醫(yī)院檔案管理信息化現(xiàn)狀及優(yōu)化對(duì)策分析

文/寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院 王春霞

檔案作為記載一個(gè)組織發(fā)展、成長(zhǎng)和各種業(yè)務(wù)活動(dòng)的載體，是現(xiàn)代化管理中極為重要的一個(gè)流程。隨著組織的不斷擴(kuò)大，檔案的信息量也會(huì)不斷增加，而檔案的價(jià)值也會(huì)不斷提升。醫(yī)院作為一個(gè)管理對(duì)象復(fù)雜、管理要素多樣的管理體系，檔案的作用舉足輕重。特別是隨著檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，檔案作為醫(yī)院的信息儲(chǔ)存庫(kù)的作用日益凸顯，對(duì)醫(yī)院的日常管理、患者服務(wù)和科研開(kāi)發(fā)工作等都有著很重要的作用。

一、醫(yī)院檔案管理信息化的意義

在傳統(tǒng)的檔案管理中，醫(yī)院一般采取紙質(zhì)化檔案的管理方法，檔案的借取和存放都面臨著不同的問(wèn)題，特別是對(duì)病歷檔案這些利用率極高的檔案，繁瑣的借取手續(xù)大大降低了醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理的效率。面對(duì)醫(yī)院快速發(fā)展的需求，這種老舊檔案管理模式的不足日益顯現(xiàn)，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）不利于信息的存放。紙質(zhì)檔案面臨的最大問(wèn)題就是檔案的遺失和損毀，在借閱和轉(zhuǎn)移的過(guò)程中很可能會(huì)出現(xiàn)檔案的遺失等現(xiàn)象。此外，紙質(zhì)版檔案對(duì)存放的環(huán)境要求極嚴(yán)，條件一旦不足，時(shí)間長(zhǎng)久后就會(huì)出現(xiàn)檔案損毀的現(xiàn)象。

（二）不利于信息的整合。檔案信息并不是死的信息，而是活的信息，每一份檔案的信息都對(duì)現(xiàn)下的工作具有支撐、指導(dǎo)和啟發(fā)作用。例如醫(yī)院的病歷檔案就包含著很多的患者疾病信息，在醫(yī)療研發(fā)中通過(guò)對(duì)這些信息的實(shí)時(shí)調(diào)取可以大大提升研發(fā)速度。

檔案管理的信息化可以很好地解決以上問(wèn)題。通過(guò)將檔案錄入信息化系統(tǒng)，可以大大提升檔案的使用效率，同時(shí)也便于工作人員的搜索和借閱。此外，醫(yī)療檔案的信息化，還能夠通過(guò)對(duì)以往案例的快捷總結(jié)，為醫(yī)療教學(xué)和醫(yī)療教育提供第一手的原始資料。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

目前，我國(guó)大部分醫(yī)院的檔案信息化體系建設(shè)還處于初級(jí)階段，各級(jí)醫(yī)院沒(méi)能針對(duì)檔案信息系統(tǒng)形成一套卓有成效的建設(shè)方法，主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

（一）檔案信息系統(tǒng)和醫(yī)院其他信息系統(tǒng)沒(méi)能形成交互作用。目前大部分醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)都還只是一個(gè)孤立的信息系統(tǒng)，沒(méi)有和醫(yī)院的醫(yī)療研發(fā)系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)等形成有效的勾連。電子檔案只是一個(gè)查詢端，不能給醫(yī)院的醫(yī)療研發(fā)和疾病問(wèn)診提供有效的數(shù)據(jù)支撐。

（二）管理格局混亂，檔案體系未能形成。目前，醫(yī)療檔案的分類(lèi)已經(jīng)由以前的病歷、文書(shū)和圖片檔案發(fā)展成了實(shí)物、聲像、科研、病理切片、磁盤(pán)檔案等。大部分醫(yī)院還是按照老的檔案分類(lèi)進(jìn)行檔案管理，很多病理切片和聲像檔案散布于各個(gè)部門(mén)，沒(méi)有得到很好的管理。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低。大部分醫(yī)院都沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員，而是由護(hù)士或部分醫(yī)師兼職管理。他們沒(méi)有受到專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，檔案管理思想觀念比較陳舊，只把檔案看作一個(gè)信息存放的倉(cāng)庫(kù)，而沒(méi)有把檔案當(dāng)作一個(gè)醫(yī)院信息整合的富礦。

（四）檔案信息安全重視程度不夠。醫(yī)院檔案的特殊性在于每一個(gè)病人的檔案都有很強(qiáng)的私密性，因此醫(yī)院一定要做好檔案的保密工作，但是大部分醫(yī)院沒(méi)有建立嚴(yán)格的檔案借閱手續(xù)和檔案借閱權(quán)限。每個(gè)人只要想查檔案就都可以查。

三、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn)建議

針對(duì)檔案管理的上述問(wèn)題，筆者在多年的醫(yī)院管理經(jīng)驗(yàn)中總結(jié)出了以下意見(jiàn)建議，具體如下：

（一）建立檔案管理規(guī)范。要根據(jù)統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化原則，針對(duì)實(shí)物、聲像、科研、病理切片、磁盤(pán)檔案的儲(chǔ)存和分類(lèi)規(guī)則，并且針對(duì)檔案在借閱錄入過(guò)程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，建立一套符合醫(yī)院管理自身特征的信息化檔案管理規(guī)范。

（二）加快電子檔案建設(shè)的同時(shí)完善紙質(zhì)檔案管理體系。針對(duì)目前檔案信息化建設(shè)程度較低的現(xiàn)象，堅(jiān)持電子檔案建設(shè)和紙質(zhì)檔案建設(shè)齊頭并進(jìn)的原則，首先管理好紙質(zhì)檔案，確保紙質(zhì)檔案無(wú)丟失，并在此基礎(chǔ)上解決電子檔案建設(shè)所面對(duì)的難題，同時(shí)加快紙質(zhì)檔案電子化的速度。

（三）加快檔案系統(tǒng)和醫(yī)院其他系統(tǒng)之間的融合。通過(guò)接口終端建設(shè)，打通檔案信息系統(tǒng)和電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)療研發(fā)系統(tǒng)以及患者就醫(yī)系統(tǒng)間的信息壁壘，建立統(tǒng)一的信息填寫(xiě)模板，實(shí)現(xiàn)不同信息系統(tǒng)之間信息的有效交互融合。

（四）健全醫(yī)院檔案培訓(xùn)機(jī)制。針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員檔案管理專業(yè)素養(yǎng)低的現(xiàn)象，開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)。在醫(yī)院上下樹(shù)立檔案信息是無(wú)形資產(chǎn)、是醫(yī)院和社會(huì)的戰(zhàn)略資源的理念。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，筆者認(rèn)為，在醫(yī)療衛(wèi)生改革逐漸深入的背景下，面對(duì)醫(yī)院檔案信息資源的不斷拓展，現(xiàn)代醫(yī)院必須加快醫(yī)院信息化建設(shè)的步伐，建立高效、便捷的檔案信息資源共享平臺(tái)。