淺談煤炭企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理

文/四川省煤炭產(chǎn)業(yè)集團(tuán)公司 戚淑蕓

煤炭企業(yè)工程項(xiàng)目檔案是煤炭企業(yè)各類工程項(xiàng)目在建設(shè)、管理過程中形成的、具有保存利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。它們是煤炭企業(yè)寶貴的財(cái)富和資源，做好項(xiàng)目檔案的管理，將為企業(yè)發(fā)揮很大作用，帶來可觀的技術(shù)效益和經(jīng)濟(jì)效益。煤炭企業(yè)工程項(xiàng)目一般包括：地面工業(yè)建筑工程，地面民用建筑工程，老礦井改建、擴(kuò)建、技改擴(kuò)能工程，新礦井建設(shè)工程等。比較而言，地面工程項(xiàng)目主要是土建工程，形成的項(xiàng)目檔案相對(duì)簡(jiǎn)單，容易規(guī)范管理。井下工程項(xiàng)目都是在地下幾百米深處作業(yè)，工程風(fēng)險(xiǎn)高，危險(xiǎn)性大，設(shè)計(jì)變更多，自然條件復(fù)雜，受水文、地質(zhì)、瓦斯、煤塵等環(huán)境影響較大，專業(yè)性很強(qiáng)。大型井下工程形成的檔案一般包括土建、礦建、機(jī)電安裝三個(gè)大的分類，因?yàn)橥顿Y大、規(guī)模大、工期長(zhǎng)、單位工程多、參建單位多、人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜等因素，形成的檔案難有地面工程檔案那樣標(biāo)準(zhǔn)，管理很具有挑戰(zhàn)性。筆者所在的四川省煤炭產(chǎn)業(yè)集團(tuán)公司檔案室深入研究下屬幾大煤炭生產(chǎn)企業(yè)的項(xiàng)目檔案實(shí)際，探索出了一些比較實(shí)用的管理方法。

一、加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理的組織保障

煤炭企業(yè)工程項(xiàng)目檔案往往涉及工程、安全、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等多個(gè)部門和環(huán)節(jié)，需要各個(gè)部門的共同協(xié)作。由于管理層級(jí)多，常有職能分工、合作、交叉等情況。在企業(yè)中，檔案管理僅僅是綜合辦公室業(yè)務(wù)之一，職權(quán)有限，難以協(xié)調(diào)統(tǒng)一各部門協(xié)作，真正做到維護(hù)檔案的齊全完整。面對(duì)這些情況，集團(tuán)公司每當(dāng)有大型工程項(xiàng)目開工，就要設(shè)置項(xiàng)目的檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)組織保障。在建設(shè)初期，公司總部分管項(xiàng)目的投資發(fā)展部牽頭，成立項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，督促下屬建設(shè)單位把綜合辦公室、規(guī)劃發(fā)展部、工程籌備部等部門負(fù)責(zé)人全部納入領(lǐng)導(dǎo)小組成員中，工程籌備部負(fù)責(zé)人擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，設(shè)置一兩名懂工程技術(shù)的責(zé)任心強(qiáng)的人擔(dān)任專職檔案員。建設(shè)方與地勘、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、供貨商等各個(gè)參建方簽訂項(xiàng)目施工合同時(shí)，將項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等要求納入合同管理中，提取5%的保證金保證檔案資料的質(zhì)量和數(shù)量，堅(jiān)持項(xiàng)目檔案集中統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)的原則。同時(shí)，建立以建設(shè)單位為檔案管理核心，設(shè)計(jì)、施工單位為檔案管理主體，監(jiān)理單位控制為手段的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)，層層落實(shí)，真正將項(xiàng)目檔案工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的各單位、各部門、各領(lǐng)域，做到全員參與、全程管理。

