PDCA循環(huán)知識管理在某三甲醫(yī)院科技檔案規(guī)范運(yùn)用的體會

文/云南省玉溪市人民醫(yī)院 趙云焰 王淑華 許斌 劉燕 張錫光

衛(wèi)生部《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)與評審細(xì)則》中明確規(guī)定醫(yī)院檔案管理的晉級達(dá)標(biāo)是評價等級醫(yī)院的重要標(biāo)準(zhǔn)，我院作為省內(nèi)首家地州級三甲綜合醫(yī)院，對醫(yī)院檔案尤其是科技檔案工作給予高度重視。醫(yī)院知識管理是對醫(yī)院臨床醫(yī)療及衛(wèi)生管理過程等所有知識進(jìn)行收集、整理，并建立知識的應(yīng)用、創(chuàng)造、貢獻(xiàn)、共享等一整套有效的機(jī)制集中管理，本文就PDCA循環(huán)知識管理在醫(yī)院科技檔案管理中的具體應(yīng)用進(jìn)行分體總結(jié)，以進(jìn)一步提高醫(yī)院科技檔案的管理水平。

一、醫(yī)院情況簡介

某三甲醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健為一體的三級甲等綜合醫(yī)院。該院綜合檔案擁有27172余卷（件）檔案。醫(yī)院高度重視信息化建設(shè)和檔案信息資源管理工作。曾被國家檔案局授予“國家級科技事業(yè)單位檔案管理”；省檔案局授予“科技事業(yè)單位檔案管理省級先進(jìn)”單位和“省檔案工作‘八項(xiàng)工程’科技事業(yè)單位檔案建設(shè)五星級”單位并獲驗(yàn)收五星證書；市檔案局和玉溪市人事局授予“玉溪市檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體”；被市委辦公室、市政府辦公室評為檔案工作目標(biāo)管理一等獎。信息化作為公立醫(yī)院改革的基礎(chǔ)性工程，醫(yī)院立足現(xiàn)實(shí)，以三甲醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)為目標(biāo)，重視醫(yī)院檔案尤其是科技檔案管理工作，通過運(yùn)用PDCA循環(huán)知識管理方法將科技檔案管理需要與知識管理理念相融合，規(guī)范三甲醫(yī)院的科技檔案管理。

二、PDCA循環(huán)的概念

PDCA循環(huán)首先由美國質(zhì)量管理專家休哈特博士提出的，戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明環(huán)。其概念是將質(zhì)量管理分為計(jì)劃（plan）、執(zhí)行（do）、檢查（check）、處理（act）四個階段。在知識管理過程中做出計(jì)劃、實(shí)施、檢查并觀察實(shí)施效果，將成功的納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功的留待下一循環(huán)去解決。任何一項(xiàng)符合邏輯的管理工作都可以采用PDCA循環(huán)方法。

三、PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的運(yùn)用

（一）PDCA循環(huán)計(jì)劃階段（Plan）。根據(jù)科技檔案的歸檔要求制定科學(xué)合理的檔案管理制度和計(jì)劃并實(shí)行集中統(tǒng)一管理，各課題組負(fù)責(zé)人具體落實(shí)檔案收集整理，科技檔案兼職管理人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收和歸檔。科技檔案歸檔計(jì)劃中，要讓課題負(fù)責(zé)人明白要做什么該怎樣做，檔案管理人員則必須知曉 PDCA循環(huán)方法在科技檔案管理過程中的所有步驟，能夠按計(jì)劃熟練進(jìn)行科技檔案分類以及歸檔等操作。醫(yī)院層面要求定期開展科技檔案管理知識的培訓(xùn)并建議將科技檔案管理的內(nèi)容、步驟納入每年度的全院技能知識競賽題庫，以考促記，以考促用，盡量使大家掌握科技檔案管理的具體內(nèi)容和程序。

