新時代加強醫(yī)院檔案管理研究

文/濟南市第一人民醫(yī)院 王茜

現(xiàn)代社會不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作也受到越來越多的重視，醫(yī)院作為重要的公共醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)單位，對于工作實踐中產(chǎn)生的大量檔案文件，均需要采用合理、高效的方法管理。但是在實踐調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院的檔案管理工作中存在多種問題，嚴(yán)重降低檔案管理的效率，因而關(guān)于醫(yī)院檔案管理問題及其解決對策等均需要結(jié)合實際情況展開分析。

一、醫(yī)院檔案管理實踐中存在的相關(guān)問題

（一）管理機制不完善。檔案管理工作的實施主要是為了對醫(yī)院各項工作實踐中所產(chǎn)生的各種資料進行整理，使檔案得到合理的保管，為后續(xù)應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。但是醫(yī)院內(nèi)部對于檔案管理工作沒有足夠的重視，對檔案管理的重要性也不了解，沒有針對檔案管理工作制定相關(guān)的管理體制，這就導(dǎo)致整個檔案管理工作的制度不完善，崗位劃分不明確，相關(guān)人員在檔案管理中的主要職責(zé)和任務(wù)也不夠明確，嚴(yán)重影響工作效率。

（二）管理方法落后。不同類型的檔案文件在實際的保管中，需要采用不同的管理方法，包括在管理實踐中要對各種類型文件合理的歸類和分管，但是在檔案管理中所應(yīng)用的方法過于傳統(tǒng)、落后，也會大大降低檔案管理的質(zhì)量。檔案管理人員使用單一化的落后管理方法，將檔案文件收集后，沒有核對內(nèi)容信息，直接裝袋封存，對各個類型檔案文件也沒有分類整理，隨意歸置，不利于后面的資料查找。

（三）人員素質(zhì)問題。醫(yī)院在檔案管理工作，沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，也沒有任用專業(yè)的檔案管理人員對檔案資料進行保管，這就導(dǎo)致檔案管理工作難以高效、有序地開展下去。在一些醫(yī)院內(nèi)部，檔案管理工作直接交給行政后勤部門的人員處理，這些工作人員沒有接觸過檔案管理工作，對檔案管理的專業(yè)知識和技術(shù)均不夠了解，因而在整理檔案的過程中，職業(yè)素養(yǎng)不夠，隨意性過大，甚至還可能造成檔案的丟失和損毀等。

二、醫(yī)院加強檔案管理的有效對策

（一）完善管理制度。現(xiàn)代醫(yī)院在經(jīng)營管理的過程中，要重視內(nèi)部管理工作，檔案管理是醫(yī)院管理實踐中的重要組成部分，通過檔案管理能夠保證重要資料不丟失，同時也能夠有效保存資料，為后續(xù)應(yīng)用提供便利。為了促使醫(yī)院檔案管理工作得到有效的實施，醫(yī)院需要對檔案管理的相關(guān)制度予以完善和健全。在檔案管理制度中，要求相關(guān)人員要及時收集檔案資料，并對其分類整理，各個科室和檔案管理部門要隨時保持溝通、合理的關(guān)系，方便檔案管理人員核查檔案內(nèi)容的正確性和完整性。在檔案管理制度中，要求對資料整理、內(nèi)容核查、信息備注和質(zhì)量驗收等流程合理安排，做到權(quán)責(zé)一致。

（二）開發(fā)升級軟件設(shè)備。醫(yī)院的檔案管理工作在具體的實施過程中，需要專業(yè)的檔案管理人員對各種文件資料進行收集和審查，在確認(rèn)內(nèi)容完整和真實的情況下，對其進行分類、歸檔，由此可見，檔案管理工作的流程較多，并且在不同的工作環(huán)節(jié)都會接觸大量的信息內(nèi)容，工作繁瑣，完全的人工操作可能會產(chǎn)生信息差錯。為了提高檔案管理的高效性和準(zhǔn)確性，醫(yī)院需要增加對檔案管理的資金和人力投入，購置先進的設(shè)備，開發(fā)并升級相關(guān)的軟件系統(tǒng)，在檔案管理工作中大力提倡使用信息技術(shù)，對原始的檔案信息進行備注，并將其掃描、錄入到檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。這種信息化的管理方式解放了人力，也提高了工作效率。

（三）加強人員培訓(xùn)。檔案管理工作對于相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和崗位水平方面等均有著較高的要求，在這種情況下，就需要醫(yī)院在人才聘用上，加大考核，對檔案管理人員的工作經(jīng)歷和專業(yè)技術(shù)進行考察。聘用專業(yè)的檔案管理人員后，對其進行合理的崗位劃分和科學(xué)的工作安排，使其能夠提高自己的工作積極性和責(zé)任心。除此之外，為了保證檔案管理工作質(zhì)量合格，醫(yī)院還要組織各種專業(yè)培訓(xùn)活動，使檔案管理人員能夠掌握信息化的操作技術(shù)，熟悉計算機管理檔案的方法，另外，對于檔案管理人員還要進行必要的思想政治教育，使其能夠強化管理意識，在檔案管理的工作實踐中不斷約束和規(guī)范自身的言行舉止。

三、結(jié)束語

醫(yī)院在運營發(fā)展的過程中，日常事務(wù)較多，在教學(xué)、科研和診療等工作實踐中產(chǎn)生大量的檔案資料，將這些檔案資料有效地保管起來，能夠為后期的資料調(diào)查提供可靠依據(jù)。要想真正有效地提高醫(yī)院檔案管理的水平和質(zhì)量，就要對檔案管理工作流程予以合理的規(guī)劃，建立并健全相關(guān)的管理制度，強化對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，使其在信息技術(shù)的輔助下，不斷改進檔案管理模式，全面提高檔案管理工作的有效性。