廣播電視科研單位公文處理和檔案管理有效銜接問題研究

文/國家廣播電視總局廣播電視科學研究院 陳樹萍

公文和檔案管理作為行政管理的重要抓手，其工作開展的好壞直接影響廣播電視科研單位行政管理的工作效能。只有讓公文處理和檔案管理有效銜接，才能充分發(fā)揮二者各自的功能和效用，提高單位行政管理效能。

一、公文和檔案管理有效銜接對廣播電視科研單位的重要意義

作為廣播電視科研單位各項工作開展進程中的文字載體，檔案真實全面地記錄了單位各階段各方面的工作情況。公文管理水平高低，直接影響單位檔案管理質(zhì)量的高低。是否能及時全面將有保存價值的文件材料整理歸檔，在一定程度上影響著單位的持續(xù)快速發(fā)展。只有高質(zhì)量的檔案整理歸檔工作才能最大限度發(fā)揮檔案價值，為單位發(fā)展提供強有力的決策參考。公文處理與檔案管理兩項工作相輔相成，互相影響。文件是實現(xiàn)公文管理和檔案管理有效銜接的重要載體，文件資料是檔案的重要來源和素材，文件規(guī)范與否直接影響檔案的質(zhì)量高低，沒有規(guī)范的文件那么高質(zhì)量的檔案就只能是無源之水無本之木。公文管理是檔案管理的基礎工作，檔案管理是公文處理成果的應用。因此，只有將公文處理與檔案管理有效銜接，才能充分發(fā)揮二者的核心作用，實現(xiàn)“1+1＞2”的最大功效。

二、廣播電視科研單位公文處理和檔案管理有效銜接存在的問題

實踐中，廣播電視科研單位多實行公文與檔案分類管理、區(qū)別對待的管理制度。這樣的管理方式割裂了公文管理與檔案管理的關(guān)聯(lián)關(guān)系，易造成二者相互脫節(jié)的情況。使得公文處理存在諸多不規(guī)范之處，如在公文處理階段存在發(fā)文程序混亂、文種使用混亂、書寫格式不規(guī)范、甚至用紙不符合規(guī)定等問題，為后續(xù)的檔案整理歸檔造成困難，也很難保證檔案信息及時全面。此外，廣播電視科研單位大量存在的科研項目資料等文件材料由于缺乏檔案專門人員在項目實施中實行前端控制管理，而由項目組成員主動歸檔，使得大量有科研價值的文件材料缺乏有效的前端控制措施和規(guī)范的文檔管理機制，造成文檔資料不完整、不及時，文檔管理滯后于項目，部分科研項目檔案不能按時歸檔等情況。不僅極大影響了科研項目檔案的利用，也影響了項目研究的順利進行。

三、實現(xiàn)公文處理和檔案管理有效銜接的措施

（一）強化“文檔一體化”意識?！拔臋n一體化”意在文件處理工作中強化檔案意識，實現(xiàn)檔案管理部門對文件資料的前置控制和管理，以提高檔案質(zhì)量，減少不必要的后續(xù)檔案管理工作程序，實現(xiàn)公文處理和檔案管理從制度到程序的有機結(jié)合，以建立科學合理的公文和檔案管理工作流程，提高工作效率和質(zhì)量。在“文檔一體化”建設中，公文處理工作處于基礎核心地位，公文處理工作人員加強“文檔一體化”意識，是實現(xiàn)公文和檔案管理有效銜接的重要前提。只有從公文生成初期就加強對文檔內(nèi)容的超前控制和管理，才能為檔案管理提供充分完整的文檔原始數(shù)據(jù)，保證有保存價值的檔案質(zhì)量，減少后續(xù)檔案管理工作工序，實現(xiàn)文書工作和檔案管理的科學化、有序化。

（二）科研項目文檔實行集中統(tǒng)一管理和主管負責制?！犊茖W技術(shù)檔案工作條例》第四條明確要求，各單位應當按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達到科技檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。對廣播電視科研單位在項目研發(fā)過程中產(chǎn)生的科研項目文件是科技檔案管理的重要組成部分，按照條例規(guī)定必須實行集中統(tǒng)一管理。這樣的管理模式不僅便于完善健全科技檔案收集整理、鑒定保管和查詢利用管理制度，更有利于提高科技檔案質(zhì)量，最大限度實現(xiàn)科技檔案的利用價值，提高科技檔案管理工作科學性和規(guī)范性。因此在項目立項階段，應將檔案管理人員納入項目組，主要負責對項目文件資料的收集、整理和利用過程進行指導和檢查，實現(xiàn)對項目文件資料全過程的管控。這樣不僅能確保按時完成各類項目文件資料的完整規(guī)范歸檔，同時，也能通過已整理歸檔的項目文檔為項目階段性考核提供參考標準和依據(jù)。

（三）建立“文檔一體化”信息系統(tǒng)。當前辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應用大大改變了檔案管理工作的方式方法，從技術(shù)上讓公文處理和檔案管理工作結(jié)合得越來越緊密。建立“文檔一體化”信息系統(tǒng)一方面可以對文件的流轉(zhuǎn)情況進行詳細全面的記載，對辦理過程進行實時監(jiān)督，提高公文流轉(zhuǎn)效率。另一方面公文一旦正式生成發(fā)布，就可以實現(xiàn)即時歸檔。在歸檔工作完成后，文件自身及其信息數(shù)據(jù)被自動輸入檔案的臨時數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)在線管理，對辦理過程進行嚴格全面的監(jiān)督與控制，保證所有的信息數(shù)據(jù)都得到即時高效歸檔，以確保檔案的完整性以及真實性，大大提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語

當前信息化時代對公文和檔案管理工作提出新的更高要求。文秘和檔案管理人員都要強化檔案意識，深刻認識文件材料不僅僅是為當前工作服務，要站在對歷史負責的高度，積極應對新形勢新要求，實現(xiàn)公文和檔案管理有效銜接，使管理模式由被動服務型轉(zhuǎn)向主動參與型，服務方式從封閉保守型向開放交流型轉(zhuǎn)變，進一步提高公文和檔案的核心價值和作用，為單位和社會提供更全面更有價值的服務。