（二）PDCA循環(huán)實(shí)施階段（Do）。醫(yī)院科技檔案是指在臨床醫(yī)療中進(jìn)行科學(xué)研究、新業(yè)務(wù)新技術(shù)開展等活動中形成的表格、圖紙、文字材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、病例圖片、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、診斷數(shù)據(jù)、影像資料等科技文件材料。完整的科技檔案包含科研立項(xiàng)書、項(xiàng)目任務(wù)書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算書、實(shí)驗(yàn)記錄本、結(jié)題報告書、成果評價證書以及相關(guān)合同、查新咨詢報告書、發(fā)表論文、論著、知識產(chǎn)權(quán)、專利、學(xué)術(shù)報告、推廣應(yīng)用、獲獎證書等一系列全套材料。一項(xiàng)科技課題在結(jié)題驗(yàn)收以后，要求將以上檔案材料由課題負(fù)責(zé)人收集整理，檔案管理人員審查后，及時填寫保管期限，注明密級并盒裝歸檔。凡是由幾家醫(yī)院共同協(xié)作完成的科研項(xiàng)目，由牽頭醫(yī)院保存完整的全套件檔案，參加協(xié)作醫(yī)院除保存與自己承擔(dān)有關(guān)的科技檔案正本以外，應(yīng)將復(fù)制本送交醫(yī)院保存。存檔材料在收集過程中要求真實(shí)、完整、有效，同時所有原件材料均須留有一份復(fù)印件分別保存，以保障在特殊情況下（如遺失、災(zāi)害等）科技檔案的安全和利用。

（三）PDCA循環(huán)檢查階段（Check）。醫(yī)院成立科技檔案管理監(jiān)督機(jī)制，組成醫(yī)院科技檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由全院檔案兼職人員和各科技項(xiàng)目課題組負(fù)責(zé)人組成。科技檔案部門對各科技檔案的收集整理實(shí)行現(xiàn)場控制，對課題負(fù)責(zé)報送的科技檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，以免產(chǎn)生科技檔案歸案不全、不符合要求等問題。也可讓科技課題組成員指出發(fā)現(xiàn)的問題并提出建議，找出問題和不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，再依據(jù)相關(guān)的問題和建議對科技檔案的管理計(jì)劃提出針對性整改方案以及具體措施，對照計(jì)劃階段的目標(biāo)要求檢查實(shí)施的情況和效果，及時發(fā)現(xiàn)和找出計(jì)劃執(zhí)行過程中的問題，分析原因并及時糾正，做到檔案管理質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）PDCA循環(huán)處理階段（Action）。定期開展相關(guān)考核，這是PDCA循環(huán)在檔案管理中的重要階段，在該階段中醫(yī)院檔案管理部門對科技檔案在歸檔過程中的工作進(jìn)行總結(jié)分析和考核，針對考核結(jié)果提出相應(yīng)的整改措施，并將下一步工作的重點(diǎn)計(jì)劃上報領(lǐng)導(dǎo)決策，形成自下而上，再由上而下的反饋系統(tǒng)，遵循PDCA的基本原則在每一次的循環(huán)中解決一部分問題，使科技檔案管理逐漸規(guī)范化，不斷提高管理水平。在此階段，科技檔案部門應(yīng)在全院進(jìn)行必要的調(diào)查和建立借閱檔案的統(tǒng)計(jì)制度，加大對科技檔案的利用力度，定期對科技檔案的密級進(jìn)行審查，根據(jù)上級的規(guī)定，及時調(diào)整密級，對于一些應(yīng)用價值高的、易于向基層醫(yī)院推廣應(yīng)用研究成果及時進(jìn)行推廣，擴(kuò)大科技成果利用與交流的范圍，有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科技檔案信息資源的開發(fā)利用。

四、結(jié)束語

知識管理是知識經(jīng)濟(jì)時代和網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展對管理提出的新要求，醫(yī)院作為知識密集型學(xué)術(shù)專業(yè)機(jī)構(gòu)，在PDCA循環(huán)理論中引入知識管理成為必然的管理趨勢。醫(yī)院PDCA循環(huán)知識管理以科技檔案作為重要的知識資源，以知識管理為導(dǎo)向、以科技檔案管理為核心建立新的醫(yī)院檔案知識管理模式，由此提升醫(yī)院科技檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。