研究醫(yī)療、教學(xué)和科研等領(lǐng)域?qū)n案信息的各種要求，進(jìn)而積累檔案資源，利用工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)相關(guān)的方案，促使檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，提升檔案管理水平。

四、結(jié)束語

檔案資源開發(fā)與利用是醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際需求。對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)，能夠提高醫(yī)院檔案管理工作水平，促使醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。要想對(duì)醫(yī)院檔案資源進(jìn)行合理利用，就要加快信息化建設(shè)，對(duì)管理制度進(jìn)行規(guī)范，提升管理人員的綜合素質(zhì)，在根源上提升管理工作水平，充分發(fā)揮檔案資源的最大作用。通過對(duì)檔案資源的開發(fā)和使用，讓醫(yī)院的決策管理工作有可靠的依據(jù)，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)作出貢獻(xiàn)。