二、加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的過程監(jiān)管

煤礦建設(shè)是高危行業(yè)，其礦建前期的論證階段不同于其他基本建設(shè)項(xiàng)目，涉及政府部門多，論證時(shí)間長(zhǎng)，形成的文件材料多。為了管控項(xiàng)目前期形成的文件材料，項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組加強(qiáng)了檔案形成過程監(jiān)管。一是安排建設(shè)單位規(guī)劃發(fā)展部負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期文件材料的收集整理，物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)設(shè)備的采購(gòu)及開箱驗(yàn)收時(shí)隨機(jī)資料的收集整理，招標(biāo)辦負(fù)責(zé)項(xiàng)目招投標(biāo)文件的收集整理。將項(xiàng)目檔案管理納入崗位考核，實(shí)行獎(jiǎng)罰制度。每個(gè)月由建設(shè)單位牽頭，組織規(guī)劃發(fā)展部、綜合辦公室、工程籌備部門、監(jiān)理單位的有關(guān)人員對(duì)形成項(xiàng)目檔案的參建單位及責(zé)任部門進(jìn)行檢查考核。二是加強(qiáng)監(jiān)理工作的監(jiān)督管理。在合同簽訂時(shí)，就明確監(jiān)理工作應(yīng)包括檔案資料的監(jiān)控。工程開工前，讓監(jiān)理明確建設(shè)單位的檔案管理要求，工程開工后，監(jiān)理對(duì)施工單位形成的文件質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)施工單位編制的竣工資料是否真實(shí)完整逐一進(jìn)行檢查，簽章確認(rèn)，使竣工檔案的真實(shí)性、完整性得到保障。三是每個(gè)季度，公司投資發(fā)展部再組織建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方共同對(duì)工程質(zhì)量和檔案整理進(jìn)行檢查，將項(xiàng)目檔案管理與工程管理做到同布置、同檢查、同考核。

三、加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理的方法指導(dǎo)

在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組即安排檔案員收集整理項(xiàng)目各個(gè)管理部門的相關(guān)資料，指導(dǎo)收集的重點(diǎn)內(nèi)容。主要包括：前期立項(xiàng)報(bào)告，可行性研究報(bào)告及評(píng)估、批復(fù)，初步設(shè)計(jì)任務(wù)書、方案、施工準(zhǔn)備資料，地質(zhì)勘探方、設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、施工方的招投標(biāo)文件。以及外部配套建設(shè)或協(xié)作的有關(guān)資料，工程建設(shè)期間上級(jí)或當(dāng)?shù)嘏c工程有關(guān)的各項(xiàng)文件，外購(gòu)設(shè)備等資料。

在項(xiàng)目施工階段，項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組加強(qiáng)對(duì)這四大部分進(jìn)行收集整理指導(dǎo)：工程施工技術(shù)管理資料、工程質(zhì)量控制資料、工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、竣工圖。

收集工程施工技術(shù)管理資料時(shí)，重點(diǎn)是圖紙會(huì)審記錄、工程開工報(bào)告、技術(shù)安全交底記錄、施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、設(shè)計(jì)變更、工程洽商記錄、工程測(cè)量記錄、施工記錄、工程質(zhì)量事故記錄、工程竣工文件等材料。收集工程質(zhì)量控制資料時(shí)，重點(diǎn)是工程項(xiàng)目原材料、構(gòu)配件、成品、半成品、設(shè)備的出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告；施工試驗(yàn)記錄和見證檢測(cè)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄及交接檢查記錄。建設(shè)過程中，隱蔽工程的許多工序情況會(huì)被下一道工序所掩蓋，這部分工程的質(zhì)量如何，在竣工后是難以檢測(cè)到的。這時(shí)候，收集的隱蔽工程質(zhì)量控制資料就是對(duì)這部分工程真實(shí)情況的唯一評(píng)價(jià)依據(jù)，體現(xiàn)出項(xiàng)目檔案無可替代的重要作用。收集工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料時(shí)，重點(diǎn)是施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄、單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄。收集竣工圖時(shí)，重點(diǎn)是竣工圖編制整理、審核蓋章、交接驗(yàn)收是否按施工合同約定，提交合格的竣工圖。在驗(yàn)收階段，重點(diǎn)收集工程竣工總結(jié)，竣工驗(yàn)收記錄及各類專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件。

總之，要想做好煤炭企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理，就要遵循項(xiàng)目檔案的形成規(guī)律，加強(qiáng)組織保障和過程監(jiān)管，給以必要的方法指導(dǎo)。