“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下學(xué)校檔案管理研究

文/福建省福鼎市第一中學(xué) 朱國忠

近年來信息技術(shù)的高速發(fā)展，已經(jīng)開始改變社會各個領(lǐng)域的生產(chǎn)、管理方式。學(xué)校作為我國社會事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)的重要組成部分，大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)等技術(shù)優(yōu)勢廣泛應(yīng)用對學(xué)校的檔案管理產(chǎn)生了很大的影響，由于承擔(dān)著為學(xué)校提供教學(xué)、科研、管理等相關(guān)信息的重任，如何融合“互聯(lián)網(wǎng)+”數(shù)據(jù)化、信息化、智能化等特點，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，實現(xiàn)對檔案管理模式的創(chuàng)新，更好為校園管理信息需求方提供服務(wù)，是當(dāng)下校園檔案管理改革的一項重要課題。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”對校園檔案管理的影響

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+”是大數(shù)據(jù)時代檔案管理的需要。檔案所涵蓋的內(nèi)容除了傳統(tǒng)的專業(yè)背景、就職履歷等外，還必須加入心理行為、個人風(fēng)格、處事手段等新型元素，數(shù)據(jù)信息的增長及處理要求檔案管理模式也要適時創(chuàng)新，如果不能有效地管理這些數(shù)據(jù)，不僅會導(dǎo)致學(xué)校人事管理、考核、任免等方面出現(xiàn)偏差，還會失去關(guān)鍵的戰(zhàn)略發(fā)展機(jī)會。依據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”系統(tǒng)，可以對上述的當(dāng)事人所提供的信息進(jìn)行任意的創(chuàng)建、組合，并根據(jù)需求，隨時、隨地地開展檔案信息查詢、修改、交互反饋，大大提高檔案管理的效率。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”使得校園檔案資源的共享和信息反饋得以實現(xiàn)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”帶來資源共享的廣泛性和及時性。檔案查詢者可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺隨時隨地查找所需的檔案資源并進(jìn)行檢索、交流互動等，檔案管理者則可以實時從網(wǎng)站中隨時提取、上傳、修改人事資源，為查詢者提供相關(guān)查詢信息，了解查詢者的查詢行為，如人事專業(yè)背景、研究傾向、評測數(shù)據(jù)、心理特征的最新動態(tài)等，從而實現(xiàn)查詢和管理的雙向?qū)崟r反饋。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”實現(xiàn)了檔案與查詢者、管理者的三向互動，使得檔案的各項功能得以充分體現(xiàn)。各種形式的資源方式及人機(jī)交互功能有效提高查詢者檢索檔案信息的效率。互聯(lián)網(wǎng)平臺的后臺評測系統(tǒng)可以對查詢者在線檢索和交流互動過程產(chǎn)生的信息流進(jìn)行采集、整理，對提交的檢索信息進(jìn)行分析統(tǒng)計，將統(tǒng)計信息反饋給查詢者，并提供智能化建議，查詢者可以通過系統(tǒng)反饋的數(shù)據(jù)和評測結(jié)果了解自己對于信息檢索的程度，及時調(diào)整和改進(jìn)自己的查詢需求。網(wǎng)絡(luò)中整合的交流互動平臺能給查詢者以充分的提問和交流空間，查詢者可以利用所獲得的信息對自己的檢索認(rèn)知層進(jìn)行重構(gòu)，從而大大提高檔案功能的有效性。

二、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角的校園檔案管理策略

（一）創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)+”智能化檔案管理系統(tǒng)。檔案資源具有的海量的數(shù)據(jù)信息需要創(chuàng)建數(shù)字化、智能化的互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理工作，實現(xiàn)管理與技術(shù)的有效融合，才能提高檔案管理的效率和質(zhì)量。管理者在管理反饋模塊中可以及時了解查詢者的各項行為信息，比如檢索時長、檢索對象、檢索板塊、互動頻次等，統(tǒng)計反饋檢索效果，為后繼的檢索展開打好基礎(chǔ)。

（二）把握“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的整合方式，實現(xiàn)傳統(tǒng)管理和現(xiàn)代技術(shù)的有效融合?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”作為一種技術(shù)手段，對學(xué)校檔案管理的科學(xué)高效起到了重要的輔助作用，但在管理中仍需要重視傳統(tǒng)管理手段，信息的交互反饋最終還是需要以人為主體完成。因此把握好傳統(tǒng)管理和“互聯(lián)網(wǎng)+”系統(tǒng)輔助管理的關(guān)系尤為重要，厘清“互聯(lián)網(wǎng)+”系統(tǒng)在整個管理環(huán)節(jié)中的切入點，實現(xiàn)線上和線下的有機(jī)融合，打破線上信息與線下反饋相閉合的格局，實現(xiàn)信息共享的最大化，為查詢者提供最優(yōu)服務(wù)。

（三）分級管理檔案信息，實現(xiàn)信息查詢的層次化。根據(jù)學(xué)校檔案管理主體的多元化特點和信息保密需要，在“互聯(lián)網(wǎng)+”系統(tǒng)中建立賬號管理和加密級別模式。根據(jù)查詢者的個人權(quán)限查閱相關(guān)檔案信息，對檔案資料按保密級別進(jìn)行分類管理，查詢者可以通過賬號授權(quán)查閱檔案信息資格，同時在賬號管理頁面中設(shè)置私人信息庫，提供個人信息資料及設(shè)置查詢需求信息。管理者可以定期對留言信息進(jìn)行匯總和梳理，并及時發(fā)布檔案信息的更新，從而實現(xiàn)管理和查詢的互動。

（四）培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人員。檔案管理者的素質(zhì)關(guān)系到“互聯(lián)網(wǎng)+”系統(tǒng)運用的有效性，直接影響學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量和效率，因此在深化學(xué)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”信息化管理手段時，需要同時提高檔案管理人員的素質(zhì)及信息化運用能力，使其具備專業(yè)化的管理理念和技術(shù)，并能在實際的檔案管理中熟練運用，實現(xiàn)效率和質(zhì)量的雙向統(tǒng)一。學(xué)?？梢愿鶕?jù)單位結(jié)構(gòu)和人員比例等要素實現(xiàn)檔案管理人員的合理配備，依靠省、地、市的各級檔案管理部門建立科學(xué)合理的專業(yè)培養(yǎng)制度，依據(jù)專家指導(dǎo)、專業(yè)進(jìn)修和專業(yè)培養(yǎng)等手段培養(yǎng)一批具備較高專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人才。

（五）創(chuàng)建不同單位間檔案信息的共享渠道，實現(xiàn)資源共享。在傳統(tǒng)的檔案管理特別是人事檔案管理工作中，資料的共享性是一個難以解決的問題。不同學(xué)校單位的檔案信息資源系統(tǒng)一般具有很強(qiáng)的獨立性，管理也不夠科學(xué)規(guī)范，因此檔案資料的利用率大大降低。依據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”系統(tǒng)可以將不同學(xué)校單位的檔案管理內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)有效銜接，實現(xiàn)檔案資料的大數(shù)據(jù)共享，讓不同學(xué)校、不同領(lǐng)域的群體或個體都能夠在網(wǎng)絡(luò)上同步檢索檔案信息和使用，使檔案資料能夠發(fā)揮出最大的價值。